Контроль над затратами

Бюджет состоит из множества отдельных статей расходов. Каждую из этих статей необходимо рассматривать в отдельности и строго контролировать. Для этого нужно выполнить ряд формальных требований.

Первый этап: необходимо выполнить и согласовать расчет стоимости

Каким бы ни был поставщик услуг, необходимо выполнить расчет стоимости для данной деятельности. Рекламное агентство предоставляет черновой график или план использования средств массовой информации. Фотограф выполняет расчет стоимости дневной съемки. Печатник рассчитывает стоимость печати 10 000 листовок.

Расчет должен быть выполнен в письменной форме и официально утвержден.

Второй этап: выполнение работы

Задание должно быть выполнено; рекламодателю необходимо получить материалы и проверить, насколько удовлетворительны результаты работы.

Третий этап: счет поставщика

Данные счeта необходимо сравнивать с результатами предварительной оценки, имея на руках доказательство выполнения работы – образец листовки, сигнальный экземпляр рекламного объявления в прессе, свидетельство о трансляции телевизионной рекламной передачи – все, что возможно.

Четвертый этап: утверждение счета

Сначала счет проверяется специалистами бухгалтерии, а затем утверждается или подписывается рекламодателем или его первым заместителем.

Пятый этап: оплата

Оплата производится только после принятия счета и утверждения всех аспектов задания.

Деление затрат на подгруппы

Следует отметить, что многие виды работ, связанных с коммуникацией, требуют не целостного однократного вложения средств, а ряда отдельных разнородных затрат.

Приведём пример такого разделения:

Подготовка фотографий	Ретуширование
Гонорар за фотосъемку  Гонорары моделям  Натурная съемочная площадка  Аренда студии  Реквизит для моделей  Гонорары актерскому составу  Специалист по планированию  Стилист  Гример  Парикмахер  Костюмер  Реквизит  Оформление и монтаж декораций  Обработка фотопленки  Транспорт  Аренда осветительной аппаратуры  Гостиницы и пр.	Компьютерное ретуширование  Ретуширование диапозитивов  Диапозитивы дубликатов  Фотонабор  Цветные отпечатки  Черно-белые отпечатки

Все эти действия не обязательно должны выполняться в рамках одной задачи, но многие из них могут реально потребоваться. Следовательно, в любой ситуации крайне важно обращаться к поставщику с просьбой делить выполняемую работу на части и предоставлять расчет для каждого элемента.

Также необходимо удостовериться, что это на самом деле окончательный расчет и в течение нескольких недель не всплывет дополнительная сумма, которую вас потребуют оплатить.

Как рационально потратить рекламный бюджет

Рациональная трата средств рекламного бюджета может принимать множество форм:

• более низкая цена;

• более высокое качество;

• лучший сервис;

• более быстрая доставка;

• дополнительные выгоды без дополнительной оплаты.

Выделяют две основные категории затрат: затраты на рекламу в средствах массовой информации как таковую и затраты на производство рекламы.

Затраты на рекламу в средствах массовой информации:

Не каждый идет на уступки, однако в любом случае можно добиваться получения выгоды, например, путем согласования лучшего местоположения для рекламы или предпочтительного дня недели, получения дополнительной рекламной площади по расценкам пакета «на усмотрение издателя» и так далее. Рациональная трата средств проявится в приобретении более качественного продукта, а не просто продукта за более низкую цену.

Затраты на производство рекламы:

Распространенной практикой является получение расценок от конкурирующих поставщиков услуг на основные виды работ – фотографию, печать, аренду выставочных стендов, производство рекламных передач, разработку фирменной символики и так далее. Часто рекламодатели сравнивают по меньшей мере три ценовых предложения.

Правило, которым следует руководствоваться, состоит в том, чтобы сопоставлять уровень поставщика с реальным уровнем работы, которую требуется выполнить: для выполнения основной части работы желательно обращаться к производственной фирме высокого класса; менее важные задачи можно решить при помощи поставщика среднего уровня. Поэтому рекламодатели часто обращаются к поставщикам двух типов: профессионалам высокого уровня для осуществления ответственных задач и более скромным исполнителям для выполнения несущественной, срочной или дешевой работы.