Подпись (The Signature)

Подпись также имеет фиксированное место в композиционной схеме письма. Она обычно помещается под заключительной формулой вежливости и выглядит следующим образом. На отдельной строке указывается название фирмы или организации, от имени которой отправлено письмо, причем оно должно совпадать с ее названием, данным в заголовке. Затем следует подпись лица и его должность (возможно также упоминание отдела), например:

Sincerely yours,

_______________________

Dennis J. Stenberg, Manager

L.K. Thompson, Manager

Export Department

Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение и не заставлять его строить предположения относительно вашего собственного пола, необходимо в этом месте письма написать свое имя полностью, т.е. не V.N.Pavlenko, а Vladimir N.Pavlenko или Vera N.Pavlenko.

Передача в русских фамилиях и именах некоторых звуков латинскими буквами представляет определенную трудность. Преодолеть ее вам помогут следующие подсказки:

е, ё - ie (Rusietskiy, Semienov)

ж - zh (Zhakov)

з - z (Kuznetsov) или s (Vosnesenskiy)

й - ei (Aliseichik), iy (Byhovskiy) или ai (Chaikin)

х - kh (Galakhov) или h (Astahov)

ц - ts (Tsvetkov)

ч - ch (Chugunov)

ш - sh (Timoshenko)

щ - sch (Paschenko)

ы - y (Bykov)

ь - ' (Belen'kiy)

ю - iu (Mavliudov) или yu (Yurnev)

я - ia (Slepian) или ja (Jakovlev)

Указание на приложение (The Enclosure)

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова Enclosure. Как правило, пишется сокращенный вариант этого слова — Encl. (или Епс.)

Enclosure: Contract.

Encl.: Bill of Lading

Enclosures: 1. Contract

2. Cheque.

Указание на рассылку копий данного письма (сс Notation)

Оно занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. В этом случае употребляется сокращение сс, полная форма которого — carbon copy — означает «копия». Далее указываются фамилии лиц и соответствующих организаций, куда направляется данное письмо:

cc: Mr Jeffrey H. Winston

Mr Robert Bailey

cc: Regional Sales Department

Конверт. Адрес на конверте

Адрес на конверте должен полностью совпадать с внутренним адресом, указанным в письме. Обычно фирмы и организации направляют свою корреспонденцию в конвертах, на которых типографским способом обозначен их адрес. Он помещается, как правило, в верхней левой части конверта, а на противоположной его части, внизу пишется адрес получателя. Последовательность изложения адресных данных на конверте та же, что и во внутреннем адресе в письме: название организации, номер дома, улица, город, штат или графство (сокращенное название), почтовый индекс, страна. В том случае, если деловое письмо должно быть вручено конкретному человеку, на конверте, отступив три интервала от адреса получателя, печатается строка привлечения внимания, которая обычно подчеркивается. (Образцы оформления конвертов приводится ниже.)

Адрес организации, отправившей письмо.	Ames Desk Company 83 Lynn Avenue New York, N.Y. 10007 U.S.A.
	Attention: W. J. Pomroy

Ms J. Simpson

Foreign Rights Manager

Chapman & Hall Ltd.

11 New Fetter Lane

London EC4P 4EE

England

Ms A. Arafel

Product Information Manager

McCraw-Hill Book Co

1221 Avenue of the Americas

New York, N.Y. 10020

USA

Обратите внимание на почтовый индекс и сокращение названий штатов.

Выполните следующие задания.

Соотнесите информацию под определенным номером на конверте с тем, что она обозначает (1) Foreign Language Institute 555 (2) Deer Run Lane Aurora, (3) CO 80014 (4) Sandberg Educational, Inc. (5) Orchard Ridge Corporate Park Building Two, Fields Lane (6) Brewster, NY 10509	the addressee’s company name the street name in the return address the town in the mailing address the street name in the mailing address the ZIP Code in the return address the sender’s company name
Соотнесите информацию под определенным номером на конверте с тем, что она обозначает. (1) Damen Printers, Inc. 101 Gould Street (2) Wakefield, MA 01880 (3) USA (4) Reservation Manager Ritz Hotel 20 (5) Peace Square Paris (6) P3571 France	the sender’s name the ZIP Code in the mailing address the addressee the country the letter comes from the town the letter comes from the street name in the mailing address
Соотнесите информацию под определенным номером на конверте с тем, что она обозначает. (1) The Court Hotel Chilcompton Bath Avon (2) BA3 4SA (3) UK (4) Mr. S. Ghislain Slembrouck BVBA Violestraat (5) 187 B-1000 Brussels (6) Belgium	the ZIP Code in the return address the country the letter is sent to the addressee the sender’s company name the house number in the mailing address the country the letter comes from