Указание на общее содержание письма (The Subject Line)

Этот элемент (так же, как и указание на конкретное лицо) не является неотъемлемой частью делового письма, он часто опускается. Однако обозначив общую тему письма, отметив номер контракта или дела, отправитель тем самым сразу мобилизует внимание своего партнера по переписке, направляет его в русло определенного круга проблем. Указание на общее содержание письма обычно помещается непосредственно перед основным текстом письма на отдельной строке и всегда подчеркивается, например:

Dear Sirs,

Order No. 1234 for Snow Racers

We have received your letter ...

Указание на общее содержание письма может быть обозначено и по-другому:

Subject: Up-to-date List of Addresses

Re: Policy No. 714056

In re: Letter of Credit No. 12/146.

«Re» представляет собой сокращение латинского выражения «in re» (по делу) и в письмах употребляется со значением «касательно», «относительно».

Основной текст письма (The Body of the Letter)

Это, безусловно, важнейшая часть письма, в которой отправитель реализует свои намерения. Обычно текст письма разбивается на абзацы, это облегчает процесс чтения и восприятия информации.

Если объем письма превышает одну страницу, расстояние между строк должно быть 1 - 1,5 интервала. Если Ваше письмо получилось коротким, печатайте его через два интервала.

Начните печатать первый абзац основного текста письма, отступив два интервала от вступительного обращения. Расстояние между абзацами основного текста должно на один интервал превышать расстояние между строками в абзаце.

Поля Вашего письма должны быть по возможности ровными, причем, левое поле должно быть несколько большим, чтобы его можно было при необходимости подшить. Линия правого поля не должна быть слишком ломаной. От этого внешний вид письма только выиграет.

В стандартизированных письмах, как правило, два абзаца, причем последний представляет собой стереотипную заключительную фразу вежливости, например:

We look forward to hearing from you.

We are looking forward to your reply.

Looking forward to hearing from you soon, we remain ...

Awaiting your reply, we remain...

Заключительная формула вежливости (The Complimentary Close)

В деловой переписке принята определенная форма завершения письма или телекса. Обычно заключительная формула помещается непосредственно под текстом письма с правой стороны. Наиболее распространенными являются следующие формулы вежливости:

	British	American
Formal or Routine	Yours faithfully,	Very truly yours, Sincerely yours, Yours very truly,
Informal	Yours sincerely, Yours truly,	Sincerely yours, Cordially yours,
Personal	Yours sincerely, Sincerely, With best wishes, Yours,	Sincerely yours, With kind regards, With best regards, Yours,