Разработка отчетов

Для разработки отчетов, отражающих информацию базы данных - в системе Access можно использовать режим Мастер отчётов вкладки Создание, с усовершенствованием отчета в дальнейшем в режиме Конструктора отчетов. Отчеты могут быть созданы на основе всей информации, присутствующей в таблицах базы, но чаще для отчетов необходимо отобрать нужную информацию из базы с использованием SQL-запроса и на основе его создать отчет. Важным свойством отчетов является возможность группировки данных и получения итоговых данных для групп и всего отчета.

Поставим задачу разработать отчет, в котором показаны оценки всех студентов с группировкой данных по факультетам, курсам, группам.

Для этого переходим на вкладку Создание и нажимаем кнопку Мастер отчётов. На первом шаге Мастера выбираем поля главной таблицы базы (SPISOK), которые мы хотим показать в отчете, и все поля дочерней таблицы оценок (OCENKI) (рис. 22).

Рис. 22 - Выбор полей для отчета в Мастере отчетов

На втором шаге выбираем первый вариант, когда выделена таблица SPISOK.

Риc. 23 – Выбор вида представления данных

На третьем шаге задаем группировку данных по факультетам, курсам и группам. Более трех уровней группировки Мастер задать не позволяет (рис. 24).

Рис. 24 - Группировка данных в отчете

Сортировку на следующем шаге не задаем.

На пятом шаге выбираем вид макета для отчета Структура

Рис. 25 – Выбор вида представления отчёта

далее задаем название отчета Студенты и их оценки и нажимаем кнопку Готово.

Полученный отчет в режиме Конструктора представлен на рис. 26.

Рис. 26 - Отчет, созданный с помощью Мастера

В полученном отчете присутствуют объекты трех видов - Поле, которое в отчете будет показывать данные поля таблицы базы или запроса, Надпись - любой текст в отчете, и Линия - элемент оформления.

В Конструкторе отчет разбит на отдельные зоны, информация которых может присутствовать в отчете один раз (Заголовок отчета), в начале и в конце каждой страницы (Верхний колонтитул и Нижний колонтитул), в начале и в конце каждой группы (Заголовок группы и Примечание группы (доступно после нажатия кнопки Итоги вкладки Конструктор) и для каждой записи таблицы (Область данных). Зоны Примечания более правильно было бы назвать Итоги, т.к. здесь можно поместить поля общих итогов (сумма, среднее и пр.) для группы или всего отчета.

Полученный отчет можно просмотреть на экране, отправить на принтер (например, с использованием соответствующих кнопок на стандартной панели инструментов), в Microsoft Word или Excel (из режима предварительного просмотра).

Вид отчета в режиме предварительного просмотра приведен на рис. 27.

Рис. 27 - Отчет в режиме предварительного просмотра

Созданный Мастером отчет весьма несовершенен. В отчет необходимо добавить названия факультетов, специальностей и предметов и изменить их подписи. Для добавления новых объектов следует использовать вкладку Конструткор, для модификации - окно свойств объекта и контекстное меню, для настройки параметров страницы (полей и размера бумаги) следует воспользоваться вкладкой Параметры страницы.

Для использования в отчете данных справочных таблиц их следует включить в Источник записей окна свойств отчета (см. рис. 28). После нажатия на кнопочку с изображением трех точек откроется окно Построителя запросов, которое после добавления нужных таблиц будет иметь вид, показанный на рис. 29. Для добавления таблиц в запрос (показаны в верхней части экрана Построителя) можно воспользоваться контекстным меню. После этого нужно добавить 3 поля - NAME_F, NAME_P и NAME_S в список используемых полей в нижней части экрана. Далее следует закрыть окно Построителя запросов с сохранением изменений.

Рис. 28 - Окно свойств отчета, страница Данные

Рис. 29 - Построитель запросов для свойства "Источник записей" отчета

После добавления новых таблиц в окне "Список полей" станут доступны для использования новые поля данных. Нам необходимо добавить поля названий из справочных таблиц. Для этого можно использовать 3 способа:

1. Перетащить мышкой названия поля из окна "Список полей" (вкладка Конструктор, Добавить поля) в нужное место отчета в Конструкторе.

2. Выбрать кнопку "Поле" в Панели элементов, щелкнуть мышкой на том месте отчета, где должно располагаться новое поле, задать его главное свойство (в окне Свойства) - "Данные" (выбором из раскрывающегося списка) - соответствующее поле таблицы базы данных и другие свойства, связанные с внешним видом; подпись для данных следует удалить.

3. Изменить значение свойства "Данные" для уже существующего поля (например N_FCLT).

Третий способ имеет преимущество - при его использовании сохраняются свойства раздела "Макет", заданные для полей данного отчета (шрифт, его размер, насыщенность и пр.).

Кроме того, поместим в отчёт информацию о среднем балле студента, группы, курса, факультета. Для этого выделим поле BALL (см. рисунок 30), нажмём на кнопку Итоги вкладки Конструктор и выберем Среднее.

Рисунок 30 – подсчёт среднего балла студентов

Важно: для возможности подсчёта среднего балла поле BALL обязательно должно быть числовым.

Далее следует поместить в отчет Надпись "средний балл студента", после чего скопировать это поле и надпись в другие зоны отчета. На последнем этапе необходимо задать размер и положение элементов отчёта на листе. Вид отчета после модификации приведен на рис. 31.

Рис. 31  - Отчет после его модификации в Конструкторе

Отчет при печати на бумаге будет выглядеть, как показано на рис. 32.

Рис. 32 - Окончательный вариант отчета, напечатанный на принтере