Графік документообороту

Назва доку- мента

Створення документа

Перевірка документа

Обробка документа

Передавання в архів

Кіль- кість примір- ників

Відпові- дальний за випи- сування

Відпові- дальний  за оформ- лення

Відпові- дальний за вико- нання

Строк вико- нання

Відпові- дальний за пере- вірку

Хто подає

Поря- док по- дання

Строк подан- ня

Вико- навці

Строк вико- нання

Вико- навці

Строк вико- нання

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Прибут- ковий ордер (ф. № м-7)

1

Склад

Склад

Склад

Щоден- но

ВМТП, бухгал- терія

Склад

За реєст- ром

Щоден- но

Бухгал- терія

Щоден- но

Бухгал- терія

Після закін- чення квар- талу

Кожному виконавцю видається витяг із графіка, в якому наведено перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, строки їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообороту строки для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Згідно із Законом № 996-XIV керівник підприємства з метою створення необхідних умов для правильного ведення бухгалтерського обліку зобов’язаний забезпечити неухильне виконання всіма службами, підрозділами і працівниками правомірних вимог керівника бухгалтерської служби щодо дотримання порядку оформлення та подання для обробки й обліку первинних документів.

Перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів здійснюється в міру їх надходження до місця обробки (бухгалтерія, обчислювальна установка тощо), не пізніше строку, що забезпечує своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської і статистичної звітності, декларацій і розрахунків з податків, обов’язкових відрахувань до державних цільових фондів.

Відповідальність за правильність записів в облікових регістрах покладено на тих посадових осіб, хто склав і підписав регістри.

Інформація про господарські операції підприємства, установи за певний період часу (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерських звітів.

Видатний італійський математик Лука Пачолі писав: «Доброму бухгалтеру потрібно знати і те, як вилучається або сторнується... стаття, що помилково занесена не на своє місце» (Трактат о счетах и записях. – М.: Финансы и статистика, 1983. – С. 95). Первинні документи, облікові регістри та звіти не можуть мати необумовлених виправлень. Документи, якими оформляються касові і банківські операції та операції з цінними паперами, з будь-якими виправленнями не повинні прийматися до виконання і відображення в обліку. Помилки в інших документах, облікових регістрах і звітах можуть бути виправлені коректурним способом або способом сторно.

Коректурний спосіб передбачає закреслення неправильного тексту і цифр та надпис над закресленим правильного. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Виправлення помилки має бути обумовлене надписом «Виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.

Спосіб сторно, який застосовують для виправлення помилок в облікових регістрах за минулий звітний період, передбачає складання Бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або із знаком «мінус», а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру місяця, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображується правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку. Довідка має містити причину помилки, посилання на документи та регістри бухгалтерського обліку, в яких виявлено помилку, вона має бути підписана працівником, який її склав, перевірена та підписана головним бухгалтером. Форму Бухгалтерської довідки затверджено наказом № 356.

Порядок виправлення помилок у документах і регістрах, що створені у формі електронного документа, визначається законодавством про електроні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, що пройшли обробку і внесені до облікових регістрів, самі регістри та звіти підлягають обов’язковому зберіганню та передачі до архіву, виключенню можливості несанкціонованого доступу до них. Очевидно, що оскільки останньою службою, яка займалась обробкою зазначених документів, є бухгалтерська, на яку покладено також відповідальність за правильність внесення одержаної в первинних документах інформації до відповідних регістрів і звітності, було б неправильно доручати зберігання такої документації до здавання її до архіву підприємства іншим службам. Без дозволу керівника цієї служби документи, що пройшли обробку і включені до регістрів бухгалтерського обліку, працівникам інших підрозділів і служб не видаються.

Для належного та впорядкованого зберігання документи, що пройшли обробку, комплектують в розрізі облікових регістрів у хронологічному порядку, нумерують і переплітають. Формування справ, підготовка їх номенклатури, розробка схем класифікації документів здійснюють з урахуванням Переліку типових документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41 (зареєстровано в Мін’юсті України 17.09.98 р. за № 576/3016, зі змінами та доповненнями). Перелік побудовано за функціонально-галузевим принципом і охоплює документи, що створюються в управлінській, науково-технічній і виробничій діяльності. Передбачено окремий розділ «Бухгалтерський облік і звітність».

Строки зберігання документів, установлені цим Переліком, скороченню не підлягають. Особові рахунки робітників і службовців зберігаються до досягнення ними 75 років. Наприклад, особовий рахунок робітника, відкритий йому у віці 30 років, зберігається 45 років (75 – 30), особовий рахунок службовця, відкритий йому у віці 50 років, зберігається 25 років (75 – 50) тощо. Отже, щорічно з місць зберігання можуть вилучатися особові рахунки працівників, які досягли 75 років.

Документи, строк зберігання яких минув, і ті, що не мають науково-історичного значення, за актом-описом експертної комісії підприємства, затвердженим керівником підприємства за погодженням з експертно-перевірочною комісією держархіву, здаються організаціям вторсировини.

Згідно з законодавством України державні органи дізнання, попереднього слідства, прокуратури, судів, податкової і контрольно-ревізійної служб мають право вилучати на підставі постанов первинні документи, облікові регістри та звіти. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.

Якщо вилучаються томи документів, які недооформлено (не переплетено, не пронумеровано тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, які проводять вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, повинні задовольнити письмове звернення підприємств про одержання витягу, копії документів для видачі довідок своїм працівникам та іншим організаціям за обставинами відповідно до законодавства (довідки про заробітну плату, відомості про розрахунки з постачальниками, покупцями, бюджетом, банками тощо).

У разі повернення зазначеними органами документів, що були раніше вилучені, вони приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства та разом із рішенням про їх повернення підшиваються до тих самих томів, з яких документи було вилучено та в яких знаходяться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів й розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, охорони і пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляють актом, який затверджує керівник підприємства, установи. Копія акта в 10-денний строк надсилається органу, який здійснює управління підприємством, установою, а також державній податковій інспекції – підприємствами та місцевому фінансовому органу (казначейству) – бюджетними установами.

 

Питання 2.Інвентаризація на підприємстві

 Кожне підприємство, установа щонайменше раз на рік перед складанням фінансової звітності повинно провести інвентаризацію власних активів і зобов'язань. Оскільки ця тема завжди є актуальною, у зазначеній статті розглянемо основні суттєві аспекти проведення інвентаризації небюджетних організацій. А щодо бюджетних установ, то основним документом, яким слід керуватися при інвентаризації у цьому випадку, є Інструкція № 90. У ній розглядаються особливості інвентаризації бюджетних установ і наводяться форми інвентаризаційних документів.