Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухобліку.

План.

1. Первинні документи в обліку.

2. Інвентаризація та порядок її проведення.

3. Проведення результатів інвентаризації.

4. Форми бухобліку.

Питання 1.

Документи і записи у бухгалтерському обліку

 

Наказом Мінфіну України від 07.06.2010 р. № 372 внесено зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88 (зареєстровано в Мін’юсті України 05.06.95 р. за № 168/704, за текстом – Положення № 88), які ґрунтуються на нових нормативно-правових актах. Розглянемо порядок застосування документів з бухгалтерського обліку з урахуванням цих змін.

Бухгалтерський облік як упорядкована система узагальнення інформації про діяльність юридичних осіб на відміну від оперативно-технічного й статистичного обліку ґрунтується на застосуванні методу документування. Цей метод передбачає суцільне і безперервне документування всіх господарських операцій, що відбуваються у діяльності підприємств, установ і організацій. Тільки задокументовані господарські операції, прийняті до обліку, записуються в обліковий регістр (книгу, журнал, відомість, розроблювальну таблицю та ін.).

Очевидно, що кожна упорядкована система передбачає застосування певних правил, норм і порядків, які закріплюються відповідним нормативним документом для загального користування.

Лука Пачолі, автор першої книги з бухгалтерського обліку, виданої майже 540 років тому, писав: «...ніхто не спроможний вести свої бізнесові справи, якщо не захоче дотримуватись належного порядку в записах, та при цьому душа його буде в постійній тривозі» (Трактат о счетах и записях. – М.: Финансы и статистика, 1983. – С. 18).

Яких вимог і правил слід дотримуватись при документуванні господарських операцій та їх запису в регістрах бухгалтерського обліку? Головні і принципово важливі умови та вимоги викладено у ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (зі змінами та доповненнями, за текстом – Закон № 996-XIV) – акті найвищої юридичної сили, виконання яких забезпечить достовірність та обґрунтованість записів у бухгалтерському обліку.

Господарська операція – дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів, зобов’язань і власного капіталу підприємства. Відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження опрацьованих (включених до обліку) документів протягом встановленого терміну несе власник (керівник) підприємства. Головний бухгалтер має забезпечити відображення на рахунках і в регістрах бухгалтерського обліку інформацію про всі господарські операції.

Первинні документи – це документи, створені в письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження й дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Власник (керівник) підприємства розпорядчим документом затверджує перелік посадових осіб, яких наділяє правом підписувати первинні документи. Первинні документи, створені в електронній формі, використовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електроні документи та електронний документообіг.

Регістри – це носії певного формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Регістри бухгалтерського обліку як складова форми бухгалтерського обліку можуть обиратися (розроблятися) підприємством на підставі ст. 8 Закону № 996-XIV самостійно. Слід зазначити, що наказом Мінфіну України «Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку» від 29.12.2000 р. № 356 (за текстом – наказ № 356) затверджено Рекомендації для застосування на підприємствах регістрів бухгалтерського обліку (5 журналів, 17 відомостей, Головна книга), а наказом Мінфіну України «Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами» від 25.06.2003 р. № 422 (за текстом – наказ № 422) затверджено Рекомендації щодо застосування на малих підприємствах регістрів бухгалтерського обліку (1 книга або 5 відомостей і оборотно-сальдова відомість).

Також слід звернути увагу на те, що відповідно до Постанови Верховної Ради України від 12.09.91 р. № 1545-ХІІ в Україні не застосовуються нормативні документи Мінфіну СРСР з використання журнально-ордерних форм бухгалтерського обліку. Крім юридичних аспектів застосування зазначених документів, їх впровадження унеможливлено значною зміною методології і кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, кодів і назв рахунків бухгалтерського обліку, номенклатури об’єктів аналітичного обліку тощо.

Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність мають складатися державною мовою, яка відповідно до Закону України «Про мови в Українській РСР» від 28.10.89 р. № 8312-XI (зі змінами та доповненнями) є мовою роботи, діловодства і документації. Якщо до бухгалтерського обліку приймаються первинні документи з фінансово-господарської діяльності підприємства, які складено іноземною мовою (банківські, товарні, транспортні документи, коносаменти тощо), то вони повинні мати аутентичний переклад українською мовою.

Первинні документи мають бути складені під час проведення кожної господарської операції, або якщо це неможливо – безпосередньо після її завершення. Для контролю та впорядкування обробки інформації на основі первинних документів можуть складатися зведені документи, які також слід відносити до первинних документів (авансові, товарно-грошові, матеріальні звіти тощо).

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких складено документ, назва документа (форми), дата і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному та вартісному вираженні), посади та прізвища осіб, відповідальних за дозвіл на здійснення господарської операції, за її проведення та складання первинного документа.

Документ має бути підписаний особисто посадовою особою, а підпис може бути скріплений печаткою підприємства. Електронний підпис документів вчинюється відповідно до законодавства про електроні документи та електронний документообіг.

Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, в яких мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Кожною стороною (підприємством), що брала участь у здійсненні господарської операції, мають бути отримані (використані) для записів у регістрах бухгалтерського обліку первинні документи, інформація з яких ідентично засвідчує зміст, обсяг і вартість здійсненої господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, номер документа, підстава для здійснення операції, дані про документ, що засвідчує особу одержувача, тощо.

Первинні документи та облікові регістри складаються як вручну, так і машинним (електронним) способом. На вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов’язані за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії. Підприємства і установи, що складають облікові регістри на машинозчитуваних (електронних) носіях, забезпечують технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді.

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні операцій, пов’язаних з прийманням і видаванням грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна, повинні одержувати від підприємств, установ, що виконують ці операції, копії первинних документів про таку операцію, в яких ідентифіковано з оригіналом наводяться дані про господарську операцію.

Первинні документи складаються на бланках типових та спеціалізованих форм, затверджених в установленому порядку. В умовах подальшої комп’ютеризації обліку і лібералізації прав підприємств у сфері облікової політики передбачається здійснення документування господарських операцій з використанням самостійно виготовлених бланків. Наприклад, при здійсненні господарської операції безпосередньо на комп’ютері може бути надрукований прибутковий касовий ордер, накладна тощо. Однак самостійно виготовлені бланки повинні мати реквізити типових або спеціалізованих форм, якщо вони не мають статусу бланків суворого обліку.

Бланки форм первинних документів, якими оформлюються окремі операції (надання послуг за готівку, видавання окремих видів товарно-матеріальних цінностей тощо), можуть відноситися до бланків суворої звітності. Вони підлягають обов’язковій централізованій нумерації одним із способів (друкарським тощо).

Важливим питанням документування є способи і засоби заповнення первинних документів. Обов’язкова вимога полягає в тому, щоб було забезпечено збереження записів у документах протягом установленого періоду зберігання документів і виключено внесення несанкціонованих і непомітних виправлень. Не слід заповнювати документи чорнилом або іншими речовинами (сумішами) червоного кольору, оскільки в бухгалтерському обліку традиційно цей колір використовується для виправлення помилок (спосіб сторно).

Відповідно до Положення № 88 для запобігання несанкціонованого втручання в оформлення первинних документів та їх повторного використання вільні рядки в первинних документах і звітності обов’язково мають бути прокреслені, а документи, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, і документи з нарахування заробітної плати та інших подібних виплат підлягають погашенню штампом або надписом вручну «Одержано» чи «Сплачено» із зазначенням дати. Крім того, всі первинні документи, що пройшли обробку (тобто внесені записом до відповідного регістру), позначаються датою запису до облікового регістру або перенесення до електронної системи.

Первинні документи до внесення їх в регістри обліку обов’язково мають бути перевірені працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов’язкових реквізитів і зміст господарської операції, логічна ув’язка окремих показників.

Первинні документи на операції, які суперечать законодавству, нормативним актам і встановленому порядку приймання, зберігання і витрат грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Вони подаються до бухгалтерської служби підприємства і мають бути передані керівнику (як відповідальній за організацію бухгалтерського обліку) підприємства, установи для прийняття рішення про прийняття (неприйняття) їх до обліку. На підприємстві слід передбачити чітке розмежування відповідальності за оформлення, подання і обробку первинних документів серед посадових осіб підприємства, установи.

Кожна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, в установі, має бути задокументована. Однак документуванням господарських операцій займаються не тільки і не стільки співробітники бухгалтерської служби підприємства, установи, а насамперед працівники, які здійснюють господарські операції і дають доручення або дозвіл на їх проведення. Це – посадові особи виробничих, організаційно-технологічних, інженерно-технічних та розпорядчих служб і підрозділів підприємства. Тому визнано за необхідне зобов’язати керівників підприємств, організацій та установ забезпечити документування всіх господарських операцій, пов’язаних з одержанням і розподілом доходів, різними витратами, змінами в складі і стані майна, зобов’язань, капіталу тощо.

Для цього керівник підприємства, установи з метою упорядкування документального фіксування фактів господарської діяльності затверджує перелік посадових осіб, яких він наділяє правом надавати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видавання особливо споживаних дефіцитних дорогих товарів і цінностей, бланків суворого обліку, має бути обмежена.

Для уточнення переліку посадових осіб, які здійснюють господарські операції та їх документування, і з метою упорядкування переліку здійснюваних господарських операцій і строків їх оформлення первинними документами в різних службах або одержання від інших підприємств та передавання їх на обробку до бухгалтерської служби, керівник підприємства затверджує графік документообороту.

У графіку документообороту доцільно передбачити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, мінімальний строк його знаходження в підрозділі. Це сприятиме поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації, своєчасному складанню бухгалтерської, статистичної та внутрішньовиробничої звітності.

Графік документообороту оформляють у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконується кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку і строків виконання робіт. Графік документообороту має забезпечувати оптимальну (мінімальну) кількість підрозділів і виконавців, через які має проходити (опрацьовуватися) кожен первинний документ, визначати мінімальний строк його знаходження в підрозділі, сприяти своєчасному нарахуванню виплат працівникам, складанню фінансової, статистичної, податкової та іншої звітності. Приклад графіка документообороту наведено у табл. 1.

Таблиця 1