6.2. Основные принципы проектирования и состав офиса проекта

В данном разделе рассматриваются принципы организации офиса как комплекса рабочих мест.

Современное понятие офиса включает в себя большое количество технических и организационных

решений:

1. Помещение:

» проектирование пространственно-планировочных решений — основных помещений головного

офиса проекта;

» проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью;

2.Оргтехника и вспомогательное оборудование:

» устройства для организации документооборота;

» организационные средства — доски для рисования, планшеты для календарных графиков,

оборудование для проведения совещаний и пр.;

» организационная техника — копиры, проекторы, уничтожители бумаги;

» средства безопасности — сигнализация, регламентация доступов в помещение;

» хозяйственный инвентарь и оборудование;

3.Программно-компьютерные комплексы, средства связи и теле

коммуникаций:

» компьютерная техника — сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;

» программное обеспечение;

» средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры,

мобильные телефоны.

Все эти аспекты взаимосвязаны и поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о

единой организационно-технической системе.

Программно-компьютерные средства, средства коммуникаций и информационные технологии

подробно рассмотрены в гл. 22. В настоящей главе эти вопросы рассматриваются с точки зрения их

места при организации офиса.

Конкретный проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации. Под бизнес-

процессами понимается совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного

завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Например, бизнес-процесс сбыта начинается с

заполнения формы заказа менеджером отдела сбыта, продолжается планированием производства,

подтверждением доставки от дистрибьютеров, формированием счета-фактуры в финансовой

бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денегна счет

поставщика.

Бизнес-процесс разбивается на отдельные бизнес-операции (например, оформление счета или

доставка продукции). Элементы бизнес-процесса: генерация идеи, определяющей общее направление

процесса, формирование замысла, формулирование целей, установление содержания процесса,

планирование операции — соотнесение поставленных задач и имеющихся ресурсов с целью

минимизации издержек, составление бизнес-плана, заключение контракта, проработка ресурсного

обеспечения, реализация процесса и его завершение.

По сути, каждый бизнес-процесс в своем роде представляет некий проект, и его реализация

производится в рамках методологии управления проектами. Для конкретного проекта производится

разбиение на отдельные виды бизнес-процессов (гл. 2, раздел 2.8, и гл. 13).

Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована

оптимальным образом, и это предъявляет свои требования к организации офиса:

» информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по

времени и издержкам его выполнение;

» должно быть исключено дублирование бизнес-операций;

» менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны средствами

коммуникаций и, в случае расположения в одной географической точке, локализованы от

менеджеров, выполняющих другие функции.

Это самые общие требования. В настоящем разделе мы не рассматриваем вопросы оптимизации

бизнес-процессов, однако следует отметить, что их структура определяет локализации и структуру

офиса. Поэтому вопросам проектирования бизнес-процессов команды проекта должно быть уделено

первостепенное внимание при проектировании офиса проекта.

Последовательность проектирования офиса показана на рис. 6.2.1.

Рис. 6.2.1. Схема проектирования офиса проекта

Все шаги должны производиться на основе (с наложением) результатов предыдущих шагов и

желательно с интеграцией в единой базе данных.

Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов можно осуществлятьс

использованием специализированных программных средств, например продукта Visio2000.

При этом в качестве различных показателей бизнес-операций и бизнес-процессов можно

закладывать необходимые ресурсы и требования к ним.

Проектирование помещений и площадей обычно производится в специализированном программном

продукте, например в AutoCAD. Для совмещенного проектирования архитектуры, интерьера,

организационной структуры и бизнес-процессов можно экспортировать чертежи из AutoCAD в