4.3. Организационно-технический аспект управления недвижимостью

Основные виды деятельности, входящие в организационно-технический блок управления недвижимостью:

Брокеридж. Продвижение объекта на рынок (определение потенциальных пользователей, формулирование соответствующих им условий аренды, реклама, выбор каналов продвижения на рынок), поиск потенциальных клиентов и проведения переговоров с ними, подготовка и согласование контрактов с арендаторами.

Техническое обслуживание и ремонт. Техническая экспертиза объек­та, оценка технического состояния и осмотры, ведение технической доку­ментации по объекту, непосредственное выполнение работ по техническо­му обслуживанию (обходы, наладка и регулировка систем, устранение незначительных повреждений, подготовка к сезонной эксплу­атации), мелкий ремонт; проведение тендеров по отбору подрядных орга­низаций, определение состава работ, составление технических заданий на проектирование и ремонтные работы, управление ремонтными работами.

Техническая эксплуатация объекта и обеспечение ресурсами. Оценка санитарного состояния, осмотры, непосредственное выполнение работ по уборке, при­влечение клининговых и иных специализированных организаций, опреде­ление состава работ, подготовка технических заданий на выполнение работ. Организация поставок таких видов ресурсов как электрическая и тепловая энергия, вода, газ, оборудование, инвентарь и пр.: определение объемов и сроков поставки, организация самостоятельных закупок или привлечение поставщиков по категориям ресурсов, поддержание коммуникаций с пос­тавщиками, контроль за поставками.

Обслуживание клиентов (арендаторов). Налаживание и поддержание коммуника­ций с клиентами, подбор контрагентов и работа с ними, оказание услуг (аренда, услуги по использованию объекта, организация дополнительных и сопутствующих услуг - служба Reception, парковочные места, комнаты переговоров, конференц-зал, меблировка и оснащение помещений, погрузо-разгрузочные операции, ответственное хранение грузов).

Обеспечение охраны и безопасности. Осуществление пропускного ре­жима, обходы, установка датчиков и наблюдение за их показаниями и ус­тановка аппаратуры видеонаблюдения, отбор подрядных и специализиро­ванных обслуживающих организаций и взаимодействие с ними.

Каждый из представленных видов деятельности содержит все общие управленческие функции: планирование, организа­цию, регулирование, стимулирование, контроль.

Остановимся подробнее на техническом обслуживании и технической эксплуатации как наиболее важных, требующих специальных знаний видов деятельности в процессе управления коммерческой недвижимостью.

Сегодня не существует даже рамочных стандартов технической эксплуатации. В зависимости от целей, которые преследуют участники рынка коммерческой недвижимости (собственник, девелопер, инвестор, управляющая компания, бизнес-консультант, арендатор), и от жизненного цикла объекта недвижимости, под технической эксплуатацией понимается разный состав работ.

Техническая эксплуатация объектов недвижимости представляет собой комплекс взаимосвязанных технических, организационных и нормативных мероприятий, направленных на обеспечение функционирования объектов в течение всего периода использования по назначению.

Техническая эксплуатация недвижимости – это замкнутый производственный цикл, обеспечивающий доходность или способствующий доходности недвижимости.

Техническое обслуживание – неотъемлемая часть производственного цикла эксплуатации недвижимости.

Анализ состава основных работ по технической эксплуатации недви­жимости позволяет выявить три группы работ, которые по значимости с точки зрения надежности работы конструкций и инженерных систем, а также полноты выполнения всего комплекса работ определяют уровень эксплуатации.

К первому уровню технической эксплуатации следует отнести работы, связанные с нормальным жизнеобеспечением объекта, т.е. содержание и ремонт конс­труктивных элементов и инженерных систем здания, без которых невоз­можно полноценное пребывание на объекте. Этот уровень определяет минимальные требования к качеству текущего ремонта и технического об­служивания недвижимости, обеспечивающие надежное функционирова­ние инженерных систем и нормальную эксплуатацию здания.

Ко второму уровню (базовый уровень) технической эксплуатации относятся работы, выполняемые в соответствии с действующими нормативными документа­ми, по которым выполняется 100%-ный объем, соответствующее качество и необходимая периодичность работ.

Третий уровень технической эксплуатации предполагает не только выполнение всех работ по технической эксплуатации в соответствии с действующими нор­мативно-техническими документами, но и дополнительные работы, необ­ходимые для повышенного комфорта пребывания на объекте. Данный уро­вень может быть ориентирован на здания и сооружения высших классов (классы «А» и «В» для офисных зданий, современные торговые объекты).

Техническая эксплуатация объектов недвижимости, как правило, осу­ществляется на основании заключенного договора со специализированными эксплуатационными компаниями. При этом договоры на эксплуатацию зда­ния могут заключаться на весь комплекс работ (услуг) с одной эксплуатаци­онной компанией или несколькими, с разделением границ ответственности по выполняемым работам (оказываемым услугам). Кроме того, управляющая компания может осуществлять частично техническую эксплуатацию (как правило, это относится к работам по техническому обслуживанию) объек­тов недвижимости самостоятельно силами своего штатного персонала.

Для выполнения работ, связанных с содержанием в надлежащем состо­янии строительных конструкций, систем энергоснабжения и санитарно-­технического оборудования, в штате управляющей компании должны быть предусмотрены группы ремонтных и хозяйственных работников числен­ностью в зависимости от размеров, специфики объекта, состояния и слож­ности строительных конструкций и инженерных систем и элементов.

При наличии в управлении мелких преимущественно встроено-при­строенных объектов недвижимости, в которых организация ремонтных и хозяйственных подразделений или групп нецелесообразна, текущие ремон­ты строительных конструкций, санитарно-технического оборудования, систем энергообеспечения и другие работы по уходу за зданиями и соору­жениями могут выполняться централизованно, силами ремонтных служб технической дирекции и других привлекаемых для этого подразделений управляющей компании (Пример Положения об отделе управления недвижимостью см. Приложение 1).

Профессионализация управления инженерной и социальной инфраструктурой объекта как единого комплекса привела к появлению на отечественном рынке труда новых специалистов, которых в зарубежной практике называют «фасилити (Facility) менеджерами».

Слово «фасилити» произошло от латинского Facilitas — удобный, благоприятный. Латинско-русский словарь 1909 г. определяет Facilitas как легкость, удобоисполни­мость, готовность. Вебстерский экономический словарь определяет facility как что-либо разработанное, постро­енное, установленное с целью сделать возможным вы­полнение специфической функции по обеспечению опре­деленных условий или услуг. Еще одно значение рассма­триваемого понятия, приведенное в этом словаре, — что-то, что обеспечивает более легкое выполнение какого-либо действия.

В современном менеджменте английское facilities име­ет несколько значений:

-удобства;

-средства обслуживания;

-возможности;

-оборудование, устройства;

-сооружения.

Задачи фасилити-менеджера состоят в поисках путей снижения внутренних затрат по обслуживанию и эксплу­атации систем здания, в котором располагается организа­ция, с одновременным поддержанием качества услуг.

Весь спектр деятельности фасилити - менеджмента образован несколь­кими основными направлениями (рис. 4.6):

Указанные задачи определяют и перечень функций, выполняемых фасилити-менеджерами:

-прием объекта в управление/эксплуатацию на стадии проекта. Участие в разработке проекта здания с целью обеспечения соответствия конструктивных и планиро­вочных особенностей объекта его функциональному на­значению.

-прием объекта в управление/эксплуатацию на стадии незавершенного или завершенного строительства. Кон­троль обеспечения строительными организациями ра­циональной и комплексной конфигурации санитарно-технических систем и электрических сетей. Получе­ние разрешений на инженерное обеспечение объекта. Основной перечень документов, предъявляемых Управляющей компании при сдаче в эксплуатацию объекта недвижимости приведен в таблице 4.4.

Рис.4.4. Направления деятельности фасилити –менеджмента [11]

-организация служб администрирования, уборки поме­щений, технической эксплуатации инженерно-техничес­кого оборудования здания.

-организация проведения всех видов ремонтных работ и контроль их выполнения.

-реконструкция и перепланировка помещений в соответ­ствии с требованиями повышения производительности труда, с меняющимися архитектурными, технически­ми, санитарными и эргономическими стандартами.

-обеспечение пожарной безопасности, а также безопас­ности персонала, материальных ценностей, контроль пе­ремещений и доступа персонала к объек­там.

-обеспечение услугами связи, организация телекомму­никационных каналов.

-оказание дополнительных услуг (организация автосто­янки, организация питания, доставка питьевой воды).

-предотвращение и ликвидация аварий на объекте.

 Таблица 4.5.

Перечень документов, необходимых при сдаче в эксплуатацию объекта недвижимости

№	Наименование документа	Примечание
	Технические условия энергоснабжающих организаций
	Акт приемки законченного строительства объекта приемочной комиссией
	Акт освидетельствования скрытых работ
	Акт допуска в эксплуатацию электроустановки	По форме ФГУ «Ростехнадзор»
	Акт приемки в эксплуатацию системы отопления
	Акт допуска (во временную, постоянную) эксплуатацию узла учета тепловой энергии (теплоносителя)
	Акт приемки пристенных дренажей и водовыпусков в водостоки
	Акт приемки водомерного узла	По форме ГУП «Водоканал»
	Акт приемки общесплавной канализации или фекальной, ливневой канализации
	Акт проверки системы внутренней канализации
	Акт о выполнении грозозащиты и заземления
	Акт испытания противопожарного водопровода	По форме Государственной противопожарной службы МЧС
	Акт приемки систем противопожарной защиты после комплексного опробования
	Акт приема системы дымоудаления
	Акт приемки системы естественной вентиляции	Форма согласно ТСН 12-316-2002 СПб
	Акт приемки систем приточно-вытяжной вентиляции (с приложением паспортов системы)	Форма согласно ТСН 12-316-2002 СПб
	Акт приемки системы кондиционирования воздуха (с приложением паспортов системы)	Форма согласно ТСН 12-316-2002 СПб
	Акт(ы) приемки оборудования после комплексного опробования
	Акт тепловизионного контроля
	Журналы производства работ и другие спецжурналы	По форме СНиП 3.01.01; СНиП 3.03.01
	Журналы авторского надзора	Если на объекте выполнялся авторский надзор
	Паспорта на оборудование и механизмы	По форме изготовителя
	Прочие документы, подтверждающие соответствие, инженерных систем предъявляемым требованиям

После подписания акта приема-передачи нового объек­та эксплуатирующая компания проводит послестроительную уборку и обеспечивает заезд всех арендаторов. Все технические вопросы на этом этапе решает эксплуати­рующая компания: монтаж телекоммуникационных се­тей, освещение, теплоснабжение, т. е. все необходимое для удовлетворения нужд арендаторов и обеспечения их жиз­недеятельности на объекте.

Способы, методы и режимы эксплуатации

Преимущества и недостатки способов эксплуатации (табл.4.6, 4.7).

Таблица 4.6

Преимущества и недостатки планового способа эксплуатации

Преимущества	Недостатки
Возможность планирования инвестиций в ремонтные работы, в закупку запчастей и материалов на объект.	Необходимость в обслуживающем персонале на объекте.
Невысокие расходы по трудозатратам и запасным частям	Необходимость организации планирования и учета обслуживания оборудования и систем
	Необходимость использования большего количества запасных частей при выполнении профилактических работ, чем при аварийных работах.

Таблица 4.7

Преимущества и недостатки аварийного способа эксплуатации

Преимущества	Недостатки
Низкие начальные издержки на эксплуатацию	Большие финансовые и человеческие затраты в случае аварии
Отсутствие необходимости закупать весь перечень запасных частей заранее.	Косвенные расходы при аварии
Требует немногочисленного обслуживающего персонала (нет требований к высокой обученности обслуживающего персонала)	Включает выполнение дополнительных действий не профильных эксплуатации
	Невозможность планирования финансовых затрат на запасные части и оборудование

Плановый способ эксплуатации объекта предусматривает: планово-профилактический, планово- предупредительный методы эксплуатации и по факту. Их преимущества и недостатки отражены в табл.4.8, 4.9.

При планово-профилактическом методе ремонтные работы инициируются с учетом фактического технического состояния элемента или инженерной системы, при котором в ближайшее время возможна его поломка или потеря необходимых качеств.

Таблица 4.8

Преимущества и недостатки планово-профилактического метода эксплуатации

Преимущества	Недостатки
Обеспечивает увеличенный срок жизни и полезности элементов системы	Большие инвестиции в диагностическое оборудование
Невысокие трудозатраты и низкие расходы на запасные частей	Большие инвестиции в подготовку обслуживающего персонала
Запасы запчастей и материалов на объекте минимальны	Большая зависимость эксплуатационных рисков от степени обученности обслуживающего персонала

При планово- предупредительном методе ремонтные работы инициируются с наступлением определенного момента времени (например: нормативного срока), независимо от реального состояния всей системы, либо ее элементов.

Таблица 4.9

Преимущества и недостатки планово- предупредительного метода эксплуатации

Преимущества	Недостатки
Обеспечивает увеличенный срок жизни и полезности всей системы	Значительная вероятность замены «еще рабочего» оборудования
Позволяет жестко планировать запасы запчастей	Требует интенсивных трудозатрат
Уменьшается вероятность отказов элементов	Требует значительных финансовых расходов

При методе "по факту" не предпринимается никаких действий по предотвращению поломки или обслуживанию оборудования. Работа заключается непосредственно в замене вышедшего оборудования (когда уже случилось).

Таблица 4.10

Преимущества и недостатки метода эксплуатации "по факту"

Преимущества	Недостатки
Низкие начальные издержки на эксплуатацию	Требует выполнения дополнительных действий не профильных эксплуатации
Немногочисленный обслуживающий персонал	Невозможность планирования финансовых затрат на запасные части и оборудование
	Требует интенсивных трудозатрат
	Требует дополнительных финансовых затрат на устранение последствий аварии

На практике, чаще всего используется комбинация вышеперечисленных методов.

Практические исследования показывают, что планово-профилактический метод обеспечивает экономию 10-12% ресурсов по сравнению с планово-предупредительным методом, однако при использовании планово- предупредительного метода получается снижение отказов оборудования на 70-75%, а снижение простоев оборудования на 35-45%.

Режим эксплуатации

Режимы эксплуатации формируются из расчета времени присутствия технического персонала различной квалификации на объекте недвижимости.

Наиболее распространенные режимы:

• Постоянное присутствие эксплуатирующего персонала;

• Присутствие персонала только по рабочим дням;

• Присутствие персонала только по рабочим дням в сочетании с аварийно-диспетчерской службой;

• Регламентное обслуживание высококвалифицированным персоналом по планам и заявкам;

• Присутствие менее квалифицированного обслуживающего персонала по рабочим дням в сочетании с регламентным обслуживанием высококвалифицированными специалистами по планам и заявкам.

Методы, режимы и способы эксплуатации устанавливаются в соответствии с целями собственника, так как влияют на техническую защищенность объекта, комфорт пребывания, доходность владения и стоимость обслуживания.

С точки зрения технической защищенности, в некоторых случаях, целесообразно использовать планово-предупредительный метод - при эксплуатации особо важных систем жизнедеятельности Объекта, а с учетом минимизации затрат, принимая определенные риски, возможно для остальных систем использовать - планово-профилактический метод.

Структурированная схема способов, методов и режимов эксплуатации представлена на рис. 4.5.