ЛР N 020342 от 7.02.97 г.

ЛР № 0137 от 2.10.98 г.

Подписано в печать 3.03.06 г.

Формат 60x84/16 Бумага офсетная Печать ризографичсская Уч.-изд.л. 3,7 Усл.-печ.л. 3,7 Тираж 200 экз.

Заказ 526 Издательско-полиграфический центр Камской государственной инженерно-экономической академии

423810, Г. Набережные Челны, Новый город, проспект Мира, 13 тел./факс (8552) 39-66-27 e-mail: ic@kampi.Ru

Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Камская государственная инженерно-экономическая академия

Базы данных в ACCESS

Методические указания для лабораторных работ

Набережные Челны 2006

тиш

Набережные Челны: Изд-во ИНЭКА, 2006, -59 с.

нения лабораторных работ по предмету «Информатика».

В работе кратко излагается теоретический материал по составлению баз данных, приводится пример по состав­лению базы данных и список тем для индивидуальных заданий.

Лабораторный практикум предназначен для студен­тов технических специальностей.

Библиогр. 4 назв.

Рецензент к.т.н., доцент Хузятов Ш.Ш.

Печатается по решению научно-методического совета ИНЭКА

©

I

Камская государственная- инженерно-экономическая академия, 2006

Общие сведения

Базы данных (БД) - это средство накопления и орга­низации больших массивов информации об объектах неко­торой предметной области (ПО). БД должна отображать текущие данные о предметной области, накапливать, хра­нить информацию и предоставлять различным категориям пользователей быстрый доступ к данным.

Access - 32-разрядная СУБД, работающая в средах Windows 98/МЕ и более современных . Access — это ре­ляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Таблицу Access можно связать с данными, храня­щимися на другом компьютере или на сервере, а также ис­пользовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

СУБД Access ориентирована на работу с объектами.

Таблицы составляют основу базы данных и предна­значены для хранения информации об объектах предмет­ной области.

Запросы являются средством выборки необходимых данных из одной или нескольких таблиц БД. Запрос может формироваться с помощью запросов по образцу или с по­мощью языка структурированных запросов.

Формы представляют собой электронный вариант фи­зических форм документов. Они предназначены для ввода, просмотра и корректировки данных.

Макросы содержат описания действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие.

Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных процедур обработки данных в задачах пользователя.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Она состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об от­дельном элементе базы данных.

При разработке структуры таблицы прежде всего не­обходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Далее надо решить, данные, какого типа будут содержаться в каждом поле. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора. Ниже представлены типы данных Access и их описание.

Тип данных Описание

Текстовый (Значение по умолчанию)	Текст или числа, не требующие проведения расче­тов, например номера телефонов (до 255 знаков)
Числовой	Числовые данные различных форматов, используе­мые для проведения расчетов
Дата/время	Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно
Денежный	Денежные значения и числовые данные, 'используемые в математических расчетах, проводя­щихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 зна­ков в дробной части
Поле MEMO	Для хранения комментариев; до 65535 символов
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Access авто­матически присваивает уникальный порядковый но­мер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя
Логиче­ ский	Может иметь только одно из двух возможных зна­чений (True/False, Да/Нет)
Поле объекта OLE	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукоза­пись или другие данные в двоичном формате), свя-

	занный или внедренный в таблицу Access
Г иперссылка	Строка, состоящая из букв и цифр и представляю щая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL).,
Мастер под­становок	Создает поле, в котором предлагается выбор значе­ний из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а спо­соб хранения поля

Создание таблиц.

В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

• использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавле­ния новых таблиц, форм, отчетов в существующую базу;

• мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таб­лицы из множества определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества ;

• ввод данных непосредственно в пустую таблицу в ре­жиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается не­обходимый тип данных и формат;

• определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения-макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значе­ний по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту струк­туру таблицы, которая вам нужна, и поэтому далее рас­смотрим именно этот метод.

Ввод данных в ячейки таблицы

Ввод данных в ячейки таблицы производится обыч­ным образом - вы переводите курсор в нужную ячейку, т.е. делаете ее активной, и вводите в нее данные (вводить дан­ные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не требу­ется, так как значения в этом поле появляются автоматиче­ски при вводе данных в любую другую ячейку данной за­писи). Особенности ввода следующие: при нажатии кла­виши <Del> ячейка очищается; если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу <Esc>, то восстанавливается ста­рое значение, а если нажать клавиши <Enter> или <ТаЬ>, то в ячейку заносится новое значение. Можно редактиро­вать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мы­шью или нажать клавишу <F2>. Однако есть одна важная особенность при вводе данных — для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Ac­cess автоматически проверяет правильность их ввода. На­пример, если вы введете букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правильные данные.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет следующее: <70. Ограничение можно вводить и на текстовое поле. Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных — параметр Значение по умолчанию (на­ходится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются. Например, должность большинства преподавателей — доцент. Если ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля «Должность» примут значение Доцент и надо будет лишь изменить значения ячеек для преподавателей с другими должностями. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стандартными средствами Win­dows. Для каждого типа данных (кроме типа данных Счет­чик) предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пус­тые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек ("")), то это означает, что данные не су­ществуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пус­тые значения.

Редактирование данных

Редактирование данных производится очень просто

• курсор переводится в нужную ячейку, старые данные удаляются (клавишами <Del> или <Backspace>) и вводятся новые данные. Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их выделив. Но если таблица большая, то редактируемые данные надо сначала найти. Это делается следующим образом: переводят кур­сор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В появившемся окне вводят образец иско­мых данных и щелкают по кнопке <Найти>, Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить на дру­гое значение. Для этого надо открыть пункт меню Правка и выполнить команду Заменить. В появившемся окне вве­сти образцы того, что надо найти и на что заменить. Затем надо решить, будете ли вы просматривать каждое заме­няемое значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке <3аменить>, а если нет — один раз щелкнуть по кнопке <3аменить все>.

Сортировка данных Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности, например, в таблице Преподаватели записи можно отсортировать в порядке убывания стажа преподавателей. Кнопки сорти­ровки на панели инструментов (или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию)) позволяют сортировать столбцы по возраста­нию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сор­тировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкните по кнопке сорти­ровки — и данные отобразятся в отсортированном поряд­ке. В режиме таблицы можно выделить сразу два или не­сколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сор­тировку. По умолчанию в Access сортировка записей на­чинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одина­ковых значений в первом сортируемом столбце) — по вто­рому и т.д. Если вы хотите восстановить порядок отобра­жения записей, используйте команду Записи, Удалить фильтр.

Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр — это набор условий, применяемых для от­бора подмножества записей. В Access существуют фильт­ры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту — это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Напри­мер, вам нужно просмотреть в таблице записи только о до­центах. Выделите слово Доцент в любой из записей. Щелкните по кнопке <Фильтр по выделенному> (или вы­полните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенно­му), и Access выберет только те записи, для которых зна­чение в столбце Должность равно Доцент. Обратите вни­мание, что в строке состояния окна таблицы присутствует слово Фильтр. В дополнение к этому кнопка -<Применить фильтр>, затенена, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут: он просто будет отключен. Фильтр по выделенному может собирать вместе критерии выбора при каждом использовании кнопки <Фильтр по выделенному>. Например, вы поместили кур­сор в столбец Должность в записи, в которой значение по­ля равно Доцент, и щелкнули по кнопке <Фильтр по выде­ленному^ Вы увидите только записи о всех доцентах. Ес­ли затем вы поместите курсор в столбец <Должность> и выделите слово Информатика, а затем щелкните по кноп­ке <Фильтр по выделенному> появятся только записи о доцентах, которые преподают информатику. Если вы хоти­те просмотреть значения, которые не удовлетворяют этому критерию, например просмотреть всех преподавателей, кроме доцентов, читающих информатику, щелкните пра­вой кнопкой (курсор мыши должен находиться внутри таблицы) и выберите команду Исключить выделенное. Бу­дут выбраны все записи, кроме недавно выбранных (ин­версный выбор).

Фильтрование данных в Access производится с по­мощью кнопок <Фильтр по выделенному> или <Изме- нить фильтр> (команда меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остает­ся одна запись. Каждое поле становится нолем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке <Применить фильтр> будут выбраны записи, соот­ветствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр... Наиболее удобным и гиб­ким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме вы можете выбрать поля таблицы для ото­бражения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных: в один столбец, ленточная , табличная и выровненная . Поля в форме в один столбец упорядочены и представлены в виде столбцов. Поля мож­но упорядочить как угодно. Access дает возможность ис­пользовать большинство стандартных элементов управле­ния Windows. Линии, рамки, цвета и даже специальные эффекты позволяют создать удобные формы с привлека­тельным внешним видом. Ленточная форма и табличная форма похожи друг на друга, но табличная форма факти­чески повторяет вид уже знакомой вам таблицы и в ней ограничены возможности редактирования. А в ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек с данными. Выровненный вид формы похож на ленточную форму, но отличается тем, что на экран выводятся все поля с одной записью, и если полей много, то они располагаются рядами — один под другим.

Работа 1. Создание базы данных.

1. Создайте новую базу данных.

2. Создайте таблицу базы данных.

3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.1.

4. Сохраните созданную таблицу.

Таблица 1.1. Таблица данных Преподаватели

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код преподавателя	Счетчик
Фамилия	Тестовый	15
Имя	Текстовый	15
Отчество	Текстовый	15
Дата рождения	Дата/время	Краткий
Должность	Текстовый	9
Дисциплина	Текстовый	11
Телефон	Текстовый	9
Зарплата	Денежный

Выполнение работы.

1. Для создания новой базы данных:

• загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

• в окне «Файл новой базы данных» задайте имя ва­шей базы (пункт Имя файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умол­чанию Access предлагает вам имя базы dbl, а тип файла — Базы данных Access. Имя залайте Преподаватели, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

• щелкните по кнопке <Создать>.

2. Для создания таблицы базы данных:

• в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке <Создать>;

• в окне «Новая таблица» выберите пункт Конструк­тор и щелкните по кнопке <ОК>. В результате открывается

окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

3. Для определения полей таблицы:

• введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код преподавателя;

• в строке столбца «Тип данных» щелкните по кноп­ке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Примечание. Заполнение строки столбца «Описа­ние» необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с табл. 1.1 выпол­ните действия, аналогичные указанным выше.

4. Для сохранения таблицы:

• выберите пункт меню Файл, Сохранить;

• в диалоговом окне «Сохранение» введите имя таблицы Преподавател и;

• щелкните по кнопке <ОК>.

. В результате щелчка по кнопке <ОК> Access пред­ложит вам задать ключевое поле, т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотаблич­ной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>.

Работа 2. Заполнение базы данных.

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле «Должность»; должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который бу­дет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность».

3. Задайте значение по умолчанию для поля «Должность» в виде слова. Доцент.

4. Введите ограничения на данные в поле <Код>; эти дан­ные не должны повторяться.

5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 1.2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных дан­ных в поле «Должность».

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответст­вии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

8. Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 450 р. на 470 р.

9. Произведите сортировку данных в поле «Год рожде­ния» по убыванию.

10. Произведите фильтрацию данных по полям «Долж­ность» и «Дисциплина».

11. Просмотрите созданную таблицу, как она будет выгля­деть на листе бумаги при печати.

Таблица 2.1.

Кол	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рожд.	Цолжииосгь	Дисциплина	Телефон	Зарплат
I	Истомин	Ремир	Евгеньевич	23.10.54	Доцент	Информатика	110-44-68	8890р.
2	Миронов	Павел	Юрьевич	25.07.40	Профессор	Экономика	312-21-40	12000р.
3	Гришин	Г:в|снин	Сергеевич	М. 12.67	Доцент	Математика	260-23-65	7600р.
4	Сергеева	Эльга	Ивановна	12.02.72	Ассистент	Математика	234-85-69	4500р.
5	Имен	Гаяьяна	Ивановна	16.02.51	Доцент	Экономика	166-75-33	8900р.
6	Ишатьева	Татьяна	1 (авловна	30.05.66	Доцент	Информатика	210-36-98	7900р.
7	Миронов	Алексей	Николаевич	30.07.48	Доцент	Физика	166-75-33	8900р.

Выполнение работы.

1. Для задания условия на значение для вводимых данных:

• войдите в режим Конструктор для проектируемой таб­лицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выбери­те вкладку Таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по

кнопке™?.] на панели инструментов или выполните коман­ду Вид, Конструктор;

• в верхней части окна щелкните по полю «Должность»;

• в нижней части окна щелкните по строке параметра Ус­ловие на значение;

• щелкните по кнопке Ш для определения условий на зна­чение при помощи построителя выражений;

• в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>., Таким образом вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные зна­чения.

2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правильно введите данные".

3. В строке Значение по умолчанию введите слово "До­цент".

4. Введите ограничения на данные в поле «Код». Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повто­ряться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле «Код» тип данных Числовой, а для выполне­ния первого условия сделайте следующее:

• щелкните по строке параметра Индексированное поле;

• выберите в списке пункт Да (совпадения не допуска­ются)',

• перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке В на панели инструментов или выполнив команду Вид, Ре­жим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.

5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 2.1. Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: "Такой должности нет, пра­вильно введите данные". Введите правильное слово.

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

•. щелкните в любой строке поля «Код»;

• выполните команду Формат, Ширина столбца;

• в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;

• проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:

• переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»;

• выполните команду Правка, Найти;

• в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;

• в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

• в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

• в строке параметра Только в текущем поле установи­те флажок (должна стоять "галочка");

• щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перей­дет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режи­ма поиска.

8. Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 4500 р. на 4700 р.:

• переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»;

• выполните команду Правка, Заменить;

• в появившемся окне в строке Образец введите 4500 р.;

• в строке Заменить на введите 4700. Обратите внима­ние на остальные опции — вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перей­дет на четвертую запись, но здесь не нужно менять дан­ные, поэтому снова щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на девятую запись — это то, что нам на­до;

• щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут из­менены;

Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой <3аменить все>.

• щелкните по кнопке <3акрыть>.

9. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию:

• щелкните по любой записи поля «Год рождения»;

• щелкните по кнопке ЛЙ на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Год рожде­ния».

10. Для фильтрации данных по полям «Должность» и «Дисциплина»:

• щелкните по записи Доцент поля «Должность»;

• щелкните по кнопке Ш или выполните команду Запи­си, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях — доцентах;

• щелкните по записи Информатика поля «Дисципли­на»;

• щелкните по кнопке ИИ или выполните команду Запи­си, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях —доцентах кафедры ин­форматики;

• для отмены фильтрации щелкните по кнопке Ш] на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

11. Для просмотра созданной таблицы:

• щелкните по кнопке ВУили выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги.

• закройте окно просмотра.

Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открывающемся окне мо­жете изменять указанные параметры.

Работа 3. Ввод и просмотр данных посредством формы.

1. С помощью Мастера форм создайте форму Состав пре­подавателей (тип — форма в один столбец).

2. Найдите запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы.

3. Измените зарплату ассистенту Сергеевой с 4700 р. на 4900 р.

4. Произведите сортировку данных в поле «Фамилия» по убыванию.

5. Произведите фильтрацию данных по полю «Долж­ность».

6. Измените название поля «Дисциплина» на «Препода­ваемая дисциплина».

7. Просмотрите форму с точки зрения того, как она будет выглядеть на листе бумаги.

Выполнение работы.

Для создания формы Состав преподавателей:

. откройте вкладку Формы в окне базы данных;

. щелкните по кнопке <Создать>;

• в появившемся окне выберите (подведите курсор мыши и щелкните левой кнопкой) пункт Мастер форм;

• щелкните по значку списка в нижней части окна;

• выберите из появившегося списка таблицу Преподава­тели;

• щелкните по кнопке <ОК>;

• в появившемся окне выберите поля, которые будут при­сутствовать в форме. В данном примере присутствовать

будут все поля, поэтому щелкните по кнопке ¿¡М

. щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр Состав преподавателей. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;

• щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева — это названия по­лей, столбец справа — данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1"). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке

(в сторону записей с большими номерами) или _£] (в сто­рону записей с меньшими номерами). Кнопка Ж! это пе­реход на первую запись, кнопка _Му — переход на послед­нюю запись.

2. Для поиска преподавателя Миронова:

• переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»;

• выполните команду Правка, Найти;

• в появившемся окне в- строке Образец введите фами­лию Миронов;

• в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

• в строке параметра Совпадение выберите из списка па­раметр. С любой частью поля;

• в строке параметра. Только в текущем поле установите флажок (должна стоять "галочка");

• щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вто­рую запись и выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

2. Для замены зарплаты ассистенту Сергеевой с 4700 р. на 4900 р.:

• переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»;

• выполните команду Правка, Заменить;

• в появившемся окне в строке параметра Образец вве­дите 4700 р.;

• в строке параметра Заменить на введите 4900 р. Об­ратите внимание на остальные опции — вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись, но здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкните по кнопке <Найти далее> Курсор перейдет на девятую запись — это то, что нам надо;

• щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изме­нены;

• щелкните по кнопке <3акрыть>.

2. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию:

• щелкните по любой записи поля «Год рождения»;

£Н

• щелкните по кнопке ШЛ на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Год рожде­ния».

2. Для фильтрации данных по полю «Должность»:

• щелкните по записи Доцент поля «Должность»;

%! -

• щелкните по кнопке 'Ш или выполните команду За­писи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях — доцентах;

• щелкните по записи Информатика поля «Дисциплина»;

Щ О

• щелкните по кнопке или выполните команду За­писи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся

только записи о преподавателях - доцентах кафедры ин­форматики;

, vi

• для отмены фильтра щелкните по кнопке ¿üLa на пане­ли инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

2. Измените название поля «Дисциплина» на «Препода­ваемая дисциплина». Для этого:

• перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке

м

ЯУ на панели инструментов или выполнив команду Вид, Конструктор;

• щелкните правой кнопкой мыши в поле «Дисциплина» (на названии поля — оно слева, а строка справа с именем Дисциплина—это ячейка для данных, свойства которых мы не будем менять). В появившемся меню выберите пункт Свойства. На экране откроется окно свойств для названия поля «Дисциплина»;

• щелкните по строке с именем Подпись, т.е. там, где на­ходится слово Дисциплина;

• сотрите слово "Дисциплина" и введите "Преподавае­мая дисциплина";

• для просмотра результата перейдите в режим формы, выполнив команду Вид, Режим формы.

2. Для просмотра созданной формы:

• щелкните по кнопке или выполните команд)' Файл, Предварительный просмотр

• закройте окно просмотра.

Работа 4. Формирование запросов на выборку для однотабличной базы данных .

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access . С помощью запро­сов можно просматривать, анализировать и изменять дан­ные из нескольких таблиц. Они также используются в ка­честве источника данных для форм и отчетов. Запросы по­зволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таб­лицы, выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помо­щью мастеров. Мастера запросов автоматически выпол­няют основные действия в зависимости от ответов пользо­вателя на поставленные вопросы. Самостоятельно разрабо­тать запросы можно в режиме конструктора.

В Access можно создавать следующие типы запро­сов:

• запрос на выборку;

• запрос с параметрами;

• перекрестный запрос;

• запрос на изменение (запрос на удаление, обнов­ление и добавление записей на создание таблицы);

• запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы)

Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям от­бора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Например, можно вы­вести на экран данные о фамилиях доцентов, стаж которых более 15 лет (на основе таблицы Преподаватель).

Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних зна­чений, пересчета и других действий. Например, используя запрос на выборку, можно получить данные о среднем стаже доцентов и профессоров (на основе таблицы Препо­даватели).

Запрос с параметрами — это запрос, при выполне­нии которого в его диалоговом окне пользователю выдает­ся приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Например, часто требуются данные о том, какие дисциплины ведут преподаватели. Чтобы не создавать отдельные запросы по каждому преподавателю, можно создать один запрос с параметрами, где в качестве параметра будет использоваться фамилия преподавателя. При каждом вызове этого запроса вам будет предложено ввести фамилию преподавателя, а затем на экран будут выведены все поля, которые вы указали в запросе, напри­мер фамилия, имя, отчество преподавателя и читаемая им дисциплина. Для создания нового запроса надо в окне базы данных выбрать вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке <Создать>. Откроется окно «Новый запрос», окне вы должны выбрать один из пяти пунктов: Конструктор, Про­стой запрос. Перекрестный запрос, Повторяющиеся запи­си, Записи без подчиненных. Конструктор позволит вам самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов. Простой запрос позволит создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов. (Это наилучший способ создания запроса для начинающих пользователей.). При выборе пункта Повторяющиеся записи будет создан за­прос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или в запросе, а при выборе пункта Записи без подчинен­ных — запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Такой запрос ис­пользуется для многотабличных баз данных.

Основой для запросов с параметрами и запросов на изменение является запрос на выборку, т.е. сначала необ­ходимо определить набор данных, с которым хотите рабо­тать. Затем для созданного запроса на выборку надо пе­рейти в режим конструктора. Задание параметров произво­дится в строке Условия отбора для соответствующих по­лей. Для доступа к запросам на изменение надо открыть пункт меню Запрос — в открывшемся списке вы увидите все виды запросов на изменение.

При выполнении запроса на выборку Access извле­кает записи из таблиц и формирует результирующий набор данных.

После закрытия запроса результирующий набор дан­ных этого запроса прекращает свое существование.

При сохранении запроса остается только структура запроса — перечень таблиц, список полей, порядок сорти­ровки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При со­хранении в базе данных запрос, по сравнению с результи­рующим набором данных, имеет ряд преимуществ:

• на физическом носителе требуется меньший объем пространства;

• запрос может использовать обновленные версии любых записей, измененных со времени последнего запус­ка запроса. При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с мо­мента последнего запуска этого запроса (даже в реальном времени в многопользовательской среде).

Для сохранения запроса следует выполнить следую­щие действия. Выполните команду Файл, Сохранить. Если вы впервые сохраняете запрос, введите новое имя запроса в диалоговом окне «Сохранение».