52.Протокол и связи с общественностью. Организация приема.

Деловое общение с представителями других государств требует особого внимания к вопросам протокола и этикета, неукоснительного соблюдения общепринятых правил и норм. Соблюдение правил протокола повышает эффективность контактов и при общении с деловыми партнерами внутри страны.

Назначение, основные задачи и функции Службы протокола Компании Назначение Службы протокола Компании

• Протокольная служба существует с целью обеспечения средствами и нормами делового протокола, имиджа и корпоративных правил Компании, контактов с зарубежными партнерами, представительных визитов и мероприятий Компании на территории Российской Федерации и за ее пределами

• В своей деятельности протокольная служба руководствуется общепризнанными международными нормами и стандартами в области делового протокола, настоящим положением, а также приказами и распоряжениями первого лица Компании

• В работе с зарубежными партнерами протокольная служба исходит из основных положений российской протокольной практики, международных стандартов, норм, принятых в дипломатическом и деловом протоколе иностранных государств

Задачи Службы протокола Компании

1. Обеспечение деловой репутации Компании и имиджа ее сотрудников в работе с зарубежными и российскими деловыми партнерами

2. Мониторинг информации о проведении представительских мероприятий и переговоров, об их подготовке и статусе участников. Участие в подготовке проводимых мероприятий

3. Обеспечение и соблюдение всех необходимых норм делового протокола при проведении деловых и представительских мероприятий любого уровня

4. Заблаговременное получение информации о мероприятиях, проводимых за рубежом. Установление и поддержание контактов с протокольными службами принимающей стороны. Протокольное обеспечение зарубежных контактов Компании должного представительского уровня, направляемых делегаций Компании в соответствии с правилами делового протокола

5. Организация и подготовка деловых визитов первых лиц Компании

6. Систематизация и обновление информации о международных протокольных стандартах, востребованных в деятельности Компании

7. Подготовка и организационно-протокольное обеспечение представительских мероприятий Компании

8. Контроль соответствия делового имиджа компании протокольным стандартам. Разработка соответствующих рекомендаций другим подразделениям Компании

9. Протокольное сопровождение визитов и приемов делегаций

10. Контроль за соблюдением протокольных норм и стандартов в ведении деловой переписки

11. Ведение протокольного досье. Обеспечение деловых контактов необходимыми атрибутами протокольной техники. Основные функции Службы протокола Компании

1. Подготовка проектов документов и соответствующих распоряжений по организационно-протокольному обеспечению визитов и приемов

2. Разработка программ пребывания гостей компании и согласование ее с соответствующими инстанциями

3. Организация, подготовка и реализация протокольных мероприятий Компании, совместно с другими подразделениями

4. Осуществление протокольного обеспечения основных мероприятий, предусмотренных стратегическими планами Компании

5. Ведение досье о пребывании приглашенных лиц в Компании

6. Прием передовых и подготовительных групп, работа по вопросам протокольного обеспечения визитов и приемов

7. Подготовка и проведение консультации с другими подразделениями Компании по вопросам, входящим в компетенцию Службы протокола

8. Наблюдение за выполнением обязательств сторон, участвующих в проведении представительских мероприятий и внесение в необходимых случаях предложений об изменениях и дополнениях в программу мероприятий

9. Поддержание взаимодействия с другими службами и подразделениями Компании, оказание необходимой помощи по вопросам, входящим в компетенцию Службы

Деловой протокол, как и протокол дипломатический, регламентирует порядок проведения деловых встреч, переговоров и бесед, приема делегаций, подписания договоров и соглашений, ведения деловой переписки, организации представительских мероприятий и т.д. Он включает в себя и необходимость соблюдения требований деловой этики, определяющей и регламентирующей внешнюю сторону деловых контактов.

Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных доку­ментов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.