1.9.2. В какие сроки проводится инвентаризация

Согласно п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Как сказано выше, проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности является обязательным. Тем не менее на основании п. 4 ПБУ 1/2008 в учетной политике организации могут быть конкретизированы сроки проведения данной инвентаризации. При этом должны учитываться особенности хозяйственной деятельности конкретной организации.

Организация может перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не проводить инвентаризацию того имущества, которое инвентаризировалось в IV квартале отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).

1.9.3. Создание инвентаризационной комиссии

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а в случае большого объема работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации). Персональный состав как постоянно действующей, так и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

- представители администрации организации;

- работники бухгалтерской службы;

- другие специалисты (работники инженерных, финансовых, юридических и других служб).

Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут быть включены работники службы внутреннего аудита организации, а также представители независимых аудиторских организаций.

Если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.

Состав инвентаризационной комиссии устанавливается приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации. Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. В этом приказе также указываются сроки проведения инвентаризации и причины ее проведения.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23).

1.9.4. Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств

1.9.4.1. Инвентаризация основных средств

Перед проведением инвентаризации рекомендуется проверить наличие и состояние инвентарных карточек собственных объектов основных средств, в том числе сданных в аренду, а также основных средств, полученных в лизинг и учитываемых согласно договору на балансе организации (формы N N ОС-6 и ОС-6а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7). Малые предприятия, ведущие учет основных средств в инвентарной книге, проверяют правильность ее заполнения на момент проведения инвентаризации (п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н, пп. "а", "в" п. 3.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если организация открывала инвентарные карточки на арендованные объекты основных средств, то такие карточки также проверяются (п. 14 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, пп. "в" п. 3.1 Методических указаний по инвентаризации).

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости инвентаризационная комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности организации на указанные объекты. Также проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации (абз. 2, 3 п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации). В случае если по объектам недвижимости, принятым к бухгалтерскому учету в составе основных средств до момента государственной регистрации права собственности на них, уже получены свидетельства о праве собственности, это должно быть отражено в инвентарных карточках (п. 52 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).

При проведении инвентаризации составляются описи объектов основных средств по унифицированной форме N ИНВ-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России N 88. В описи заносятся полные наименования объектов, их назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации).

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально (с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.), а однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и так далее одинаковой стоимости в описях отражаются по наименованиям с указанием количества этих предметов, если они поступили одновременно в одно из структурных подразделений организации и на них открыта одна инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма N ОС-6а) (п. 3.4 Методических указаний по инвентаризации).

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и материально ответственным лицам. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственных лиц (Указания по применению и заполнению форм, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 88, п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации).

По арендованным объектам основных средств составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов в аренду. На арендованные основные средства опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр такой описи высылают в адрес арендодателя (п. 3.7 Методических указаний по инвентаризации, Указания по применению и заполнению форм).

При выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации объектов основных средств, нематериальных активов по унифицированной форме N ИНВ-18, утвержденной Постановлением Госкомстата России N 88 (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации).

Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственным лицам (Указания по применению и заполнению форм).

На арендованные основные средства составляются отдельные сличительные ведомости (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации, Указания по применению и заполнению форм).

Выявленные при инвентаризации объекты основных средств, а также их недостача отражаются в сличительной ведомости. По выявленным основным средствам в графе 9 указывается их текущая рыночная стоимость (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету объектов основных средств). В случае недостачи в графе 11 сличительной ведомости указывается остаточная стоимость недостающего объекта основных средств по данным бухгалтерского учета.