Временное хранение

Не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в папках- скоросшивателях.

Постоянное хранение

Подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех дат, виз и резолюций на них. Металлических скреплений не должно быть.

Передача дел в архив

Подготовка дел к сдаче в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством. Дела с постоянным сроком хранения принимаются в архив по описям. Дела временного хранения передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Перед сдачей дел проводится экспертиза ценности документов, входящих в состав дела.

Документация по личному составу – это совокупность документов, отражающих трудовую деятельность работников.

К таким документам относятся:

• Трудовые договора;

• Приказы по личному составу;

• Трудовые книжки;

• Личные дела;

• Личная карточка формы Т-2;

• Личный листок по учету кадров.

Из выше перечисленных документов больше всего я работала с приказами по личному составу, личными карточками формы Т-2, личными делами и частично трудовыми договорами.

На НПУП «Макбор» приказы по личному составу я оформляла на общем или специальном бланке. Отличие приказов по личному составу от приказов по основной деятельности в том, что тексты не имеют констатирующей части. Приказы по личному составу начинаются со слов ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕМИРОВАТЬ и т.д.

Приказы по личному составу можно разделить на приказы:

• О приеме на работу;

• О переводе на другую должность;

• Об увольнении;

• О предоставлении отпуска;;

• О командировании.

Все приказы по личному составу отдавала на подпись директору. Затем подшивала в дело

При оформлении работников заводила личное дело.

Личное дело – это систематизированный комплекс документов, содержащих необходимые для нанимателя сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. В каждом деле предусмотрен определенный перечень документов, которые располагаются в определенной последовательности:

1. Внутренняя опись документов.

2. Заявление о приеме на работу.

3. Направление на работу или представление.

4. Анкета.

5. Личный листок по учету кадров.

6. Автобиография.

7. Копии документов об образовании.

8. Трудовой договор с работником.

9. Выписка из приказа о назначении.

10. Дополнение к листку по учету кадров.

11. Справки, характеристики и другие документы.

Документы личных дел формируются в специальные папки. На обложке личного дела указывается наименование предприятия, заголовок «Личное дело», номер личного дела, фамилия, имя и отчество работника.

Документы, находящиеся в личном деле, располагаются в хронологическом порядке и нумеруются. В личное дело не включаются документы временного срока хранения, черновики, неправильно оформленные документы. Во временное пользование личные дела на руки работникам не выдаются. На уволенных, умерших работников их личные дела в установленном порядке передаются в архив. Личные дела хранятся 75 лет.

В нашей организации заводятся также личные карточки формы Т-2 на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

Она состоит из следующих разделов:

1. Общие сведения.

2. Сведения о воинском учете.

3. Назначения и перемещения.

4. Отпуска.

5. Дополнительные сведения.

При оформлении работников на работу все записи в личной карточке делаются на основании паспорта. Личная карточка подписывается работником, причем с одной стороны и с другой, и проставляется дата.

Также на каждого работника заводится трудовая книжка. Из трудовой книжки видно отношение работника к своим обязанностям, его поощрения, служебный рост и квалификационный уровень, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. Все записи вносятся в трудовую книжку после издания соответствующего приказа. При приеме на работу не поздней недельного срока, а при увольнении в день увольнения. При увольнении трудовая книжка отдается на руки работнику в день увольнения под роспись в специальном журнале. За сохранность трудовой книжки несет ответственность руководитель.

При оформлении приема на работу наша организация заключает трудовой договор с работником в письменной форме. Помимо договора, также любой претендент на ту или иную должность пишет на имя руководителя заявление.

После того, как все документы исполнены работник может приступать к своим служебным обязанностям.

В своей работе я использую различную оргтехнику, так как без нее в нашей организации не обойтись.

• Системный телефон - он может выполнять различные функции:

  • Делать внешние и внутренние звонки.

  • П роизводить системное удержание звонка, которое позволяет на время повесить трубку, не разъединяя звонок, в это время абонент будет слышать музыку.

  • Передавать звонки любому третьему внутреннему абоненту.

  • Организовывать конференцию на пять участников в любой комбинации и любом порядке из внутренних и городских участников.

  • Перехватывать звонок, пришедший на другой телефон.

  • Автодозвон.

  • Оставлять сообщения, как напоминание, чтобы вновь перезвонили.

  • Вторгаться в разговор, если это предусмотрено и запрограммировано заранее.

  • Пейджинг, эта функция позволяет обращаться к прочему персоналу через спикеры на системных телефонах.

• Ф аксимильный аппарат позволяет отправлять и принимать факс, программировать телефонные номера для быстрого набора, делать копии документов, имеет автоответчик, который отвечает на поступающие звонки в отсутствие работника. С помощью его работник может прослушать оставленное сообщение. В факсимильном аппарате еще присутствует функция спикерфона, которая позволяет вести разговор не через трубку, а через встроенный в аппарат микрофон и динамик для громкого воспроизведения речи абонента. В факсе также присутствуют принтер, который служит для распечатывания факсов и сканер, который используется для обычного сканирования, позволяя сохранять документы в электронном виде.

• 3 . Компьютер – это электронно-вычислительная машина, которая позволяет сохранять многочисленное число информации. В нем хранится различная документация, установлено много разнообразных программ и позволяет выводить нужную информацию на печать. Для выполняемой мной работы я использую на компьютере такие программы, как Microsoft Word, Excel, Outlook и др.

• 4 . Принтер - это оборудование, позволяющее выводить на печать самые разнообразные документы и изображения. В моей работе используется принтер НР Laser Jet 1020, он обеспечивает мне надежность и удобство работы.

• 5 . Множительный аппарат – оборудование, которое производит множество копий многочисленных документов. Этот аппарат выполняет свою работу очень быстро и при этом сохраняет высокое качество копий.