Блок-схема работы с входящими документами

Прием документов, проверка

правильности адресования и приложений

Предварительное рассмотрение

(сортировка, разметка)

Передача писем с пометкой

«лично» работникам фирмы

Простановка отметки о поступлении (входящего номера и даты) на документе

Регистрация

Передача (доклад) документов

руководителю

Рассмотрение документов

руководителем (резолюция)

Передача документов зам.директора, в структурные подразделения или исполнителям

Внесение сведений из резолюции в

журнал или карточку регистрации

Передача документов исполнителю

Контроль исполнения документов

Исполнение документов

Подшивка документов в дела

Блок-схема работы с исходящими документами

Составление проекта исходящего документа

Согласование проекта документа

Печать проекта документа

Проверка правильности оформления проекта документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

Простановка индекса (номера) на документе

Проверка правильности адресования

Отправка документа адресату

Подшивка второго экземпляра (копии) в дело

Для нормальной работы организации необходимо, чтобы созданные и полученные документы были соответствующим образом организованы.

1. Регистрация документов

2. Контроль за исполнением.

3. Номенклатура дел.

4. Оформление дел.

5. Передача дел в архив.

Регистрация документов – это фиксация факта создания документов, путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них в регистрационных формах.

Цели регистрации:

• Учет;

• Поиск;

• Контроль;

• Обеспечение сохранности документов.

Основной принцип регистрации – однократность. Это значит, что документы должны регистрироваться в организации только один раз и в одном месте.

Входящая документация регистрируется в день поступления, исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания.

В настоящее время существует 3 формы регистрации:

• Журнальная;

• Карточная;

• Автоматизированная (компьютерная).

Журнальная форма регистрации применяется в организации с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документов.

Основные виды журналов:

• Журнал регистрации входящих документов;

• Журнал регистрации исходящих документов;

• Журнал регистрации внутренних документов;

• Журнал регистрации документов для служебного пользования.

В нашей организации заведено несколько дополнительных видов журналов регистрации документов:

• Журнал регистрации справок;

• Журнал регистрации приказов по личному составу.