Комитет по образованию Мингорисполкома

Учреждение образования Мингорисполкома

Минский государственный колледж электроники

о предвыпускной производственной практике

учащейся ІІІ курса группы 250 С

Кривошей Виктории Викторовны

Квалификация: секретарь

Специальность: документирование, информационное и организационное обслуживание

Руководитель практики

Мастер производственного

обучения Г.Ф.Босянок

Минск, 2013

Содержание

Визитная карточка предприятия……………………………………………

НПУП «Макбор»…………………………………………….

Мои служебные обязанности……………………………………………..

Мое рабочее место………………………………………………………..

Описание выполненных работ на НПУП «Макбор»………………….

Ведение делопроизводства на НПУП «Макбор»………………………..

Журналы регистрации в моей организации…………………………..

Документация по личному составу на НПУП «Макбор»………………

Описание моей оргтехники……………………………………………..

Заключение…………………………………………………………………

Приложение…………………………………………………………….

Ул.Немига, 40

220004, Г.Минск-04

www.makbor@tut.by

Научно-производственное унитарное предприятие "Макбор", основанное в 1993 году, является крупным оператором рынка продуктов питания.

С 1998 года основным видом деятельности нашего предприятия является выпуск продукции собственного производства, ориентированной на рынки Российской Федерации и Республики Беларусь. Продукция нашей компании зарекомендовала себя с положительной стороны благодаря оптимальному сочетанию качества и цены.

Наше предприятие обладает серийным сертифицированным производством пакетированного чая, кофейных напитков "3в1" и кофе растворимого. Продукция предприятия неоднократно отмечалась призами в различных номинациях на продуктовых ярмарках Российской Федерации.

Собственные производственные мощности, оснащенные современным импортным оборудование, позволяют выпускать различный пакетированный и весовой чай. Предприятие закупает высококачественный чай, выращенный, собранный вручную и переработанный на лучших плантациях, в соответствии со строгими критериями, предъявляемыми компанией к вкусу и качеству чая. Партнером НПУП «Макбор» является компания «Van Rees B.V.» (Нидерланды), крупнейший поставщик сырья в мире.

Сотрудники нашей организации выезжали на чайные фабрики ведущих производителей, а также проходили обучение в Англии, Голландии у лучших в мире титестеров. Прекрасно изучив тонкости чайной культуры, мы стали истинными ее ценителями. Наша продукция проходит строжайший контроль – начиная от сбора урожая чайного листа до появления готового чая на полках магазинов.

С 2000 года наше предприятие является действующим членом торгово-промышленной палаты РБ, владельцем собственных зарегистрированных торговых марок "Престиж" и "Синдбад", имеющих широкую известность у потребителя.

«Синдбад» широко известен на мировом рынке. Чай выращивают на плантациях в Южной Индии, Китае, Цейлоне. Изготавливается из сочных листьев чайного куста. Чай быстро и хорошо заваривается, обладает ярким и классическим настроем, прекрасно тонизирует, придает силы и также обладает уверенной терпкостью. Эта марка включает в себя и зеленый чай, который обладает уникальными целебными и стимулирующими свойствами, он очищает организм и утоляет жажду.

«Престиж» - коллекция листового чая. Эта коллекция является результатом кропотливой работы наших специалистов, которые в течение долгого времени старательно отбирали сырье, совершенствовали технологии. В этой коллекции использованы отборные сорта черного цейлонского и зеленого китайского чая, скандинавской розы, южно-африканского ройбоса, матэ из Южной Америки. Эти сорта чаев наполнены особым сильным вкусом, в которых переплетаются замечательная терпкость и бархатистая мягкость. Каждый из сортов чая хорошо тонизирует, придает силы и бодрость. В этой торговой марке также присутствуют сорта зеленого чая. Эти напитки обладают антиоксидантными свойствами, выводят токсины, способствуют укреплению кровеносных сосудов, регулируют артериальное давление, повышают естественные защитные возможности организма, нормализуют обмен веществ. Зеленый чай «Престиж» выращен на знаменитых плантациях провинции Юань. Для получения зеленого чая сырье подвергают тепловой обработке, при которой погибают ферменты чайного листа,

что позволяет сохранить от окисления вещества, содержащиеся в чайном листе. Поэтому по химическому составу зеленый чай ближе к чайному «натуральному» листу. В нем не образуется темноокрашенные фенольные соединения. Зеленый чай очень богат витаминами. Один из сортов зеленого чая торговой марки «Престиж» прославляется тем, что в него добавляются натуральные лепестки жасмина. При заваривании дает прозрачный светло-зеленый настой и свежий, изысканный, насыщенный ароматом вкус.

В этом году нашей компанией была открыта новая торговая марка «Милорд». В течение года лучшие титестеры тщательно отбирали сырье для чайной коллекции «Милорд» со всего мира – Шри-Ланка, Китай, Япония, Таиланд, Чили, Судан. В эту коллекцию вкусов вошли отборный черный, зеленый чай с натуральными добавками лимонника, шиповника, жасмина.

Я надеюсь, что в дальнейшем наша компания будет реализовывать новые сорта чая, кофе, какао, которые будут пользоваться большим спросом у покупателей, а также представлены на мировом рынке в любых уголках нашей планеты.

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное – от секретаря-помощника руководителя, ученого секретаря до технического секретаря. Условно я свою работу могу разделить на две части:

1. Работа с документами.

2. Работа организационная.

К работе с документами относится: ведение деловой переписки, обработка, отправление и оформление писем, составление актов и протоколов, регистрация исходящей и входящей документации. Я принимала документы и личные заявления на подпись руководителя организации, следила за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, печатала по указанию руководителя служебные материалы и принимала и отправляла факсимильные и электронные сообщения.

К организационной работе относится: организация совещаний и заседаний, прием посетителей. Во время приема я заваривала гостям чай или кофе. Организовывала командировки и презентации. Вела телефонные переговоры. Я вызывала работников по поручению руководителя, записывала в отсутствие начальника принятые сообщения, а также заваривала свежий кофе и преподносила его своему руководителю.

В своей профессии я больше всего ценю профессионализм. Я стараюсь грамотно вести телефонные переговоры, быть аккуратной в ведении дел, порядочной и доброжелательной в общении с работниками, часто проявляю инициативу по отношению к работе. В своей специальности я вырабатываю такие деловые качества как профессиональное мастерство, осведомленность, пунктуальность, организованность, ответственность и дипломатичность, т.к. я часто сталкиваюсь с большим разнообразием решаемых задач, выполняю несколько работ одновременно и общаюсь с множеством посетителей. Прежде чем принять то или иное решение, я должна быть уверена, что оно пойдет на пользу делу. Я тактична и вежлива с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Прежде всего, я думаю о деле и стараюсь сделать его максимально хорошо. При необходимости оказываю помощь сотрудникам в напряженных ситуациях, а также иногда приходится идти на некоторые личные неудобства ради общего дела.

М ое рабочее место располагается в приемной возле кабинета директора. В приемной находится мебель, которая предназначена для отдыха, а также для посетителей, ожидающих приема начальника; различные шкафы и полки, на которых хранится входящая и исходящая корреспонденция. Но главная особенность этого помещения – это камеры наблюдения, которые позволяют наблюдать за происходящим в офисе. Эта система видеонаблюдения уникальна своей моделью, функциональными возможностями и может включать в себя звуковое расширение, захват видеоизображения и сторожевой таймер компьютера.

Мое рабочее место хорошо освещено и это создает благоприятное условие для выполняемой мной работы. В приемной находится большой стол в светлых тонах, с множеством ящиков, в которых хранятся телефонные справочники, информационные каталоги, брошюры изготовляемой продукции компании. У стола стоит вращающийся стул с подлокотниками. Во время работы я чувствую себя в нем комфортно и удобно.

Мое рабочее место оснащено новейшей и различной оргтехникой. Она подразумевает под собой системный телефон, факсимильный аппарат, компьютер, принтер, сканер, а также множительный аппарат.

На столе также находятся: папки-скоросшиватели, журналы регистрации, ежедневник, в котором фиксируются знаменательные даты, даты приема посетителей; канцелярские принадлежности, т.е. степлер, дырокол, скрепки, ножницы и т.д.

Светлые тона помещения придают моему рабочему настроению «теплоту», энергичность и стремление к работе.

В НПУП «Макбор» я составляла и оформляла документы, которые относятся к справочно-информационным:

1. Письма.

2. Справки.

3. Протоколы.

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте).

Я оформляю письма на бланках для писем А4.

В состав реквизитов служебного письма входит:

• Герб или эмблема;

• Наименование вышестоящей организации;

• Наименование организации;

• Почтовый адрес;

• Коммуникационные и коммерческие данные;

• Дата;

• Индекс;

• Ссылка на индекс и дату входящего документа;

• Заголовок;

• Текст;

• Отметка о наличии приложения (если есть);

• Подпись;

• Фамилия исполнителя и номер рабочего телефона;

• Отметка о исполнении;

• Отметка о контроле.

Текст письма должен быть легко читаемым, не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские.

Письма в основном излагаются по схеме: вступление, доказательство, заключение. Объем письма, как правило, не должен превышать не более двух страниц.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.

Протокол оформляется на общих бланках и содержит следующие реквизиты:

• Наименование вида документа и его порядковый номер;

• Дату;

• Место составления протокола;

• Заголовок к тексту;

• Текст;

• Подписи председателя и секретаря.

Заголовок к тексту обычно содержит название собрания, например: «Заседание ученого совета», «Заседание профсоюзного комитета».

Текст протокола состоит из 2-х частей – вводной и основной.

Во вводной части перечисляются присутствовавшие на собрании, в том числе указывается, кто был председателем и секретарем собрания. Также указываются должности присутствовавших, если это протокол производственного совещания. Заканчивается вводная часть повесткой дня.

Основная часть протокола состоит по схеме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ- ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно к каждому пункту повестки дня.

Текст протокола подписывается председателем и секретарем.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или фактов или событий.

Справки могут быть служебные и личные.

Служебные справки содержат результат обобщений каких-либо обследований.

Личные справки выдаются физическим лицам. В них обычно подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица.

Справка содержит следующие реквизиты:

• Адресат;

• Название вида документа;

• Порядковый номер справки;

• Дату;

• Место составления;

• В служебных справках – заголовок к тексту;

• Текст;

• Отметку о наличии приложений;

• Подпись.

Отличия служебных справок от личных заключаются в том, что в служебных оформляется реквизит Адресат, а в личных пишут для какой цели выдана справка. На личных справках обязательна печать учреждения, выдавшего справку.

Одним из типичных видов моей работы является ведение делопроизводства. Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. В моей организации ежедневно проходит множество как исходящей, так и входящей корреспонденции.

К числу исходящей корреспонденции относятся:

• Ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу.

• Инициативные письма различной тематики, требующие ответной реакции адресата.

Корреспонденцию, отправляемая в один адрес, вкладывала в один конверт, а на письмах с несколькими адресатами подчеркивала наименование того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма. Документы обрабатывала и отсылала в тот же день, когда передавали на отправку.

К числу входящей корреспонденции относятся:

• Письма с просьбами, предложениями;

• Справочно-информационная документация.

При получении корреспонденции проверяла целостность ее упаковки и правильность доставки. В случае повреждения упаковки делала соответствующие отметки. Важные документы передавала руководителю лично. Всю остальную корреспонденцию для рассмотрения передавала в день получения.