Лабораторная работа №1 «субд Access».

Тема: База данных. Информационные системы. Основные приемы работы. Создание базы данных.

Основные понятия баз данных

База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче: отслеживание заказов клиентов, хранение товаров на складе, сведения о сотрудниках учреждения и т.п.

Работа с большими наборами данных легче автоматизируется, когда данные упорядочены, то есть образуют заданную структуру. Существует три основных типа структур данных:

• линейная или список (например, листы книги),

• иерархическая (части, разделы, главы, параграфы книги) и

• табличная (оглавление или содержание книги).

Линейные структуры данных (списки)- это упорядоченные структуры, в которых адрес элемента однозначно определяется его номером.

В иерархической структуре адрес каждого элемента определяется путём доступа (маршрутом), ведущим от вершины структуры к данному элементу.

Основным недостатком иерархических структур данных является увеличенный размер пути доступа. Часто бывает, что длина маршрута оказывается больше, чем длина самих данных, к которым он ведёт.

Табличные структуры данных (матрицы) – это упорядоченные структуры, в которых адрес элемента определяется номером строки и номером столбца, на пересечении которых находится ячейка, содержащая искомый элемент,

База данных (БД) – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

По тому, какой тип структуры данных реализован в базе данных, различают иерархическую, сетевую (усовершенствованная иерархическая) и реляционную (табличную) базы данных. Наибольшую популярность приобрели реляционные базы данных, т.к. они наиболее наглядны и удобны в работе. Однако недостатком их является дублирование данных. Уменьшения дублирования данных добиваются разумной организацией таблиц и установлением связей между ними – повторяющиеся данные выносят в отдельные таблицы. Процесс разделения повторяющихся данных по отдельным таблицам называется нормализацией

Таблица БД состоит из строк и столбцов. Столбцы таблицы называются полями, а строки таблицы называются записями. Каждое поле имеет имя (заголовок колонки) и определенный тип данных.

Поля

Ф.И.О	Год рождения	Должность	Телефон
Иванов И.И.	1961	Инженер	350-00-12
Петров П.П.	1972	Лаборант	120-23-30
Сидоров С.С.	1950	Гл. инженер	456-32-78

записи

Система управления базами данных Access

Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определённом формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде.

Наиболее популярны реляционные СУБД, основой которых является набор связанных таблиц.

ACCESS – это реляционная СУБД. Она даёт возможность автоматизировать часто выполняемые операции (расчёт заработной платы, учёт материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчёты. Access входит в MS Office и позволяет легко импортировать данные из таблиц Excel и экспортировать отчеты в Word.

База данных Access хранится в одном файле базы данных. В рамках этого файла доступны следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;

• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

Основой любой БД являются таблицы. Поэтому наиболее важным в проектировании БД является правильная разработка структуры таблиц и связей между ними. Этот этап создания БД осуществляется совместно разработчиком и заказчиком БД Разработчиками обычно являются высококвалифицированные специалисты в области создания БД, а в роли заказчика выступают руководители различных организаций.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать НЕПОВТОРЯЮЩУЮСЯ ИНФОРМАЦИЮ. Тогда достаточно будет изменить данные только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных ПРАВИЛЬНО.

Для просмотра данных из БД служат запросы, позволяющие отображать нужную информацию. В запросах могут выводиться требуемые в текущий момент данные, например, перечень заказчиков. В запросе могут отображаться данные из одной или нескольких таблиц.

Прежде чем приступить к разработке таблиц, запросов, форм и других объектов, рекомендуется предварительно спланировать структуру на бумаге.

Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы:

1. Определение цели создания базы данных. Формирование объектов и списков необходимых для хранения данных. Затем осуществляется нормализация БД, чтобы устранить повторяющиеся данные. Объектам должны соответствовать таблицы, а спискам сохраняемых данных — поля (столбцы) в этих таблицах.

2. Определение типа полей в базе данных. Каждое поле содержит определенные фактические данные. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле с определенным типом.

3. Определение таблиц, которые должна содержать база данных. Каждая таблица должна содержать информацию только по одному объекту.

4. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи. Каждая таблица базы данных должна содержать поле или набор полей, однозначно определяющие каждую запись. Такое поле или набор полей называют ключевыми.

5. Определение связей между таблицами. После разбиения данных на таблицы и определения ключевых полей необходимо выбрать способ, которым будут объединяться сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных.

Создание таблицы начинается с описания ее структуры. При этом необходимо описать все поля таблицы, указав их названия и типы данных, которые будут храниться в этих полях.

В Access используются следующие типы данных.

Тип	Описание
Текстовый (значение по умолчанию)	Любой текст или число не требующие проведения расчетов (например, фамилия, номер телефона и.т.д.), длиной не более 255 знаков, включая пробелы и знаки препинания.
Поле МЕМО	Для хранения любых данных описательного характера большого объема; до 65535 символов.
Числовой	Числа различных форматов, над которыми производятся вычисления, кроме чисел для финансовых расчетов.
Дата/время	Для записи даты и/или времени.
Денежный	Числа, над которыми производятся финансовые расчеты.
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникаль­ный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Автоматически добавляет номер, увеличивающийся на 1. Как правило, ключевое поле.
Логический	Поле, содержащее только одно из возможных значений (да – нет; правда – ложь).
Поле объекта OLE	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access
Гиперссылка	Поле для хранения гиперссылок на файлы, хранящиеся в компьютере, или адреса сайтов в Интернете.

После создания таблиц необходимо установить связи между ними. В каждой таблице обязательно должно быть ключевое поле, т.е. поле, данные в котором повторяться не могут.