Лабораторная работа № 3 создание отчета по таблице

1. ЦЕЛЬ ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЫ

Приобретение навыков создания и обработки базы данных в среде СУБД МS Ассеss: ос­воение процедуры создания отчетов на основе связанных таблиц

2. ЗАДАНИЕ НА РАБОТУ

См. лабораторную работу № 1

3. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Отчет представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Выберите объект «Отчеты» окна базы данных. Нажмете кнопку «Создать».

В окне «Новый отчет» выберите режим «Мастер отчетов». В нижней части окна нажмите на кнопку раскрытия списка. Выделите таблицу (например, ЗАКАЗЧИК). Нажмите кнопку ОК.

В списке Доступные поля в окне «Создание отчетов» укажите поля, которые необхо­димы для вывода на печать: нажмите кнопку >>, т.е. все поля таблицы будут присутство­вать в отчете. Нажмите кнопку «Далее». Появилось окно «Создание отчетов». Уровни группи­ровки добавлять не надо. Нажмите «Далее».

Задайте порядок сортировки по полю «Фирма» - возрастающий_. Нажмите кнопку «Да­лее».

Выберите вид макета для отчета: табличный. Установите ориентацию листа бумаги при печати: альбомная. Выберите опцию «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». Нажмите кнопку«Далее».

Выберите требуемый стиль: сжатый. Нажмите кнопку «Далее».

Задайте имя отчета - ЗАКАЗЧИК. Нажмите кнопку «Готово».

Самостоятельно создайте отчет на основе таблицы ТОВАР и ЗАКАЗ.

4. СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА

См. лабораторную работу № 1

Лабораторная работа № 4 конструирование запроса на выборку на основе связанных таблиц. Создание итогового запроса в режиме конструктора

1. ЦЕЛЬ ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЫ

Приобретение навыков создания и обработки базы данных в среде СУБД МS Ассеss: ос­воение процедуры создания и способа конст­руирования запроса на выборку на основе связанных таблиц.

2. ЗАДАНИЕ НА РАБОТУ

См. лабораторную работу № 1

3. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

3.1. Конструирование запроса на выборку на основе связанных таблиц

В общем случае запрос - это вопрос о данных. Простейший из запросов - запрос-выборка - это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица (столбцы-поля и строки), и формирует на основе фактических данных БД. Запрос на выборку отбираем данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отражает их в нужном порядке. Для создания запроса:

1. Откройте объект «Запросы» в окне базы данных. Нажмите на кнопку «Создать».

2. В окно «Новый запрос» выберите режим «Конструктора». Нажмите кнопку ОК.

1. В окне «Добавление таблицы» по очереди выберите таблицы, которые будут использоваться в запросе (ЗАКАЗЧИК, ТОВАР, ЗАКАЗ). Каждый раз нажимайте кнопку «Добавить». Закройте окно «Добавление таблицы».

Рисунок 23. Создание схемы данных запроса.

Верхняя часть окна «Конструктор запроса» содержит список всех полей таблиц, включен­ных в область действия запроса.

Нижняя часть содержит бланк, в котором Вы определяете параметры запроса. Каждый столбец бланка соответствует одному из полей (рис.24).

Необходимо заполнить бланк запроса

В строку «Поле» включить имена полей, используемых в опросе:

• Из таблицы ЗАКАЗ поля - Дата, Код заказа, Количество;

• Из таблицы ЗАКАЗЧИК - Фирма;

• Из таблицы ТОВАР - Товар.

Для этого установите курсор на имя поля в верхней части окна конструктора запроса, на­жмите левую кнопку мыши, и, не отпуская ее, перетащите имя поля из верхней части кон­структора запроса в нижнюю, поставив в строку «Поле».

Рисунок 24. Бланк запроса по образцу (QBE).

В строке «Сортировка» по полю «Дата» выберите порядок сортировки записей результата.

Для вычисления суммы по заказам создайте вычисляемоe поле "сумма", для чего выделите пустую ячейку в строке «Поле» и введите следующее выражение: Сумма: [Товар]![Цена]*[Заказ]![Количество]

Ссылка на поле Цена в таблице Товар. Ссылка на поле Количество в таблице Заказ.

Чтобы увидеть все выражение, увеличьте ширину столбца, дважды щелкнув на пра­вом разделителе полей столбца.

Чтобы установить формат данных в поле «Сумма»:

• Установите курсор на поле «Сумма» и выберите команду «Вид Свойства»;

• В окне «Свойства поля» в строке «Описание» укажите имя поля;

• В строке «Формат поля» выберите нужный формат (фиксированный);

• Закройте окно «Свойство поля».

Щелкните в строке «Вывод на экран» (отметьте галочкой поля, которые будут включены в результирующую таблицу - Дата, Фирма, Код заказа, Товар, Количество, Сумма).

Чтобы увидеть результат выполнения запроса выберите команду «Вид - Режим таблицы» (рис. 25).

Рисунок 25. Результат работы запроса.

Закройте окно Конструктора запроса, нажав на «х» в правом верхнем углу окна «Запрос на выборку», сохраните запрос и дайте ему имя, например, Запрос_Заказ.

Запрос на выборку позволяет выбирать данные в соответствии с условием, введенном в строку Условие отбора в нижней части бланка Запроса в режиме Конструктора (например, в поле Контактная персона ввести интересующую пользователя фамилию). Создайте такой запрос конструктором:

• Добавьте в запрос таблицы ЗАКАЗЧИК. ЗАКАЗ и запрос Запрос_3аказы.

• Установите связь между таблицей ЗАКАЗ и -запросом Запрс_Заказы, для чего перета­щите поле «Код заказа», нажав левую клавишу мыши, из списка полей таблицы ЗАКАЗ в список полей Запрос_3аказы на поле с тем же именем. Отпустите клавишу мыши.

• Выберите поля: Фирма и Контактная персона (из таблицы ЗАКАЗЧИК), Дата и Код заказа (из таблицы ЗАКАЗ), Количество, Товар и Сум­ма (из запроса Запрос_3аказы) аналогично созданию первого запроса.

• В строке «Условие отбора» нижней части бланка конструктора запроса у поля «Контакт­ная персона» наберите Столетова СМ (Рис. 26).

Рисунок 26. Запрос с условием отбора.

Запрос, представленный в режиме Таблицы имеет вид, представленный на рисунке 27.

Рисунок 27. Результат работы запроса.

В частном случае, проектируя запрос, вы можете создать из него своеобразную микропрограмму, которая будет работать по-разному, в зависимости от вводимого вами параметра. Запрос с параметрами выводит одно или несколько предопределенных диалоговых окон, в которых запрашивается ввод условий отбора при каждом запуске запроса. В ответ на запрос пользователь должен ввести значения параметров (условия отбора). Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, следует ввести в ячейку строки «Условие отбора» текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст приглашения должен отличаться от имени поля, но может включать его.

В данном случае в строке Условие отбора (запрос Запрос_Заказ) наберите фразу [Введите дату заказа] (рис. 28).

Рисунок 28. Запрос с параметром.