Основные элементы интерфейса Microsoft Access

Окно базы данных

Работа в Access начинается с открытия уже существующей БД или создания новой. При этом на экране появляется окно БД (рис. 2).

Рисунок 2. Окно базы данных.

Структурно такое окно разделено на три области. В левой части окна расположена панель Объекты, куда включены кнопки объектов базы данных: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов и модулей. После щелчка на такой кнопке открывается вкладка соответствующих объектов базы данных.

Панель инструментов (рис.3), которая позволяет работать с этими объектами, просматривать данные о них, а также выбирать, в каком виде будет отображаться список объектов, расположена в верхней части окна, сразу под строкой заголовка.

Рисунок 3. Панель инструментов.

Назначение основных кнопок этой панели.

■ Кнопка Открыть — открывает для просмотра или запускает на выполнение выбранный объект.

■ Кнопка Конструктор — позволяет изменить выбранный объект в режиме конструктора.

■ Кнопка Создать — создает новый объект выбранного типа.

■ Кнопка X — удаляет текущий объект.

Оставшиеся кнопки справа дублируют группу команд из меню Вид и отвечают за то, как будет выглядеть в основной области окна список объектов. Вы можете выбрать здесь стандартное представление списка, указать, крупными или мелкими значками будут отмечены объекты или выбрать вывод списка объектов в виде таблицы с дополнительными сведениями, включая имя объекта, описание, дату последнего изменения, дату создания, тип, имя владельца.

Окно таблицы

Просмотреть данные в привычном для нас, "табличном", виде и выполнить необходимые операции с записями таблицы можно, используя специальное окно таблицы (рис. 4). Верхняя строка окна таблицы содержит имя таблицы. В следующей строке перечислены названия "колонок" таблицы, или, согласно терминологии Access, имена полей таблицы. Каждая строка такой таблицы называется запись.

Рисунок 4. Окно таблицы Заказчик.

Навигация по таблице в таком режиме возможна с помощью двух полос прокрутки: вертикальной (расположенной вдоль правого края окна), которая служит для прокрутки записей, и горизонтальной (в правой нижней части окна), которая позволяет просматривать те поля таблицы, которые не поместились в окно.

Внизу слева находится навигационная панель окна таблицы (рис. 5). Используя её, можно сразу переместиться в начало или конец таблицы, перейти на следующую или предыдущую запись, а также создать новую запись. Чтобы быстро перейти к записи с известным вам порядковым номером, просто укажите его в поле Текущая запись и нажмите <Enter>.

Рисунок 5. Навигационная панель окна таблицы.

Окно формы

Если окно таблицы позволяет просматривать информацию из таблиц Access в виде привычного набора столбцов и строк, то окно формы визуально напоминает бланки документов. Основное назначение формы — ввод данных или просмотр таблицы по одной записи за раз. Пример такой формы приводится на рис. 6.

Рисунок 6. Стандартная форма Access для таблицы Заказчик.

В верхней строке указано имя таблицы. Записи выводятся здесь по одной, в виде списка пар — название поля и его значение — и располагаются посередине окна формы. Нижняя строка формы — это уже знакомая вам навигационная панель.

Окно запроса

После создания базы данных, помимо выполняемой ею роли информационного хранилища, она должна, в первую очередь, обеспечивать быстрое предоставление актуальных данных. Поиск информации в таблицах БД осуществляется с помощью такого механизма, как запросы. В Access для запросов, как и для других объектов баз данных, предусмотрено специальное окно запроса (рис. 7).

Рисунок 7. Основные элементы окна конструктора запросов.

Панель инструментов База данных

Стандартная панель инструментов База данных располагается прямо под строкой главного меню и представляет собой ряд кнопок, после щелчка на каждой из которых выполняется то или иное действие (рис. 8).

Рисунок 8. Стандартная панель инструментов Access.

На панели инструментов выносятся наиболее часто используемые команды, что избавляет пользователя от необходимости искать их в лабиринтах меню.

Технология работы с базой данных

СУБД MS Access работает с объектами, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Все связанные между собой объекты организованы в один файл, называемый базой данных.

Макрос - это набор специальных макрокоманд (например, Открыть Форму, Печатать Отчет и т.п.), а модуль - это программа, написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.

Таблица является базовым объектом MS Access,это основа реляционной базы данных, в ней хранятся данные. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

При работе с реляционной СУБД необходимо соблюдать определенную последователь­ность действий.

Предварительно БД должна быть спроектирована. Определяют количество таб­лиц БД и их структуру. При задании структуры таблиц определяют:

• имена полей,

• последовательность их размещения в таблице,

• тип данных для каждого поля,

• размер полей,

• ключевые поля н другие свойства полей.

Например, информация, которая будет храниться в БД, подразделяется на ин­формацию о заказчиках, товарах, заказах. Следовательно, необходимо создать три таблицы: ЗАКАЗЧИК, ТОВАР, ЗАКАЗ. Описание структур таблиц СУБД представлено в таблицах 1, 2, 3 методических указаний (МУ) соответственно. Причем:

• каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя;

• наименование поля - название поля в шапке таблицы;

• признак ключа (ключевое поле) - поле, значение которого однозначно определяет запись в таблице;

• тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле (В MS Access предусмот­рены восемь основных типов данных: текстовый, числовой, дата/время, счетчик (исполь­зуется для определения уникального системного ключа таблицы), логический, MEMO (текст большого размера), поле объекта OLE;

• размер поля задает максимальную длину строки или диапазон чисел, сохраняемых в поле.

Таблица 1.

Описание структуры записей таблицы ЗАКАЗЧИК

Поле		Признак ключа	Формат поля
Имя поля	Наименование (реквизит)		Тип данных	Размер поля	Точность
Код фирмы	Код фирмы	*	Счетчик	Дл. целое
Фирма	Наименование фирмы		Текстовый	50
Адрес	Адрес		Текстовый	50
Телефон	Телефон		Текстовый	30
Контактная персона	Контактная персона		Текстовый	50

Таблица 2.

Описание структуры записей таблицы ТОВАР

Поле		Признак ключа	Формат поля
Имя поля	Наименование (реквизит)		Тип данных	Размер поля	Точность
Код товара	Код товара	*	Счетчик	Дл. целое
Товар	Наименование товара		Текстовый	50
Характеристика	Характеристика товара		Текстовый	50
Ед. из.	Единица измерения		Текстовый	10
Цена	Цена,руб		Денежный		2

Таблица 3.

Описание структуры записей таблицы ЗАКАЗ

Поле		Признак ключа	Формат поля
Имя поля	Наименование (реквизит)		Тип данных	Размер поля	Точность
Код	Номер записи	*	Счетчик	Дл. целое
Дата	Дата		Дата/время
Код фирмы	Код фирмы		Числовой	Дл. целое
Код заказа	Код заказа		Числовой	Дл. целое
Код товара	Код товара		Числовой	Дл. целое
Количество	Количество		Числовой	Дл. целое

На следующем этапе создается схема данных, описывающая взаимосвязь между таблицами. Затем создаются формы. Форма не является самостоятельным объектом Access: она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Для обработки информации, хранящейся в базе данных, используют запросы. Результату обработки информации выводят на печатающее устройство с помощью отчетов. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.

3. ОБОРУДОВАНИЕ

ПЭВМ IBM PC, операционная среда Windows, MS Access, MS Excel.

4. ЗАДАНИЕ НА РАБОТУ

1. Изучить основные понятия баз данных, изложенные в теоретических положениях работы.

2. Выполнить все пункты, указанные в теоретических положениях работы.

3. Самостоятельно сформулировать задание по обработке записей таблицы, согласовать его с преподавателем и создать соответствующие запросы.

4. Оформить отчет.

5. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

5.1. Создание файла новой базы данных

Перед началом работы создайте свою папку (желательно в директории с № вашей группы). Для запуска программы МS Access щёлкните по ярлыку программы на Рабочем столе или нажмите кнопку Пуск и выберите в меню Программы - Microsoft Access.

В окне Microsoft Access «Создание базы данных» выберите параметр «Новая база данных».

Нажмите кнопку ОК.

В открывшемся окне «Файл новой базы данных» найдите и откройте папку вашей группы и вашу папку. В поле имя файла введите имя создаваемой БД. Как правило, имя новой БД совпадает с конкретной предметной областью, для которой и проектируется БД. Тип файла базы данных по умолчанию имеет расширение mdb. (Рис. 9)

Рисунок 9. Создание файла базы данных.

Нажмите кнопку «Создать». На экране откроется окно базы данных со списком объектов. (Рис. 10).

Рисунок 10. Главное окно базы данных.