5. Спеціальні методичні прийоми внутрішнього аудиту.

• Інспектування;

• Запит;

• Підтвердження;

• Перерахунок;

• Аналітичні процедури.

• контрольного запуску сировини та матеріалів

Лабораторний аналіз

Лабораторний аналіз — це виявлення необхідних показників якості тих або ін­ших об'єктів контролю шляхом відповідного (фізичного, хімічного або біологічно­го) аналізу в стаціонарних умовах (у лабораторії).

Експертиза

У разі виникнення питань, які потребують спеціальних знань, наприклад, у га­лузі техніки, економіки, будівництва, висновки повинні даватися спеціалістами-експертами. Виявлені факти порушень повинні бути доведені. Одним із таких доказів є експертиза.

Експертиза — це дослідження експертами на науковій основі представлених об'єктів із метою вивчення свідчень про факти, які мають значення для правильно­го вирішення справи.

Термін "експертиза" означає:

• аналіз, дослідження, які проводяться спеціалістами, експертом, експертною комісією, що завершуються видачею акту, висновку;

• перевірку справжності документів, грошових знаків, цінних паперів, якості товарів, робіт, послуг.

Доказом є не експертиза як спосіб дослідження, а висновок експерта, сформу­льований на підставі проведеної експертизи.

В аудиторській практиці найчастіше виникає необхідність у бухгалтерсь­кій, товарознавчій, технічній, будівельній та інших експертизах, пов'язаних із особливостями виробничої діяльності підприємства (підрозділу), що переві­ряється.

Аналітичні процедури відіграють велику роль при отриманні аудиторських дока­зів у ході внутрішнього аудиту, їх суть полягає у виявленні, аналізі, оцінці й перевір­ці по суті співвідношень між фінансово-економічними показниками діяльності під­приємства і визначенні їх причинно-наслідкового зв'язку. Основна мета аналітичних процедур — пошук і виявлення наявності або відсутності незвичних або неправильно відображених фактів господарської діяльності, які визначають результати господар­ської діяльності й ділянки потенційного ризику. Ці факти мають суттєве значення при визначенні стратегії і тактики, маючи на увазі принцип безперервності роботи підприємства в ринкових умовах.

Вибірка

Вибірка — це статистичний метод, який полягає у відборі даних із сукупності, що пе­ревіряється, за певним інтервалом, ознакою (ознаками) або має випадковий характер.

Зустрічна перевірка

Зустрічна перевірка — це спосіб зіставлення двох примірників одного і того ж до­кумента або різних, пов'язаних між собою єдиними операціями документів, що зна­ходяться в різних суб'єктів підприємницької діяльності.

У результаті використання цих та інших методів аудиторської перевірки встанов­люють факти обману та помилок.

Обман — це навмисне перекручення інформації шляхом підробки, маніпуляції або фальсифікації документів. Сюди ж відносять зміни записів, неправильне за­стосування прийнятих на підприємстві облікових рішень, пропуск підсумкового ефекту операцій від записів або документів тощо.

Помилка - це ненавмисна дія, допущена при обробці або підготовці фінансової інформації в результаті арифметичної помилки, недогляду або неправильного по­яснення фактів економічного життя підприємства. Тому аудитору необхідно викону­вати свою перевірку з професійною точністю і скептицизмом, очікуючи ймовірності обману або помилки.

Звітні документи

Результати перевірок оформлюються актами, довідками або звітами у довільній формі залежно від виду контрольної роботи.

У тих випадках, коли необхідно вжити термінових заходів щодо усунення вияв­лених порушень, складаються проміжні аудиторські звітні документи, котрі направ­ляються керівникові, який призначив перевірку, з подальшим внесенням цих свід­чень до загального документа про перевірку. Проміжні звітні документи аудитора складаються безпосередньо в ході аудиторської перевірки на тих ділянках роботи підприємства, де розкриті найзначущі порушення, які потребують негайного вжиття заходів, і підписуються перевіряючими і посадовими особами підрозділу.

Реалізація матеріалів внутрішнього аудиту

Звітні документи з аудиторських перевірок, проект рішення (наказ), додаток, інші документи і перелік ужитих заходів подаються на розгляд посадовій особі, яка призначила аудторську перевірку.

У підсумковій частині проекту наказу матеріали викладаються в такій послі­довності:

• коротко перераховуються показники фінансово-господарської діяльності та проведені заходи щодо покращання роботи підрозділу, що перевіряється;

• зазначаються недоліки в роботі перевіреного підрозділу внаслідок невжиття певних заходів;

• перераховується, які законодавчі акти порушені, які допущені нестачі, роз­крадання, втрати від безгосподарності;

• перераховуються найсуттєвіші факти порушень, виявлені перевірками та заз­начені в довідці з перевірки.

У розпорядчій частині проекту наказу необхідно:

• оцінити діяльність підрозділу та його керівництва;

• викласти пропозиції стосовно відповідальності посадових осіб за допущені недоліки, порушення та інші негативні вчинки; пропозиції, спрямовані на усунення виявлених недоліків і покращання діяльності підрозділу. Пропози­ції повинні бути конкретними, обґрунтованими та реальними по суті й за строками;

• указати посадових осіб, відповідальних за усунення виявлених порушень і не­доліків, строки їх усунення.

Чітко налагоджений контроль за виконанням прийнятих рішень за результатами аудиторських перевірок забезпечує ефективність заходів щодо усунення виявлених перевіркою недоліків.

Контроль за виконанням наказу здійснюється шляхом розгляду звітів керівника перевіреного підрозділу про виконання вказівок керівника підприємства, аналізу да­них звітності та документальної перевірки роботи підрозділу на місці.

Вжиття заходів щодо усунення виявлених аудитом недоліків і порушень

Перевірка вважається закінченою, коли виявлені порушення усунені, а фінансо­во-господарська діяльність підрозділу, що перевіряється, забезпечує повний госпо­дарський розрахунок і раціональне використання матеріальних, трудових і фінансо­вих ресурсів.

Виявлені в ході перевірки недоліки, які не потребують суттєвих змін у діяльно­сті підрозділу і які належать до компетенції керівника підрозділу, необхідно усуну­ти під час перевірки. Про їх усунення в процесі перевірки робляться відповідні за­писи у звіті.

Якщо при перевірці виявлено серйозні порушення законодавства України і (або) інших нормативно-правових актів, нестачі, розкрадання активів, порушення подат­кового законодавства, які потребують внесення змін у бухгалтерську звітність під­приємства та відшкодування втрат (тобто є підстава для усунення від роботи винних посадових осіб і стягнення з них завданих збитків), матеріали перевірок передають­ся в юридичний відділ підприємства. Останній дає правову оцінку записам у матері­алах перевірки і готує позовні документи для передачі до суду з метою відшкодуван­ня матеріальних збитків.

Юридичному відділу повинні бути передані:

• акт перевірки (в оригіналі) з доданими до нього засвідченими копіями доку­ментів, що підтверджують завдані збитки;

• пояснення посадових осіб, на яких покладена відповідальність за завдані збитки;

• додаткові дані, які підтверджують правильність записів у матеріалах перевір­ки й обсяг завданих збитків;

• розрахунок матеріальної шкоди — за підписом керівника підприємства і го­ловного бухгалтера;

• трудовий договір (контракт) із посадовими особами, які допустили правопо­рушення, і наказ про прийняття їх на роботу.

Розмір завданих матеріальних збитків визначається за ринковими цінами.

Відповідальність винних осіб

Трудовим законодавством встановлені такі правові форми охорони власності від зазіхань: цивільна, адміністративна та кримінальна.

Особам, винним у завданні збитків, повинно бути запропоновано відшкодувати її добровільно. У разі відмови відшкодування здійснюється у судовому порядку шля­хом подання цивільного позову.

У заяві, яка направляється до правоохоронних органів, потрібно вказати:

• у чому конкретно полягає правопорушення;

• на яку суму завдано збитків;

• обставини, час і місце здійснення правопорушення;

• можливих свідків у справі (П.І.Б, адреса за місцем проживання або роботи).

Для підтвердження завданих збитків та їх розмірів до заяви повинні додаватися: акти аудиторських перевірок, інвентаризацій, порівняльні або дефектні відомості, накладні, рахунки-фактури, висновки комісії за фактом псування матеріальних цін­ностей, розрахунок бухгалтерії про розмір збитків, копії договору з матеріально-від­повідальною особою, довідка про період роботи, пояснення, документи про відшко­дування заборгованості в добровільному порядку.

Вилучення документів

При порушеннях і зловживаннях слід вживати заходів щодо збереження окремих документів. Для цього їх вилучають як у процесі перевірки, так і по її закінченні. Ви­лучення документів здійснюється у відповідності з нормативними документами. У першу чергу вилучаються документи, які мають ознаки підчисток, виправлення цифр і тексту, і ті, які містять неправильні і (або) підроблені свідчення. На цих доку­ментах не можна робити ніяких поміток.

У структурних підрозділах, які перевіряються, замість вилучених документів за­лишають їх копії із вказівкою на звороті, ким і коли вони вилучені.

Відшкодування матеріальних збитків

Уживаються також заходи щодо відшкодування матеріальних збитків, запо­діяних підприємству. Ця робота повинна починатися одразу ж після її виявлен­ня. Для відшкодування матеріальних збитків необхідно впевнитися: чи є доку­менти, які підтверджують наявність прямої дійсної шкоди, вину працівника; чи дотримано встановлений законом порядок і строки залучення працівника до ма­теріальної відповідальності, чи правильно обрано вид відповідальності (повна або обмежена).

Відшкодування матеріальних збитків здійснюється також по всіх сплачених під­розділом штрафах, неустойках, інших санкціях. При цьому адміністрація повинна притягнути до майнової відповідальності у відповідності із законодавством конкрет­них винних осіб.

Підвищенню ефективності перевірок сприяє обговорення їх підсумків із заснов­никами, керівниками та відповідальними працівниками підприємства. За необхід­ності питання збереження власності обговорюються з персоналом підрозділу, вно­сяться його пропозиції щодо організаційно-технічних заходів, затверджуються плани щодо усунення виявлених недоліків і заходи щодо підвищення ефективності роботи даного підрозділу.

Облік роботи внутрішнього аудитора

Для обліку та контролю за виконанням рішень щодо аудиторських перевірок аудиторська служба або аудитор ведуть книгу обліку аудиторських перевірок і вжит­их щодо них заходів.

У книзі ведуться такі графи:

• дата і номер наказу на проведення перевірки;

• найменування підрозділу, в якому проведена перевірка;

• термін проведення перевірки;

• за який період проводиться перевірка;

• організаційний метод перевірки;

• дата звітного документа про перевірку;

• дата і номер наказу за результатами перевірки;

• строки надання інформації про виконання рішення звіту про перевірку;

• дата фактичного надання звіту про виконання наказу;

• сума матеріальної шкоди;

• сума відшкодованих збитків, матеріальних цінностей і цінних паперів;

• сума відшкодованих збитків винними особами добровільно;

• сума додатково нарахованих і внесених платежів до бюджету;

• передано до суду.