Деловое совещание

Совещание – форма организационного, целенаправленного взаимодействия группы заинтересованных лиц посредством обмена мнениями для выработки и принятия решения.

Типы совещания

По задаче	По форме ведения
Принятие решения	Диктаторское
Обмен мнениями	Автократическое
Заслушивание информации	Сегрегативное
Диспетчерское обсуждение	Дискусскусионное

Типы делового совещания по форме ведения

Диктаторское	Ведет и правом голоса обладает только руководитель. Он доводит свою точку зрения до подчиненных. Обмена мнениями нет.
Автократическое	На совещании происходит диалог между руководителем и каждым присутствующем. Руководитель задает каждому вопросы и получает ответы. Каждый ждет своей очереди и до диалога остается пассивным.
Сегрегативное	Традиционный вид совещания. Руководитель или назначенное лицо делает доклад, а далее проводится дискуссия, в которой принимают участие только те, кого определил ведущий.
Дискуссионное	Демократический вид совещания: свободный обмен мнениями, общее решение голосованием с последующим утверждением руководителем.

ПОДГОТОВКА ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ

Подготовка совещания – обязанность того, кто будет на нём председательствовать. Если это поручено Вам, подумайте, как сделать совещание эффективным. Используя следующий план подготовки.

1. Цель совещания: созывать только в необходимых случаях.

2. Ключевые пункты: к чему должны прийти участники совещания?

3. Участники: приглашать лишь тех, чьё мнение необходимо.

4. Необходимая информация – до совещания и во время совещания: определите, какие данные потребуются для проведения совещания, рассылайте материалы заблаговременно.

5. Принятие решения: что необходимо решить на совещании? Всё ли предусмотрено для того, чтобы решения могли быть приняты.

6. Место проведения, дата и время: определите, где будет проходить совещание. При необходимости закажите конференц-зал; убедитесь, что он вместит всех желающих.Проверьте также, всем ли удобно выбранное место проведения, дата и время.

7. Необходимое оборудование: закажите необходимое оборудование; уточните у тех, кто будет проводить презентации. Нужно ли дополнительное или нестандартное оборудование.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Если совещание тщательно спланировано и подготовлено, составление повестки дня не должно представлять трудностей. Используйте для основы следующую конструкцию

1. Время начала и окончания совещания: все участники должны быть оповещены об этом заблаговременно.

2. Дата и место проведения совещания: вся необходимая информация о совещании должна быть и в повестке дня, а не только в сопроводительных письмах.

3. Ключевые пункты: во вступительном слове председательствующий напоминает тему и цель совещания.

4. Регламент: основные правила, определяющие проведение совещания.

5. Пункты повестки: определите основные пункты и их последовательность; ничего лишнего.

6. Время на обсуждения каждого пункта: убедитесь в том, что запланированное время для каждого пункта не выходит за рамки совещания.

7. Сделайте выводы: всегда важно подвести итог по окончании совещания и убедиться, что поставленные цели достигнуты. Если нет, то почему?

В РОЛИ ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩЕГО

Если Вам доверено провести совещание либо это является Вашей служебной обязанностью, воспользуйтесь следующими рекомендациями.

1. Изложите поставленные задачи и объясните, в чём состоит значимость совещания.

2. Напомните основные правила, перечислите пункты повестки с учётом внесённых изменений, если таковые имеются.

3. Огласите относящиеся к делу факты. Попросите участников совещания внести дополнения, если таковые имеются.

4. Сделайте промежуточные выводы на основе имеющейся информации; будьте кратки и точны.

5. Пригласите участников внести свои предложения, возможные варианты решений. Убедитесь в том, что все принимают участие в обсуждении. Развивайте предложения, которые помогут достичь целей совещания.

6. Попытайтесь достичь соглашения по каждому пункту повестки. Убедитесь, что назначены ответственные за исполнение принятых решений.

7. Подведите итоги: будьте конкретны и кратки в подведении итогов. Ведите протокол. Оцените эффективность совещания.

В РОЛИ РЯДОВОГО УЧАСТНИКА СОВЕЩАНИЯ

Не стоит приходить на совещания только для того, чтобы отбыть положенное время. Используйте своё время с пользой для дела.

1. Подготовьтесь к дискуссии.

2. Приходите на совещание вовремя.

3. Слушайте, что говорят другие.

4. Придерживайтесь повестки дня.

5. Говорите громко и открыто.

6. Будьте готовы решать проблему, а не искать виновных.

7. Активно сопротивляйтесь плохим идеям.

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях.

РЕГЛАМЕНТ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ

Регламент – порядок, установленный при проведении совещаний.

1. Руководителю необходимо организовать такой регламент работы, при котором сохраняется наиболее длительное активное внимание участников совещания.

2. Участники совещания должны быть оповещены о регламенте заседания заранее.

3. В повестке указывают продолжительность выступления каждого участника, сроки начала и окончания заседания в целом, что позволит собравшимся заранее спланировать свой рабочий день.

4. Любой присутствующий на совещании вне зависимости от занимаемой должности имеет право на то, чтобы его мнение было выслушано.

5. Следует иметь в виду, что:

• продолжительность проведения оперативного или инструктивного совещания – не более 30 мин., периодичность – 2-3 раза в неделю;

• продолжительность проблемного совещания – до 1,5 - 2 ч.;

• в процессе проблемного совещания должны быть предусмотрены следующие перерывы:

- после 50 мин. работы на 10 мин.;

- после 1,5 ч. работы на 15 мин.