Методические рекомендации

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами соответствующей информации, т.е. в создании документов.

В случае, когда объем необходимых документов для управления предприятием оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями – оперативности документооборота. Для этого производится упорядочение самих документов по различным признакам.

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную.

Документы классифицируются по :

- способу фиксации;

- содержанию;

- способу изготовления;

- степени сложности;

- месту составления;

- срокам исполнения;

- происхождению;

- степени гласности;

- юридической силе;

- назначению.

Как вытекает из вышеизложенного, существуют различные виды классификации, одной из которых является классификация по содержанию. В данной классификации документы принято разделять на 4 большие группы:

1. Организационно – распорядительные;

2. Информационно – справочные;

3. Финансовая документация;

4. Документация по снабжению и сбыту.

Организационные документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

К организационным документам относятся: устав организации, договор учредителей, штатное расписание, положение о структурных подразделениях, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция.

Организационные документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

К распорядительным документам относятся: постановление, решение, указание, приказ.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении лед в системе управления содержится в различных источниках.

В состав информационно – справочных документов входят: протокол, предложение, представление, переписка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень, акты, справки, докладные записки и др.

Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

Приложение 1

Макеты основных организационно-распорядительных документов

Макет общего бланка с продольным расположением реквизитов