Вопрос 5. Ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий
Порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий
В соответствии со статьей 49 Закона все нотариальные действия регистрируются в реестре регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС.
В декабре 2009 года по направлению развития «электронного правительства» и электронных услуг инвестиционный проект «Единая нотариальная информационная система «е-нотариат» был запущен в промышленную эксплуатацию в пилотной зоне по Астане. Программа обеспечивает своевременную и достоверную отчетность о нотариальных действиях, эффективную работу нотариусов и их взаимодействие с республиканской и территориальными нотариальными палатами, с Министерством юстиции РК.
Реализация данного проекта позволяет снизить риск мошенничества при заключении сделок за счет идентификации и проверки документов физических и юридических лиц, недвижимого и движимого имущества, а также земельных участков. Кроме того, это позволит обеспечить юридическую безопасность заключаемых гражданами сделок и повысит прозрачность деятельности, осуществляемой нотариусами.
Благодаря созданию и внедрению ЕНИС станет возможным обеспечение информационного взаимодействия между нотариусами и нотариальными палатами, а также контролирующим органом – Министерством юстиции Республики Казахстан, координации нотариальной деятельности, предоставления полной и достоверной информации обо всех зарегистрированных нотариальных документах и интеграция с информационными системами государственных баз данных «Физические лица», «Юридические лица», «Регистр недвижимости», «Е-лицензирование», «Записи актов гражданского состояния», Национальным удостоверяющим центром, Платежным шлюзом ЭП.
Основные элементы ЕНИС:
- ЭЦП (Электронная цифровая подпись)
- ГБД ФЛ (государственная база данных «Физических лиц»)
-ГБД ЮЛ (Государственная база данных «Юридические лица»)
- ГБД РН (Государственная база данных «Регистр недвижимости»)
- НУЦ (Национальный удостоверяющий центр)
- ИС ЗАГС (Информационная система ЗАГС)
Реестр
регистрации нотариальных действий
прошнуровывается, листы пронумеровываются
и скрепляются печатью и подписью в:
государственных нотариальных конторах - работником территориального органа юстиции;
частного нотариуса - территориальной нотариальной палатой.
Частный и государственный нотариус имеет один реестр регистрации нотариальных действий. Одновременное ведение нескольких реестров не допускается.
Каждому нотариальному действию присваивается порядковый номер. Номера не дублируются, не записываются через дробь.
Нотариальное действие регистрируется в реестре после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписан частным или государственным нотариусом.
Подчистки в реестре регистрации нотариальных действий не допускаются. Поправки, оговорки, исправления скрепляются подписью и печатью частного или государственного нотариуса. Записи карандашом в реестре для регистрации нотариальных действий не допускаются.
В случае выявления ошибки при нумерации нотариальных действий, составляется справка о выявленных поправках, исправлениях, оговорках в реестре регистрации нотариальных действий за подписью частного или государственного нотариуса и подшивается в конце реестра регистрации нотариальных действий по форме согласно приложению 13 к Правилам.
В электронном реестре ЕНИС поправки и ошибки оговариваются в графе «Примечание».
В реестры записываются все действия, совершаемые частным и государственным нотариусом. Реестр регистрации нотариальных действий состоит из 7 граф по форме согласно приложению 14 к Правилам. Электронный реестр ЕНИС состоит из 9 граф по форме согласно приложению 15 к Правилам. Запрещения, налагаемые частным и государственным нотариусом на основании договоров залога имущества, регистрируются в реестре регистрации нотариальных действий и ЕНИС, а также заносятся в Алфавитную книгу учета запрещений, арестов недвижимого имущества в ЕНИС по форме согласно приложению 16 к Правилам.
Заполнение нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей
В подтверждение права наследования по закону, по завещанию, права собственности, удостоверения факта нахождения гражданина в живых и нахождения в определенном месте, принятия на хранение документов, о передаче заявления нотариусом выдаются соответствующие свидетельства.
Содержание нотариальных свидетельств может изменяться в зависимости от вида свидетельства и конкретных обстоятельств того или иного нотариального дела. Формы нотариальных свидетельств утверждены Приказом МЮ РК от 31 января 2012 года № 33.
Нотариальные свидетельства изготавливаются нотариусом на чистых листах бумаги или на типографических бланках. В текстах свидетельств указываются фамилия, имя и отчество нотариуса; место нахождения или полное наименование нотариальной конторы.
Удостоверение договоров, доверенностей, завещаний и иных документов производится путем проставления после текста документа специальных удостоверительных надписей, формы которых утверждены Приказом МЮ РК от 31 января 2012 года № 33. Удостоверительная надпись является доказательством того, что все изложенное в документе соответствует воле сторон и закону.
Текст удостоверительных надписей может быть изготовлен
с помощью каких-либо технических средств,
ясно написан от руки
либо выполнен с использованием мастичных штампов.
Допускается проставление от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств.
При написании удостоверительной надписи от руки также используется краситель синего или фиолетового цвета.
Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего или фиолетового цвета. При использовании мастичного штампа для исполнения удостоверительной надписи допускается дописывание незаполненных мест штампа при помощи использования технических средств или от руки с использованием красителя синего или фиолетового цвета.
Подчистки не допускаются, незаполненные места должны быть прочеркнуты, приписки и иные исправления оговорены. Четко и разборчиво должны быть указаны фамилия, имя, отчество нотариуса, наименование нотариального округа.
Удостоверительная надпись излагается на лицевой стороне документа либо на обороте документа. Если удостоверительная надпись проставляется на лицевой стороне, обратная сторона документа против надписи прочеркивается. Если удостоверительная надпись излагается на оборотной стороне документа, в этом случае на лицевой стороне документа указывается часть наименования города (поселка, села), где расположена нотариальная контора, а на оборотную переносится остальная часть наименования.
Если удостоверительная надпись не умещается на соответствующем документе, она может быть продолжена или изложена полностью на прикрепленном к документу листе бумаги. В этом случае листы, на которых изложен текст документа, и удостоверительная надпись прошнуровываются и пронумеровываются, число листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати.
В случае, когда нотариальное действие совершено вне помещения нотариальной конторы, в удостоверительной надписи, так же, как и в реестре для регистрации нотариальных действий, указывается место совершения нотариального действия с указанием адреса.
Выдача дубликатов
В случае же утраты документов, удостоверенных или выданных нотариусами указанным лицам или органам, им выдаются дубликаты утраченных документов. Нотариусы также выдают дубликаты завещаний, поступивших на хранение от должностных лиц, имеющих право на удостоверение завещаний в соответствии с законодательством РК.
Выдача дубликатов документов производится с соблюдением требований законодательства о сохранении тайны совершения нотариальных действий. На дубликате, который должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, совершается удостоверительная надпись по установленной форме.
Дубликат завещания может быть выдан завещателю, а после его смерти - указанным в завещании наследникам по представлении свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, которые были указаны в завещании, его дубликат может быть выдан их наследникам по представлении ими свидетельства о смерти завещателя и умершего наследника, после которого они наследуют, а в необходимых случаях и документов, подтверждающих родственные отношения наследников с наследодателем (если эти документы не были представлены ранее). По представлении указанных документов наследникам умершего гражданина может быть выдан и дубликат документа, подтверждающего принадлежность наследодателю наследственного имущества.