Тема 5. Нотариальное делопроизводство

Ключевые слова: нотариальное делопроизводство, входящие документы, исходящие документы, наряд, архив, реестр, удостоверение, удостоверительная надпись, нотариальные свидетельства, единая нотариальная информационная система, номенклатура дел, печать, электронная подпись, дело, архив, штамп, бланк

Цель: Познакомиться с делопроизводством нотариуса

План лекции:

1. Понятие и значение нотариального делопроизводства

2. Прием, регистрация и отправление документов

3. Составление номенклатуры дел

4. Формирование и оформление дел.

5. Ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий

6. Печать, штампы и бланки нотариуса

Вопрос 1. Значение нотариального делопроизводства

Делопроизводство в современном значении – это документационное обеспечение управления. Оно обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация работы нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов.

В соответствии со ст.4 Закона РК «О нотариате» нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с Правилами по нотариальному делопроизводству, утверждаемыми МЮ РК по согласованию с уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией РК. Данные Правила утверждены Приказом МЮ РК 31 января 2012 № 32 «Об утверждении Правил по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан». Контроль за соблюдением требований Правил осуществляют территориальные органы юстиции и нотариальные палаты.

Правила устанавливают единый порядок ведения нотариального делопроизводства, электронного реестра в Единой нотариальной информационной системе (далее – электронный реестр ЕНИС):

• нотариусом, занимающимся частной практикой;

• государственными нотариусами государственной нотариальной конторы.

Документы оформляются в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства РК от 21 декабря 2011 года № 1570. Условия для обеспечения сохранности документов осуществляются в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства РК от 22 декабря 2011 года № 1583.

Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом РК о языках и ст. 4 Закона О нотариате. В соответствии со ст. 4 Закона о языках нотариальное делопроизводство ведется на государственном и русском языках. Статья 4 Закона о языках предусматривает, что государственным языком РК является казахский язык, он является языком государственного управления, законодательства, судопроизводства и делопроизводства, действующий во всех сферах общественных отношений на всей территории государства. Далее ст. 5 Закона о языках определяет, что в государственных организациях и органах местного управления наравне с казахским официально употребляется русский язык.

Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранение, учет и использование нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивает:

• частный нотариус;

• государственный нотариус.

При увольнении или переводе государственного нотариуса ведение делопроизводства возлагается на другого государственного нотариуса.

В случае приостановления действия лицензии частного нотариуса, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов другому нотариусу в порядке, предусмотренном Правилами.

При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов в частный нотариальный архив.

При прекращении действия лицензии частного нотариуса, право доступа к его данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС, передаются в частный нотариальный архив.

Делопроизводство нотариуса включает в себя:

1. прием, регистрацию и отправление документов;

2. составления номенклатуры дел;

3. ведение архива нотариальной конторы (формирования дел; оформления дел, составления описи дел; хранения документов; передачи дел в частный нотариальный или государственный архив, обеспечения сохранности архивных документов; уничтожения дел, формирования и оформления наследственных дел, учета завещаний;

4. ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий (ведения реестра регистрации нотариальных действий, регистрации нотариальных действий; оформления документов, предназначенных для совершения действий за границей использования печати, штампов и бланков нотариуса).