Модуль 1. Основы компонентов менеджмента
Практическое занятие 1.1 Планирование структуры организации
Задание 1.
Условия задания
Согласно варианту (Приложение 1) разработать следующие управленческие документы предприятия:
1. Матрицу бизнес-функций.
2. Матрицу генератор функций менеджмента.
3. Выбрать и обосновать тип организационной структуры предприятия.
4. Матрицу распределитель функций по организационным звеньям.
5. На базе матрицы распределителя функций построить должностные инструкции для выбранного подразделения.
Методические указания
Организационно-функциональная модель закрепляет за структурными звеньями предприятия ответственность за продукты, а также за выполнение соответствующих бизнес-функций по их воспроизводству продуктов и функции управления этим процессом воспроизводства. В конечном счете при построении модели необходимо описать «кто и что» делает на предприятии.
Для построения модели необходимо описать в виде классификаторов следующие управленческие регистры:
бизнесы;
бизнес-функции;
функции менеджмента;
организационную структуру компании.
После этого следует закрепить с помощью матричных проекций элементы первых трех классификаторов за четвертым (рис.1).
Рис.1 Схема разработки организационной структуры компании (группы)
Проекция бизнесов (товарных групп, ориентированных на соответствующие рыночные сегменты) на этапы производственного цикла (включающего в общем случае закупки сырья и комплектующих, производство продуктов и их распределение) обеспечивает формирование основных бизнес-функций (рис.2).
При описание бизнес-функций следует руководствоваться следующими правилами:
каждая функция , реализуемая фирмой , должна быть закреплена за конкретной службой;
недопустимо закрепление одной функции за двумя или несколькими службами;
иерархия служб не должна подчинять одному субъекту управления более 6-7 объектов;
Рис.2 Формирование основных бизнес-функций
Формирования перечня основных функций менеджмента осуществляется с помощью трафарета, приведенного на рис. 3.
Рис.3 Матрица - генератор функций менеджмента
Для этого сначала на предприятии разрабатываются и утверждаются два базовых классификатора - компоненты менеджмента и этапы управленческого цикла. После этого элементы указанных классификаторов проектируются друг на друга, порождая на пересечении строк и столбцов матрицы перечень основных функций менеджмента.
Закрепление функций за организационными звеньями производится согласно трафарета, приведенного на рис. 4. Процедура ничем не отличается от известной игры в «крестики и нолики» – зона ответственности помечается крестиком на пересечении соответствующей строки (звено) и столбца (функция).
Рис.4 Матрица - распределитель функций по оргзвеньям
Помимо корпоративной организационно-функциональной модели предприятия могут быть построены частные модели для отдельных структурных направлений (подразделений) или функциональных областей. Например, для отдела маркетинга, рекламного бюро, входящего в отдел маркетинга и т.д. (структурные направления), или соответственно модели маркетинга, стратегического маркетинга, маркетинговых исследований (функциональные области).
Построение организационно-функциональной модели предприятия обеспечивает прозрачность и предсказуемость бизнеса, что повышает его инвестиционную привлекательность, открывает путь к партнерству и сотрудничеству.
При разработке должностных инструкций рекомендуется придерживаться схемы 2.
Рис.5 Схема разработки должностных инструкций
Пример выполнения Задание
Малое предприятие «Прогресс» занимается продажей товаров представленных в таблице 1. Разработать для данной компании следующие документы:
1. Матрицу бизнес-функций.
2. Матрицу генератор функций менеджмента.
3. Выбрать и обосновать тип организационной структуры предприятия.
4. Матрицу распределитель функций по организационным звеньям.
5. На базе матрицы распределителя функций построить должностные инструкции для выбранного подразделения.
Таблица 1.
Код направления |
Направление |
Код бизнеса |
Бизнес-проект |
1 |
Торговля |
1.1 |
Торговля кофе |
2 |
Торговля |
1.2 |
Торговля коврами и ковровыми покрытиями |
3 |
Торговля |
1.3 |
Торговля отделочными материалами |
Структуры и структуризация
Структуризацию фирмы, предприятия, банка по критерию «кто и что делает» называют организационной структуризацией. На уровне формальных документов организационная структуризация находит отражение в специальном документе — «Положении об организационной структуре». Главный смысл разработки этого документа заключается в том, что он является исходным для всех других действий по внедрению регулярного менеджмента. Он помогает разобраться в ситуации «кто и что делает». Основные разделы «Положения об организационной структуре» фирмы (предприятия, группы) могут выглядеть так.
1. Виды деятельности, продукты и услуги, бизнесы.
2. Перечень обеспечивающих функций.
3. Перечень функций менеджмента.
4. Перечень организационных звеньев.
5. Закрепление видов деятельности, обеспечивающих функций, функций менеджмента за структурными звеньями.
6. Организационная структурная схема. Первые четыре раздела «Положения» связаны с инвентаризацией и составлением перечней видов деятельности, функций, организационных звеньев. В ходе организационной инвентаризации все объекты учета по перечисленным позициям выявляются, фиксируются, помещаются в списки и нумеруются.
Результаты инвентаризации представляются в системно построенных формах и анкетах (таблицы 1—3, 5 примера).
Таблица 2. Анкета 2. Пример заполнения перечня основных обеспечивающих функций коммерческой фирмы “Прогресс”.
Код функционального направления |
Код функции |
Функция обеспечения |
Организация закупок |
2.1.1 |
Поиск поставщиков |
|
2.1.2 |
Заказ товаров |
|
2.1.3 |
Заключение контрактов |
|
2.1.4 |
Ценовая политика по закупкам |
Организация сбыта |
2.2.1 |
Заключение договоров реализации |
|
2.2.2 |
Реализация Продукции Оптовым и розничным покупателям |
|
2.2.3 |
Контроль работы собственных Магазинов розничной сети |
|
2.2.4 |
Ценовая политика по сбыту |
Организация хранения |
2.3.1 |
Обеспечение работы склада |
Организация транспортной доставки |
2.4.1 |
Обеспечение деятельности группы компаний транспортом, хозяйственными и инженерными услугами |
Техническое обеспечение |
2.5.1 2.5.2 |
Обеспечение оргтехникой Компьютеризация и развитие сети |
Аудиторское обеспечение |
2.6.1 |
Оценка финансового состояния фирмы |
|
2.6.2 |
Контроль и консультирование бухгалтерии фирмы |
Таблица 3. Анкета 3. Пример заполнения перечня основных функций менеджмента коммерческой фирмы «Прогресс».
Код компонента менеджмента |
Компонент менеджмента |
Код функции
|
Функции менеджмента
|
1 |
Структура |
3.1.1 3.1.2 |
Организационная структура Финансовая структура |
2 |
Финансы |
3.2.1 3.2.2 3.2.3 |
Ведение операционных бюджетов Ведение бюджета движения денежных средств Ведение бюджета доходов и расходов |
3 |
Учёт |
3.3.1 3.3.2 |
Ведение бухгалтерского учёта Ведение учёта реализации бизнес-плана |
4 |
Маркетинг |
3.4.1 |
Проведение маркетинговых исследований |
5 |
Экономика |
3.5.1 |
Управление затратами |
6 |
Бизнес-планирование |
3.6.1 |
Разработка бизнес-плана |
7 |
Персонал |
3.7.1 |
Подбор и управление персоналом |
Таблица 4. Анкета 4. Пример заполнения перечня структурных звеньев коммерческой фирмы “Прогресс”.
Код группы |
Группа организационных звеньев |
Код организационного звена |
Название |
1 |
Коммерческая деятельность |
4.1.1 |
Руководство коммерческой службы |
|
|
4.1.2 |
Коммерческая служба |
|
|
4.1.3 |
Отдел закупок |
|
|
4.1.4 |
Таможенный отдел |
|
|
4.1.5 |
Отдел маркетинга и рекламы |
|
|
4.1.6 |
Отдел сбыта |
|
|
4.1.7 |
“Альфа” — фирма, реализующая бизнес-направление № 1 |
|
|
4.1.8 |
“Бета” — фирма, реализующая бизнес-направление № 2 |
|
|
4.1.9 |
“Гамма” — фирма, реализующая бизнес-направление № 3 |
2 |
Финансовая служба |
4.2.1 |
Руководство финансовой службы |
|
|
4.2.2 |
Финансовый отдел |
|
|
4.2.3 |
Планово-экономический отдел |
|
|
4.2.4 |
Бухгалтерия фирмы |
3 |
Исполнительная дирекция |
4.3.1 |
Руководство исполнительной дирекции |
|
|
4.3.2 |
Служба управления делами |
|
|
4.3.3 |
Секретариат руководства |
|
|
4.3.4 |
Юридический отдел |
|
|
4.3.5 |
Отдел кадров и управления персоналом |
|
|
4.3.6 |
Административно-хозяйственный отдел |
|
|
4.3.7 |
Технический отдел |
|
|
4.3.8 |
Отдел охраны и экономической безопасности |
Таблица 5. Матрица распределения функций по организационным звеньям.
Код организационного звена |
Основные функции менеджмента (код функции) |
||||||||||
3.1.1 Организационная структура |
3.1.2 Финансовая структура |
3.2.1Ведение операционных бюджетов |
3.2.2 Ведение бюджета движения денежных средств
|
3.2.3Ведение бюджета доходов и расходов |
3.3.1 Ведение бухгалтерского учёта |
3.3.2 Проведение маркетинговых исследований |
3.4.1 Проведение маркетинговых исследований |
3.5.1 Управление затратами |
3.6.1 Разработка бизнес-плана |
3.7.1 Подбор и управление персоналом |
|
4.1.1 Руководство коммерческой службы |
+ |
+ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.1.2 Коммерческая служба |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
+ |
|
4.1.3 Отдел закупок |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.1.4 Таможенный отдел |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.1.5 Транспортный отдел |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.1.6 Отдел маркетинга и рекламы |
|
|
|
|
|
|
|
+ |
|
|
|
4.1.7 Отдел сбыта |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.1.8 Фирма “Альфа” |
|
|
|
|
|
+ |
|
|
|
|
|
4.1.9 Фирма “Бета” |
|
|
|
|
|
+ |
|
|
|
|
|
4.1.10 Фирма “Гамма” |
|
|
|
|
|
+ |
|
|
|
|
|
4.2.1 Руководство финансовой службы |
|
+ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.2.2 Финансовый отдел |
|
|
+ |
+ |
+ |
|
|
|
|
+ |
|
4.2.3 Планово-экономический отдел |
|
|
|
|
|
|
+ |
|
+ |
+ |
|
4.2.4 Бухгалтерия фирмы |
|
|
|
|
|
+ |
|
|
|
|
|
4.3.1 Руководство исполнительной дирекции |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.3.2 Служба управления делами |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4.3.3 Отдел кадров и отдел управления персоналом |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
+ |