3. Формы и структура управленческих решений:

Смирнов Э. А. Разработка управленческих решений: Учебник. – М., 2000. – С. 22 – 27.

3.1. Основные формы управленческих решений

Указ – решение главы государства, утвержденное парламентом.

Указание – решение, носящее методический, технологический характер и реализуемое в форме наставления или разъяснения.

Закон – решение высшей государственной власти, носящее общеобязательный и непреложный характер.

Акт – решение широкого круга государственных и общественных организаций.

Приказ, распоряжение (письменные или устные) – решение руководителя.

Протокол – решение об отражении каких-либо событий, обстоятельств, правил, поручений.

Инструкция – решение, устанавливающее порядок и способ выполнения каких-либо действий.

Договор – решение о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств в коммерческих и некоммерческих сферах деятельности.

Соглашение – решение, формирующее общие направления деятельности.

План – решение, отражающее цели и конкретные задачи деятельности, средства, методы и время их реализации.

Контракт – решение, обычно коммерческого характера, о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств.

Положение – решение, регламентирующее деятельность.

Правила – набор предлагаемых для исполнения устоявшихся норм поведения и деятельности.

С формами разработки соотносятся формы реализации управленческих решений:

Предписание – официальное извещение должностному лицу об обязательном выполнении решения в установленный срок.

Деловая беседа – специально организованная руководителем встреча с подчиненными для обмена мнениями по альтернативам разрешения проблемной ситуации.

Убеждение – форма воздействия с целью формирования у подчиненных требуемых взглядов или понятий по содержанию управленческого решения для его выполнения.

Разъяснение – доведение сути и содержания управленческого решения.

Принуждение – форма побуждения работника к выполнению управленческого решения (угрозы, предупреждение, повышенное вознаграждение).

Наставление – обучение, передача опыта для успешного выполнения управленческого решения.

Сообщение – передача дополнительной информации, необходимой для выполнения управленческого решения.

Личный пример – действия руководителя для развития у подчиненных подражания в выполнении управленческого решения.

Обучение – процесс передачи новых знаний и информации для выполнения управленческого решения.

Совет – обмен мнениями по выполнению управленческого решения.

Отчет (письменный или устный) – отражение итогов индивидуальной или коллективной работы по выполнению управленческого решения и др.

3.2. Структура управленческого решения

В управленческом решении должны быть четко отражены следующие структурные элементы документа:

◊ цель, которую требуется достичь;

◊ средства достижения обозначенной цели;

◊ срок достижения обозначенной цели;

◊ исполнители решения.

Если в управленческом решении отсутствует хотя бы один элемент структуры, то возможны два варианта:

◊ руководитель (автор решения) сознательно затрудняет или делает невозможным исполнение своего решения;

◊ руководитель (автор решения) невольно предоставляет подчиненным возможность выполнять решение по своему усмотрению или игнорировать его.

С точки зрения делопроизводства, управленческое решение (приказ, распоряжение, постановление и др.) должно включать констатирующую и постановляющую части. Первая отражает суть проблемы, ее характеристики и особенности; вторая – цель решения, средства ее достижения. Здесь же называются лица, ответственные за его своевременное выполнение, определяются также формы и сроки контроля, поощрения и санкции за возможные нарушения.

Процедура документирования, воплощение решения в форме документа представляют собой систему технологических операций работы над документом, выполняемых в определенной последовательности, а служба документационного обеспечения является структурой, которая определяет правила и методы этой работы и участвует в ее практической реализации.

Проекты распорядительных документов могут готовиться:

-на плановой основе в соответствии с ранее разработанной программой;

-по поручению руководства организации;

-по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания распорядительного документа может быть изложено:

-в докладной записке;

-справке аналитического или информационного содержания;

-в предложениях, заключении, акте, служебном письме и т. д.

Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Типовая организационно-технологическая схема подготовки распорядительного документа, содержащего управленческое решение независимо от вида документа (приказ, постановление, решение и т. п.), включает в себя:

А – информационный блок (работа по осуществлению сбора и предоставлению информации, посредством использования ретроспективной базы и юридической базы);

Б – составление проекта документа;

В – согласование документа (редактирование документа по результатам его визирования руководящими работниками и специалистами данной организации и внешнего согласования с другими организациями, если проект решения затрагивает их интересы или требуется экспертиза проекта документа);

Г – оформление проекта документа;

Д – подписание и выпуск документа.

А 1

В 1

А

Б

В

Г

Д

А2

В2

Типовая организационно-технологическая схема подготовки распорядительного документа