1.5. Информационные системы и их типы

Информационную систему функционально можно определить как множество взаимосвязанных элементов, которые обеспечивают ввод данных, их систематизацию и соответствующую обработку, хранение, распределение и отправку полученной информации потребителю для использования в управлении предприятием.

Функционирование информационных систем призвано обеспечить:

–выбор и формирование цели управляемого объекта – руко­водство;

– разработку методов и определение средств достижения управляемым объектом его цели – планирование;

– нормальное протекание управляемого процесса по задан­ной программе – регулирование;

- повышение степени обоснованности и обеспечение своевременности принимаемых решений;

-рост эффективности управления, повышение производительности труда и прибыльности.

Информационные системы могут быть построены по функциональному (сбор информации каждым подразделением) и системному (сбор информации под определенный круг вопросов по единой системе) принципу.

Обозначим наиболее часто встречающиеся информационные системы:

1) Системы поддержки решений высшего звена руководства.

Обслуживают стратегический уровень организации:

-предназначены для работы с неструктурированными решениями и подготовки концептуальных решений;

-содержат данные о внешней среде;

-аккумулируют сведения из различных информационных систем организации;

-обладают развитыми телекоммуникациями;

-обладают большими аналитическими возможностями.

2) Автоматизированные системы управления (АСУ). Обслуживают прежде всего управленческий уровень организации:

-обеспечивают организацию информацией о текущей деятельности и отчетами о деятельности в прошлом;

-отвечают за фиксированные, заранее известные вопросы;

-не являются гибкими и обладают ограниченными аналитическими возможностями.

3) Профессиональные и офисные системы. Обслуживают информационные потребности специалистов в различных областях знаний и потребности обслуживающего персонала, который производит обработку данных:

-обеспечивают содействие созданию новых знаний и способствуют интеграции этих знаний и опыта для практической деятельности организации;

-повышают эффективность работы с данными;

-обеспечивают связи с внешними организациями.

4) Системы обработки трансакций. Обслуживают текущие операции организации. Выполняют и регистрируют рутинные регулярные трансакции (банковский перевод, резервирование мест в гостинице, выплата заработной платы, отгрузка продукции и т.п.

Для обеспечения государственного управления могут создаваться республиканские и местные системы.

Для отраслей могут создаваться информационные системы промышленности, сельского и лесного хозяйства, системы транспорта, связи, информационные системы управления технологическими процессами, организационного управления и т.д.

Основные составляющие информационных систем:

-информационные ресурсы;

-каналы циркуляции;

-носители;

-кадры.

2. Коммуникации

2.1. Сущность коммуникаций и условия их построения

Деятельность предприятия в значи­тельной степени зависит от уровня организации коммуникаций.

Коммуникации – это процесс обмена информацией, включающий субъекты коммуникации (отправителя и получателя), способ коммуникации и объект коммуникации (передаваемую информацию).

Средства коммуникации включают:

- сети и каналы связи (телефон, телефакс, телекс, почту, электронную почту);

-служебные записки, отчеты, справочные материалы, рекламу и т. п.;

-общение подчиненных и руководителей на собраниях, раз­говоры по телефону, составление документов и т.д.

Коммуникации, являясь составной частью процесса общения, призваны упорядочить труд руководителей, придать ему системно-организованный характер, сократить время на разработку управленческих решений, доведение их до исполнителей, обеспечить организацию и регулирование производственного процесса и контроль за выполнением намеченного.

Без коммуникаций невозможен процесс производства и повседневная управленческая деятельность. А эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления.

Например, для разработки миссии организации необходима информация о потенциальных потребителях продукции и услуг, конкурентах, поставщиках. Для принятия решений о миссии, стратегии осуществляется обмен информацией с исследовательскими, консультационными, контролирующими и другими организациями. Не менее важным для осуществления функций управления является обмен информацией внутри организации.

Формирование коммуникаций зависит от:

-характеристик внешней среды: ее динамичности, сложности, неопределенности;

-задач, решаемых организацией. Потребность в коммуникациях резко возрастает, если ставится задача выпустить качественно новый товар, внедриться на новые рынки сбыта, осуществить модернизацию производства, диверсификацию деятельности и т .д.;

-основных характеристик организации: масштабов, структуры, сферы деятельности, характера производимой продукции (услуг), степени диверсификации, позиции в отрасли и др.