2.3.5. Обеспечение эффективности управления.

Благодаря функции координации обеспечивается динамизм системы управления, создается гармония взаимосвязей управленческих звеньев и подразделений, осуществляется рациональное маневрирование управленческими ресурсами внутри организации и на рынке. Объектом координирования являются как управляемая, так и управляющая подсистемы. Координация деятельности органов управления призвана обеспечить единство действий всех управленческих звеньев, участников процесса управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на управленческую ситуацию.

Таким образом, координация деятельности означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое, приведение отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достигать поставленных целей и обеспечивать согласованность между системой управления в целом и внешней средой.

2.3.6. Приведение системы управления и рабочего процесса по всем составляющим в соответствие с изменениями внешних и внутренних условий.

Непрерывные изменения внешней и внутренней среды организации с особой остротой ставят вопрос о своевременной к ним адаптации. Может быть вызвана необходимость маневрирования ресурсами, корректировки цен, изменения ассортимента и качества выпускаемой продукции, организации сервиса, изменения в ту или иную сторону объемов производства и т. п.

Исполнение данной функции носит весьма ответственный характер, так как это одна из форм проявления механизмов саморегулирования и самосохранения системы. Масштабы координационных усилий должны соответствовать уровню деформаций. Наибольший уровень сложности принадлежит тем мероприятиям, которые касаются качественного преобразования всей системы.

2.4. Координационные механизмы

Г. Минцберг выделил пять основных координационных механизмов (См.: Быкова А.А. Организационные структуры управления. – М., 2003.- С.72):

• прямой контроль. Ответственность возлагается на руководителя, который формулирует для подчиненных задания, определяет способ их выполнения, контролирует действия исполнителей. Данный механизм является основой построения иерархий управления, отражающих распределение формальной власти в организации;

• стандартизация трудовых процессов. В должностных инструкциях, положениях, регламентах и т.п. документах задается точное описание (спецификация) содержания труда и общее руководство по поведению, которым должен следовать исполнитель. Это самый жесткий механизм, который применяется для координации неквалифицированного труда. Наиболее часто механизм стандартизации трудовых процессов применяется, когда необходимо обеспечить очень точную координацию работ (работа пожарной команды, действия экипажа при посадке самолета) или достичь максимальной эффективности выполнения повторяющихся задач (сборочный конвейер);

• стандартизация знаний и навыков. В процессе труда могут участвовать лица с точно определенным уровнем подготовки. Примером использования данного механизма могут служить объявления компаний об имеющихся вакансиях, где четко определены требования к кандидатам на руководящие должности – наличие профильного высшего образования, опыт работы в аналогичной должности в течение оговоренного количества лет, знание языков и другие обязательные навыки;

• стандартизация выпуска. Исполнителю заранее определяются результаты труда, а способ их достижения оставляют на его усмотрение. В качестве заданных результатов труда могут выступать параметры изделия, нормы выработки, стоимостные показатели объемов производства и прибыли;

• взаимные согласования. Координация осуществляется самими работниками в процессе неформальных коммуникаций в рамках деятельности, осуществляемой в условиях неопределенности и изменчивости внешней среды, плохо поддающейся стандартизации (исследовательские лаборатории, отделы связей с общественностью, редакции ежедневных газет); данный механизм применим в небольших по численности группах работников, которые могут самостоятельно договориться между собой, кто и что будет делать).