Підтвердження замовлення

"Підтверджуємо одержання Вашого замовлення №___ від «____» _________ на поставку двох гідроагрегатів_____- та п’яти штук високовольтного обладнання _______ для перетворення електроенергії та приймаємо його до виконання. Ваше замовлення буде виконано нами з усією ретельністю і у договірні строки".

Основними перевагами укладання угод шляхом видачі замовлень є оперативність, оскільки замовлення можуть передаватись телеграфом, телетайпом, а також економічність за рахунок скорочення листування, витрат на поїздки для особистих переговорів.

На основі розміщення замовлень виконуються також поставки складного, унікального обладнання, літаків, суден, де покупець-імпортер бере на себе шляхом видачі авансу часткове фінансування поставки, особливо у тих випадках, коли розробляється та впроваджується у виробництво нова продукція. Зазвичай імпортер має бланки замовлень, які сполучаються та уніфікуються з контрактом купівлі-продажу, що дає можливість експортеру та імпортеру використання єдиної системи друкування.

Третій спосіб встановлення контактів з потенційним покупцем передбачає дії продавця у відповідь на запит покупця, тобто у даному випадку, як і у попередньому, ініціатива вступу у відносини виходить від покупця, зацікавленого у купівлі яких-небудь товарів у обраного ним можливого контрагента. Покупець направляє на адресу продавця запит – звернення до продавця з проханням вислати йому оферту. У запиті звичайно вказуються такі дані: точна назва товару, якість, сорт, кількість, бажаний термін поставки; при запиті пропозицій на машини та обладнання вказуються необхідні дані про їх виготовлення або бажані орієнтовні техніко-економічні параметри (потужність, продуктивність, кількість обертів, швидкість, витрати палива, електоенергії, вага, габарити). Ціна, як правило, не вказується, а обумовлюється лише спосіб фіксації ціни, бажаний для покупця, наприклад, ДАФ Чоп. Крім того, у запиті пропонується подати докладну інформацію про умови платежу та строк поставки, про те, які додаткові послуги будуть надані йому експортером. У запиті може бути зазначено, до якої дати покупець буде чекати оферту від продавця.

Запит

Просимо запропонувати 1000 тон каустичної соди твердої в лусочках, звичайної якості, упаковкою в залізних барабанах ємкістю 150кг, з поставкою в листопаді-грудні _____р., на умовах СІФ Новоросійськ. Нас влаштує оплата по акредитиву.

Підпис імпортера.

Звичайно запити надсилаються не одній, а декільком фірмам однієї чи декількох країн з метою одержання декількох конкурентних пропозицій, з яких, в результаті аналізу, вибирають найвигіднішу. Процес підтвердження згоди на запит (який може бути твердий) та укладання контракту аналогічний розглянутому вище, коли ініціатором був експортер.

Експортер може вивчити по відповідних джерелах інформації споживачів своєї продукції і направити їм комерційні листи з пропозицією провести переговори з приводу можливої угоди, а також направити проформу свого контракту з загальними умовами поставки. Це - ще один спосіб встановлення контакту з можливим контрагентом, коли ініціатором є експортер.

Досить поширеним способом встановлення контактів є участь у торгово-промислових ярмарках та виставках, метою якої є не тільки демонстрація своїх досягнень, але й укладання комерційних контрактів. У цьому випадку угоди можуть бути двох видів:

5. угоди по виставлених зразках (моделях, кресленнях, каталогах) з наступною поставкою товару;

6. продаж самих експонатів (машин, обладнання, предметів широкого вжитку тощо).

При укладанні таких угод зазвичай обумовлюється, що покупець забирає придбаний товар після закриття виставки або ярмарки. Ці угоди укладаються зазвичай на умові франко-ярмарка. В окремих випадках продавець (експонент) може взяти на себе доставку товару покупцю. При укладанні таких угод встановлюється, яка з країн має оплатити мито, якщо товар не реекспортується з даної країни.

В залежності від загальних правил, встановлених на певній виставці чи ярмарці, або від міжурядових угод експоненти можуть завести на територію виставки чи ярмарки та продати на ній деяку кількість товарів у межах встановлених контингентів. Розмір цих контингентів також встановлюється у сумі, яка дозволяє експоненту покрити усі його витрати у місцевій валюті на оплату зайнятої під стенди площі, з транспортування, з перебування на виставці чи ярмарці його представників.

Продавець - експортер може організувати та провести рекламну кампанію на ринку країни імпортера. Рекламна кампанія - це здійснення комплексу рекламних заходів, склад та зміст яких визначається на стадії дослідження кон'юнктури ринку. До таких заходів належать:

• видання та доведення друкованої реклами до потенційних покупців, зокрема пряму поштову розсилку та інші методи;

• публікація реклами у періодичній та спеціальній пресі;

• проведення реклами через кіно, радіо, телебачення;

• участь у виставках, ярмарках, салонах тощо;

• проведення рекламних конференцій;

• вручення сувенірів та пам'ятних подарунків;

• спонсорство різноманітних змагань, ділових конференцій, культурних проектів тощо.

На цьому етапі важливо правильно вибрати методи здійснення рекламної кампанії. Якщо контрагенти (експортери та імпортери) знають один одного, здійснюють обмін товарами протягом тривалого часу, то доцільно рекламувати не тільки свій товар, але й своє підприємство як виробника високоякісної продукції, технічний рівень якого постійно зростає, а продукція - оновлюється. Рекламна кампанія у цьому випадку має носити цільовий характер, бути спрямованою на конкретних, відомих потенційних контрагентів.

Якщо контрагенти мали нерегулярні зв'язки у минулому, то при проведенні рекламної роботи слід показати старим споживачам сучасні технічні та організаційні досягнення своєї фірми,її розвиток, надійність її фінансового стану, набутий досвід виконання великих замовлень для відомих на світовому ринку покупців. Для здійснення цього бажаним контрагентам направляється інформація про нову продукцію, а також пропозиції про відновлення комерційних зв'язків.

Якщо експортери та імпортери знають про існування контрагентів, проте не мали з ними ніяких зв'язків, то найефективнішою буде реклама загального профілю виробництва, його технічного рівня, науководослідної бази, високоякісної продукції, надійності фінансового стану, досвіду роботи з відомими контрагентами.

Якщо контрагенти не знають один одного, то проводиться маркетингове дослідження ринку з метою визначення обсягів, форм та засобів конкретної рекламної кампанії.

Експортери здійснюють рекламну кампанію з тим, щоб заохотити імпортерів встановити зв'язки саме з ними, а не з їх конкурентами.

Імпортери проводять рекламні кампанії, щоб репрезентувати себе у ділових колах як значних покупців з надійним фінансовим станом. Це дозволяє загострити конкуренцію між потенційними постачальниками і виявити найпривабливіших з них.

Покупець-імпортер може відгукнутись на оголошення або інший вид реклами продавця шляхом направлення йому запиту на оферту або комерційного листа з уточнюючими запитаннями, які пропонує включити в оферту, а також з зазначенням строку, до якого він зацікавлений одержати товар.

Якщо покупець був ознайомлений з прейскурантом експортера та цінами на його продукцію, він може запитати згоди експортера на надання знижки з ціни і навіть запропонувати свій вид та розмір знижки. Покупці слпборозвинених країн широко використовують систему знижок при підготовці імпортних контрактів, особливо на поставку машин та обладнання через торги.