Сортировка по нескольким полям

Access предоставляет возможность сортировки по нескольким полям. Например, первичную сортировку можно задать по полю Type of Animal, а вторичную — по полю Breed. Для создания такого запроса начните с запроса, показан­ного на рис.12. Затем поместите поле Breed после поля Type of Animal. Наконец, добавьте сортировку по полю Вrееd, выбрав значение по возрастанию в ячейке свойства Сортировка.

Access всегда начинает сортировку с крайнего слева поля. Для указания порядка сортировки данных разместите поля слева направо в соответствии с приоритетом сортировки.

На рис.13 показаны условия сортировки по нескольким полям. Порядок сортировки зависит от порядка размеще­ния полей в бланке запроса (слева направо). В результате этот динамический набор данных сначала будет упорядочен по полю Type of Animal, а затем по полю Breed (рис.14). Обратите внимание, что заголовок столбца поля Breed из­менен на Lineage на рис.14.

Рис.13. Условия сортировки по нескольким полям

Отбор записей

До сих пор вы работали со всеми записями таблицы Pets. Однако иногда приходится работать только с некоторыми записями. Access упрощает отбор записей, задавая условия их отбора.

Условия отбора записей

Условия отбора записей— это набор предопределенных в Access или задаваемых вами правил. Они указывают Access, какие записи вы хотите просмотреть в динамическом наборе данных. Типичными условиями отбора являются фразы "все животные мужского пола", "только те животные, которым не была сделана прививка" и "все животные, которые родились до января 1990 года".

Иначе говоря, с помощью условий отбора записей вы создаете ограничивающие фильтры, чтобы указать, какие запи­си следует найти, а какие оставить за пределами результирующего набора данных.

Условия задаются в строке свойства Условие отбора бланка запроса с помощью выражения. Выражение может задаваться по образцу или использовать сложные функции выбора.

В качестве примера простого критерия можно ввести слово DOG в ячейку свойства Условие отбора поля Type of Animal. Тогда при просмотре строк и столбцов вы увидите только записи о собаках.

Простые условия отбора

Для текстового поля можно вводить условия символьного типа. Подобные условия задаются по образцу. Для ограничения отображения записей только записями со значением DOG выполните следующие действия.

Рис.14. Отсортированный результирующий набор данных по нескольким полям

1. Щелкните на ячейке свойства Условие отбора для столбца Type of Animal в бланке запроса.

2. Введите в этой ячейке DOG.

3. Щелкните на кнопке Режим таблицы.

При этом будут отображены только записи о собаках. Обратите внимание, что вы не заключали вводимый текст в знаки равенства или кавычки, хотя Access автоматически взяла слово в двойные кавычки. Вы можете ввести это выражение любым из следующих способов.

Dog =Dog

"Dog" ="Dog"

На рис.15 показано условие отбора, наложенное на поле Type of Animal.

На рис.15 продемонстрированы возможности ввода простых символьных условий различного типа. Вы можете просто ввести Not Dog. Добавляя Not перед образцом текста Dog, вы запросите все записи о животных, которые не являются собаками.

Обычно при работе с символьными данными приходится вводить равенства, неравенства или перечислять все допус­тимые значения.

Любой из этих образцов. Dog или Not Dog, является примером ввода простого выражения в поле текстового типа. Access берет образец из ячейки свойства Условие отбора и интерпретирует его таким образом, чтобы показать все за­писи, в которых содержится такой же образец данных.

Это средство является довольно мощным инструментом. Учтите, что вы лишь задали образец данных, a Access не только интерпретировала его, но и использовала для создания результирующего набора данных запроса. Это как раз то, что называют запросом по образцу (query by example): вы вводите образец и выполняете запрос на его основе.

Для удаления критерия из ячейки выделите ее содержимое и либо нажмите клавишу <Del>, либо выберите команду ПравкаУдалить.

В нашем примере удалите критерий в поле Type of Animal.

Рис.15. Задание условия отбора записей