Создание таблицы

Разработав структуру таблицы на бумаге, можете приступить к ее созданию в Access. Это можно делать в интерактивном режиме без предварительной подготовки, но разумнее тщательно спланировать базу данных. Конечно, затем можно внести любые изменения, но на это уйдет много времени, а полученная система будет сложнее, чем та, которая хорош» продумана с самого начала. Прежде чем начать создание таблицы, следует разобраться в процессе ее конструирования.

Создание структуры таблицы

Создание структуры таблицы - это многошаговый процесс. Для быстрого конструирования таблицы выполните следующие действия.

1. Создайте таблицу.

2. Введите имена полей, тип данных и их описание.

3. Введите свойства для каждого поля.

4. Установите первичный ключ.

5. Для нужных полей создайте индексы.

6. Сохраните структуру.

Для создания структуры таблицы можно использовать один из следующих трех методов.

• Щелкнуть на кнопке Создать в окне базы данных.

• Выбрать команду ВставкаТаблица.

• Выбрать строку Новая таблица в списке кнопки Новый объект панели инструментов. Создавая таблицу, убедитесь, что в окне базы данных выбрана вкладка Таблица.

Для создания таблицы выберите кнопку Создать в окне базы данных.

Диалоговое окно Новая таблица

На рис.7 показано диалоговое окно Новая таблица. Используйте это диалоговое окно для выбора одного из следующих пяти способов создания таблицы.

Режим таблицы Ввод данных в строки и столбцы

Конструктор Создание структуры таблицы

Мастер таблиц Создание таблицы путем выбора полей из существующих таблиц

Импорт таблиц Импорт таблиц и объектов базы данных из внешнего файла в новую таблицу

Связь с таблицами Создание таблицы, связанной с таблицей из внешнего файла

Access Windows предоставляет несколько способов создания таблицы. Вы можете сами создать структуру таблицы (имена полей, типы данных, размер) или использовать Мастер. В Access for Windows включены три способа создания новой таблицы. Можно ввести данные в строки и столбцы в режиме Режим таблицы, и Access автоматически создаст таблицу. А можно выбрать режим Импорт таблицы для создания таблицы, содержащей копию данных из внешнего файла. При этом появится диалоговое окно Импорт, для выбора импортируемого файла. Использование режима Связь с таблицами подобно использованию режима Импорт таблиц, но данные останутся в месте первоначального расположения, а Access лишь свяжет их с новой таблицей.

Создайте таблицу в режиме Режим таблицы. Для внесения в нее изменений можно использовать режим Конструктор.

Создание таблицы в режиме таблицы

После появления пустых строк и столбцов можете вводить данные. Каждый столбец является полем, а каждая строка – записью в новой таблице. Чем больше записей вы введете, тем точнее Access укажет, какой тип данных следует использовать для каждого из полей, а также приблизительный размер каждого элемента данных.

Сначала строки и столбцы будут пустыми. В заголовках столбцов, которые станут именами полей таблицы, содержатся ярлыки Поле 1, Поле 2, Поле З и т.д. При желании можете изменить имена заголовков столбцов. Таблице автоматически присваивается имя Таблица с номером. Если других таблиц с таким же именем нет, то Access будет использовать имя Таблица 1, следующая таблица будет называться Таблица 2 и т.д. Имя таблицы можно изменить при сохранении таблицы.

Введите, как показано на рис.9, пять записей и измените заголовки столбцов на имена, указанные на рисунке. Имя заголовка столбца можно изменить, дважды щелкнув на имени столбца и отредактировав его. Для сохранения нового заголовка столбца нажмите <Enter>. Если имя заголовка столбца длиннее принятой по умолчанию ширины столбца, подгоните его: поместите курсор на линию между именами столбцов и перетащите эту линию вправо, чтобы столбец расширился, или влево, чтобы он сузился.

Рис. 9. Пример заполненной таблицы.

Окно режима таблицы очень похоже на электронную таблицу из Excel. Многие меню, кнопки панели инструментов и принципы работы обоих продуктов одинаковы.

Завершив ввод данных, сохраните таблицу и присвойте ей имя. Чтобы закрыть таблицу и сохранить введенные данные, выберите команду Закрыть из меню Файл либо щелкните на системной кнопке закрытия окна. Можно также щелкнуть на кнопке Сохранить панели инструментов, но таким образом вы только сохраните таблицу, а не закроете ее.

Щелкните на системной кнопке закрытия окна, и появится диалоговое окно с вопросом Сохранить изменения макета или структуры таблицы ' Таблица 1' ?. Щелкните на кнопке Да для сохранения этой таблицы и присвоения ей имени, на кнопке Нет для отмены всех изменений или на кнопке Отмена для возврата в таблицу и дальнейшего ввода данных.

После щелчка на кнопке Да появится еще одно диалоговое окно с полем для ввода нового имени (поскольку таблице было присвоено только имя, принятое по умолчанию).

Введите Pets и щелкните на кнопке ОК. После этого появится еще одно диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы создать ключ — уникальный идентификатор каждой записи. Щелкните на кнопке Нет.

Access сохранит таблицу и вернет вас в окно базы данных. Обратите внимание, что в списке объектов вкладки Таблицы теперь появилось имя таблицы Pets. Если все сделано правильно. Access создаст таблицу с именем Pets, содержащую пять полей и пять записей.

Для отображения окна конструктора выберите таблицу Pets и щелкните на кнопке Конструктор. На рис.10 показана таблица Pets в окне конструктора с той же структурой и данными, которые были в режиме таблицы. Обратите внимание на созданные вами имена полей, а также на типы данных, которые были автоматически присвоены введенным данным.

Рис. 10. Окно конструктора таблицы