42. Пошукач

Функція: допомагає журналістам, вишукуючи інформацію, необхідну для підготовки новин і редакційних матеріалів.

1. Допомагає репортерам і редакторам у пошуку текстів, ілюстративної інформації або їх комбінацій, необхідних для підготовки редакційних матеріалів. Для цього складає та веде облікові картки інформаційних потреб окремих журналістів.

2. Здійснює первинний пошук для журналістських розслідувань у комп’ютерних інформаційних джерелах.

3. Повідомляє відповідальних редакторів та інших журналістів про наявні в редакційній бібліотеці матеріали, що відповідають редакційним планам газети.

4. Здійснює моніторинг нових видань, які з’являються в книжкових магазинах та інших місцях. Постійно забезпечує бібліотеку словниками, довідниками, енциклопедіями та іншими виданнями з тим, щоб звертатися до них за довідками про правильність написання власних імен і точність біографічних даних. У цій сфері співпрацює зі старшим коректором.

5. Забезпечує систематичне занесення до бібліотечного фонду нових надходжень і ведення реєстраційного обліку бібліотечних матеріалів за допомогою карткового каталогу.

6. Постійно інформує журналістів про надходження в бібліотеку нових джерел, вивчає потреби журналістів у додаткових джерелах з метою їх придбання.

7. Сприяє створенню, підтримці, поновленню електронної бази даних усіх матеріалів та інформації, опублікованих у газеті.

8. Сприяє створенню картотеки фотографій, що публікувались або можуть бути опубліковані в газеті. Фотоматеріали зберігаються в архіві у вигляді знімків, негативів, в електронному форматі – у базі даних.

9. Надає основну інформацію про зміст газети її клієнтам (рекламодавцям, передплатникам, читачам) і співробітникам на їх запит по телефону або факсу.

10. Здійснює інші інформаційні послуги особам, що не працюють у компанії, згідно з правилами продажу опублікованої в газеті інформації або за вказівкою помічника виконавчого редактора з адміністративних питань.

11. Підтримує базу даних текстових та ілюстративних матеріалів, що стосуються зв’язків компанії з громадськістю, включаючи звіти працівників про службові поїздки.

12. Діє під керівництвом відповідно до загальних принципів і директив. Підзвітний бібліотекарю.

43. Секретар редакції

Функція: сприяє узгодженій роботі редакції, надаючи адміністративну допомогу.

1. Щоденно отримує від кур’єра вхідну кореспонденцію компанії, розкриває її, сортирує, реєструє в журналі вхідної кореспонденції й одразу роздає адресатам.

2. Отримує та сортирує всі факсимільні повідомлення й одразу роздає їх адресатам. Відсилає факсимільні повідомлення журналістів, якщо ті не роблять це самостійно.

3. Проводить відвідувачів редакції та інформує їх про присутність або відсутність людини, до якої вони прийшли.

4. Постійно поновлює внутрішній телефонний довідник. Роздає поновлену версію кожному штатному працівнику.

5. Відповідаючи на запити клієнтів (рекламодавців, передплатників, читачів, авторів газетних матеріалів і т.д.), надає їм основну довідкову інформацію про газету, якщо вона не є комерційною таємницею або її поширення не обмежене прийнятими в компанії внутрішніми принципами (інформацію про зміст газети надають бібліотекар або пошукач).

6. Оперативно передає відповідним співробітникам компанії запити, думки, повідомлення від клієнтів, позаштатних авторів і под., що надходять телефоном.

7. Готує відповіді на питання, запрошення та оголошення згідно з вказівками виконавчого редактора та уповноважених журналістів.

8. У співробітництві зі старшим дизайнером забезпечує виготовлення візитних карток для редакційних працівників.

9. Допомагає в організації ділових поїздок журналістів, що полягає здебільшого у визначенні оптимального маршруту, бронюванні й організації оплати білетів і готелю, а також у забезпеченні акредитації для висвітлення подій.

10. Підтримує та постійно поновлює базу даних важливих контактних осіб газети (База даних позаштатних авторів підтримується й поновлюється бухгалтером із зарплати).

11. Веде журнал обліку витрат робочого часу конкретних співробітників редакції.

12. На запит журналістів робить копії матеріалів і бланків.

13. Заповнює адміністративні бланки згідно з вказівками виконавчого редактора.

14. Допомагає журналістам у пошуку інформації стосовно виплати гонорарів позаштатним авторам.

15. Згідно з вказівками виконавчого редактора оформлює редакційні посвідчення для позаштатних авторів. Веде облік виданих посвідчень.

16. Під керівництвом помічника виконавчого редактора з адміністративних питань, журналістів і дизайнерів організує купівлю в інформаційних агентств фотографій для публікації у газеті, а також доставку матеріалів, що використовуються в редакції.

17. Виконує обов’язки асистента й головного редактора на час його відсутності на робочому місці.

18. Діє під керівництвом відповідно до загальних принципів і директив. Підзвітний помічнику виконавчого редактора з адміністративних питань.