10. Секретар

Функція: сприяє співробітникам компанії в здійсненні телефонних дзвінків і прийомі відвідувачів.

1. Диференціює та переадресовує дзвінки, вітає відвідувачів і направляє їх до відповідних працівників.

2. Сприяє співробітникам компанії у здійсненні службових вихідних дзвінків.

3. Оперативно передає телефонограми, що надходять відповідним працівникам компанії.

4. Повинен мати достатні знання про організацію компанії, її діяльність і штатних співробітників, щоб відповідати на вхідні запитання загального характеру.

5. Надає клієнтам основну інформацію про ЗМК і видавництво, якщо вона не є комерційною таємницею або її поширення не обмежене встановленими в компанії внутрішніми принципами.

6. У випадку відсутності на робочому місці співробітників відділу розповсюдження приймає передплату на ЗМК, повідомлення, що стосуються змін у даних передплатників. Не відкладаючи, передає оформлені замовлення на передплату та повідомлення передплатників менеджеру з розповсюдження.

7. Виконує обов’язки офіс-менеджера на час відсутності того на робочому місці.

8. Діє під керівництвом відповідно до загальних принципів і директив.

10. Кур’єр

Функція: здійснює доставку поштової кореспонденції між компанією та поштою.

1. Доставляє на пошту вихідну кореспонденцію компанії та відправляє її від імені компанії.

2. Отримує і доставляє з пошти вхідну кореспонденцію та передає її секретарю редакції.

3. Згідно з вказівками офіс-менеджера або секретаря редакції, купує дрібне канцелярське приладдя.

4. Діє під керівництвом відповідно до загальних принципів і директив. Підзвітний фінансовому директору.

20. Прибиральник

Функція: підтримує чистоту й порядок у приміщенні компанії.

1. Прибирає службові приміщення, включаючи кабінети, коридори, туалетні кімнати з використанням засобів і матеріалів, наданих компанією.

2. Щоденно очищає сміттєві кошики у всіх приміщеннях, чистить килимові покриття за допомогою пилососа, миє підлогу й сантехнічне устаткування в туалетних кімнатах.

3. Не рідше одного разу на два дні витирає пил із меблів.

4. Діє згідно з вказівками відповідно до загальних принципів і директив. Підзвітний офіс-менеджеру.

10. Менеджер інформаційних систем

Функція: створює, підтримує й удосконалює технічні методи й системи інформаційного забезпечення, відповідні реалізації поставлених завдань і цілей компанії.

1. Відповідає за придбання компанією технічних пристроїв та устаткування, їх належну роботу та ефективне використання.

2. Стежить за останніми тенденціями в сфері інформаційних технологій, в основному комп’ютерно-апаратного й програмного забезпечення. Надає пропозиції про купівлю конкретних продуктів, способи їх використання відповідно до затверджених цілей компанії.

3. Організує набуття технічних засобів та устаткування, в основному комп’ютерного й програмного забезпечення відповідно до затвердженого фінансового плану компанії.

4. Відповідає за належну роботу та обслуговування комп’ютерної системи й інших технічних засобів й устаткування компанії, а саме: телефонної оперативної системи, телефаксів, модемів і копіювальної техніки. У випадку серйозних неполадок забезпечує ремонт, користуючись послугами залучених сервісних фірм. Тісно співпрацює з офіс-менеджером.

5. Забезпечує наявність видаткових та інших матеріалів, необхідних для безперебійної роботи технічних засобів та устаткування. Тісно співпрацює з офіс-менеджером.

6. Розробляє концепцію схеми взаємообміну даними та інформацією, подає її на затвердження генеральному директору. Здійснює технічне забезпечення затвердженої схеми взаємообміну даними та інформацією.

7. Відповідає за конфігурацію редакційної комп’ютерної мережі, установку та модернізацію індивідуальних комп’ютерів із попереднім підтвердженням виконавчого редактора або помічника виконавчого редактора з адміністративних питань.

8. Стежить за підключенням до мережі нових персональних комп’ютерів, принтерів та іншого відповідного устаткування.

9. Навчає базових навичок користування технічними засобами нових працівників редакції. Забезпечує подальше навчання роботі в редакційній комп’ютерній мережі інших співробітників редакції.

10. Стежить за установкою й належною роботою нового програмного забезпечення, за навчанням співробітників відповідних структурних підрозділів компанії.

11. Співпрацює зі старшим дизайнером та іншими дизайнерами в розробці стилів форматування для автоматизації процесу верстки газети.

12. На запит штатних співробітників конвертує матеріали в формат, сумісний із програмами, що використовуються в компанії.

13. Відповідає за прийоми фотографій і текстів інформаційних агентств, що передаються в електронному форматі. У випадку перебоїв при отриманні забезпечує їх прийом альтернативним способом. Забезпечує роботу приймального програмного забезпечення у функціональному режимі. Постійно видаляє або зберігає інформацію, отриману з агентств, в окремій папці редакційної комп’ютерної мережі.

14. Відповідає за наявність доступу до Інтернету й забезпечення користування електронною поштою співробітниками редакційної частини.

15. Забезпечує технічну підтримку збереження даних ЗМК та інформаційних агентств в електронному форматі. У співробітництві з постачальниками даних забезпечує їх тривале зберігання.

16. Розробляє політику компанії із захисту електронних даних. Подає розроблений проект генеральному директору.

17. Забезпечує систематичний антивірусний захист даних, що зберігаються в інформаційній мережі компанії.

18. Здійснює систематичну перевірку локальних персональних комп’ютерів на наявність вірусів.

19. На звертання комерційного та фінансового підрозділів дає поради з вибору належних програмних продуктів та їх практичного застосування.

20. Не менше одного разу на тиждень створює резервні копії даних, що зберігаються на сервері.

21. Бере активну участь в іншій діяльності компанії, пов’язаній з інформаційними технологіями.

22. Тісно співпрацює з бухгалтером у веденні поточної документації з урахування матеріальної та нематеріальної власності компанії.

23. Діє самостійно відповідно до загальних принципів і директив. Підзвітний генеральному директору.