10. Менеджер з персоналу

Функція: веде особові справи працівників компанії.

1. Сприяє начальникам відділів у доборі й наймі співробітників, а також при їх звільненні.

2. Здійснює адміністративні процедури, пов’язані з наймом співробітників, зміною умов їх роботи та звільнення. Тісно співпрацює області з бухгалтером з обліку заробітної плати.

3. Веде облік і зберігання особових справ і документації із заробітної плати всіх працівників компанії. Несе відповідальність за надання даної документації лише тим співробітникам, які мають відповідні повноваження.

4. Веде поточну документацію про стан персоналу компанії.

5. Веде адміністративний облік використання робочого часу окремими співробітниками видавничої частини компанії.

6. Щомісяця аналізує кількість робочої сили та плинності кадрів, а також використання робочого часу.

7. Тісно співпрацює з бухгалтером з обліку заробітної плати при підготовці місячного аналізу витрат на оплату праці персоналу компанії.

8. Щоденно отримує в секретаря редакції вхідну кореспонденцію для фінансового підрозділу, сортує її, реєструє в журналі вхідної кореспонденції й одразу роздає відповідним співробітникам фінансового підрозділу. Опрацьовує кореспонденцію фінансового директора згідно з його вказівками. Щоденно стежить за відправкою вихідної кореспонденції фінансового підрозділу. Тісно співпрацює в цій сфері з офіс-менеджером.

9. Виконує адміністративні процедури із забезпечення діяльності фінансового підрозділу.

10. Виконує обов’язки бухгалтера-касира на час його відсутності на робітничому місці.

11. Діє під керівництвом відповідно до загальних принципів і директив. Підзвітний фінансовому директору.

10. Офіс-менеджер

Функція: організує необхідні закупки, експлуатаційно-ремонтне обслуговування службових приміщень і технічного устаткування компанії.

1. Здійснює закупки канцелярського приладдя, господарських товарів, включаючи гігієнічні та очисні засоби.

2. Стежить за прибиранням та обслуговуванням службових приміщень компанії.

3. Керує роботою прибиральника.

4. Стежить за належною роботою засобів зв’язку. Забезпечує поточне експлуатаційно-ремонтне обслуговування технічного устаткування й службових приміщень компанії. Тісно співпрацює з менеджером інформаційних систем. Повідомляє його про серйозні неполадки.

5. Купує товари, послуги й роботи для забезпечення діяльності. Відповідає за правильність за змістом виставлених до оплати рахунків-фактур за надані товари, роботи і послуги.

6. Веде облік видаваних співробітникам канцелярських приладь.

7. Стежить, щоб запаси канцелярського приладдя на складі компанії зберігались належним чином.

8. Тісно співпрацює з бухгалтером у веденні поточної реєстрації матеріальних активів компанії.

9. Купує поштові марки й відповідає за їх зберігання та використання. Не рідше одного разу на місяць надає бухгалтеру внутрішній інвентарний опис використаних матеріалів для їх списання.

10. Готує до відправки вихідну кореспонденцію компанії та передає її кур’єру для доставки на пошту. У випадку його відсутності доставляє вихідну кореспонденцію на пошту особисто. Організує адміністративну роботу, пов’язану з відправкою вихідної кореспонденції. Виставляє відповідні реєстраційні номери на копіях відправлених листів. Передає копії листів головного редактора і генерального директора на зберігання асистенту головного редактора. Передає копії поштових відправлень інших співробітників їм особисто або відповідальним за зберігання кореспонденції у відповідних відділах.

11. На вимогу фінансового директора заповнює бланки.

12. На вимогу фінансового директора або генерального директора забезпечує копіювання матеріалів і бланків.

13. Виконує обов’язки секретаря на час його відсутності на робочому місці.

14. Діє самостійно й під керівництвом відповідно до загальних принципів і директив. Підзвітний фінансовому директору.