Пример заполнения шаблона № 1

1.Дата учетного документа	2.Заголовок документа	3.Номер документа	4.Вид движения документов (поступление, выбытие, обнаружено, не обнаружено, описано).	5.Россыпь или описанные документы	6.Количество убывших, прибывших, описанных документов (для россыпи - в кг или ед.хр., делах, для описанных документов в ед.хр. отдельно по каждой описи, указать номер описи).
1	2	3	4	5	6
12 января 1964 г.	Акт проверки наличия и состояния дел	1-а	обнаружено	описанные	1. Опись 1. Материалы постоянного хранения. 1930-60 гг. 864 ед.хр. 2. Опись 2. Материалы по личному составу. 1930-60-гг. 3985 ед.хр.
12 января 1964 г.	Акт проверки наличия и состояния дел	1-а	обнаружено	россыпь	2407 ед.хр.
15 марта 1965 г.	Акт приема-передачи	1-п	поступило	описанные	1. Опись 3. Материалы постоянного хранения. 94 ед.хр. 1960-63 гг, 2. Опись 4. Материалы по личному составу. 1960-63 гг. 389 ед. хр.
1 февраля 1966 г.	Акт приема-передачи	2-п	поступило	описанные	1. Опись 5. Материалы постоянного хранения. 1964 г.89 ед.хр. 2. Опись 6. Материалы по личному составу. 1963-64 гг. 342 ед. хр.
5 июня 1966 г.	Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	1-у	выбыло	россыпь	1076 ед.хр.
10 сентября 1967 г.	Акт об обнаружении Непрофильных дел в фонде Министерства высшего и среднего специального образования РСФСР	12-о	поступило	россыпь	5 ед. хр.
23 октября 1967 г.	Акт научно-технической Обработки Фонда	1-оп	описано	россыпь/ описанные	Включено в опись 7 (Материалы постоянного хранения) 1930-60- гг.-900 ед.хр.; в опись 8 (Материалы по личному составу) 76 ед.хр.

Закончив заполнение предварительной формы - внутренней описи дела фонда, приступайте к составлению листа фонда (шаблон №2). Внимательно изучите каждую графу листа фонда.

Условно лист фонда можно разделить на три части:

- общие сведения о фонде (название условное);

- учет неописанных документов;

- учет описанных документов.

К общим сведениям о фонде относятся данные о названиях фондообразователя, номере фонда, его категории, дате первого поступления, местонахождении фонда, номере фонда и т. п. (См. шаблон № 2)

Сведения об изменениях названия фондообразователя и крайних датах каждого названия следует взять из исторической справки к фонду (см. соответствующий раздел электронного архива).

Сведения о категории фонда берут из списка фондов архива. Однако вы можете попытаться, воспользовавшись хрестоматией, самостоятельно определить категорию фонда в зависимости от значения учреждения-фондообразователя.

Дата первого поступления фонда берется из первого акта приема-передачи документов в данный архив. Однако для дореволюционных фондов, поступивших на хранение много десятилетий назад, еще до введения системы централизованного учета документы о первом поступлении могли не сохраниться. В таких случаях дату первого поступления следует установить по первой карточке фонда или из исторической справки к фонду.

Дату посылки карточки фонда вышестоящему органу можно установить, если карточка фонда (первый экземпляр) находится в деле фонда.

Если ее нет, оставьте графу незаполненной.

Местонахождение (название архива) и номер фонда указан в меню электронного архива.

Для заполнения разделов «учет неописанных документов» и «учет описанных документов» Вам понадобится Ваша черновая внутренняя опись (шаблон №1). Прежде всего, обратите внимание на графу 5.

Сначала внесите в лист фонда в хронологическом порядке все сведения о россыпи (см. графу 5). Проставьте дату каждой записи. Если на учетном документе есть штамп «внесено в лист фонда» с датой, то возьмите дату из этого штампа. Если этого штампа нет, проставьте дату учетного документа (см. графу 1 шаблона №1). Затем определитесь, в какой раздел (поступление - слева или выбытие - справа) следует сделать запись. При этом см. графу 4 шаблона № 1. Если в графе 4 указан вид движения «поступление», соответственно, выберите раздел «поступление». Если в графе 4 проставлено вашей рукою «выбытие» или «не обнаружено» - делайте запись в графе «выбытие». Если в графе 4 проставлено «описано» - сделайте запись в разделе «выбытие», ведь россыпи (неописанных документов) при описании становится меньше.

Если вы регистрируете поступление документов, укажите номер акта приема-передачи (графа 3 шаблон №1) и дату акта (графа 1 шаблона № 1).

Затем укажите самое главное - количество поступивших документов (графа 6 шаблона №1). Обязательно следует подсчитать и внести данные в графу 9 листа фонда (шаблон №2) о наличии или остатке дел и документов, приплюсовав поступившие дела к уже имевшимся в фонде.

Если вы регистрируете выбытие документов, укажите название документа, на основании которого происходит выбытие (графа 2 шаблона №1), его номер ( графа 3 шаблона №1), и дату (графа 1 шаблона №1). Затем укажите количество выбывших, не найденных, описанных дел (графа 6 шаблона №1).

Если вы регистрируете описание документов, то отдельно укажите количество документов, внесенных в каждую опись. Затем не забудьте внести итоговые данные в графу 9 листа фонда (шаблон № 2), произведя операцию разности, вычтя выбывшие дела из имевшегося числа единиц хранения.