Практическая работа №6. Учет документов в архиве

Цель занятия - овладеть методикой составления учетных документов.

Вам необходимо взять на учет фонд Министерства промышленности строительных материалов СССР. Для этого предстоит заполнить основной учетный документ ведомcтвенного и государственного архива - ЛИСТ ФОНДА (шаблон №2) - и на основе листа фонда - основной документ централизованного государственного учета - КАРТОЧКУ ФОНДА (шаблон №3).

Сначала составляется лист фонда. Выбрав фонд, следует обратиться к делу фонда. Как долго фонд хранится в архиве, можно определить по количеству листов в деле фонда. Далее следует изучить все документы, составляющие дело фонда и внести данные из этих документов в лист фонда (шаблон №2). Для начала желательно составить предварительную черновую форму - внутреннюю опись всего дела фонда (см. шаблон №1).

Прежде чем заполнять шаблон №1, установите номер и название фонда, а также место его хранения (все это указано в меню электронного архива). Теперь внимательно изучите каждую графу шаблона. В первой графе указывается дата учетного документа, она может быть указана в заголовке, в угловом штампе или в конце документа после подписи.

Во вторую графу выносится заголовок учетного документа, например, Акт приема-передачи документов на государственное хранение. Заголовок находится в начале учетного документа.

В графу 3 выносится номер акта, листа проверки наличия и др. Если номера на документе нет (это нарушение правил оформления документа) укажите просто - б/н.

В графу 4 выносятся сведения о характере движения документов: (поступление, выбытие, не обнаружено, описано). Необнаруженные дела относятся к выбывшим и регистрируются в графе листа фонда «выбытие». В случае если количество документов не изменялось, но фонд подвергся описанию, укажите – «описано».

Поступление, как правило, фиксируется двумя видами учетных документов:

- актом приема-передачи документов на хранение;

- актом об обнаружении дел, не относящихся к фонду (непрофильных данному фонду).

Однако внимательно прочтите акт и установите, что и куда передается. Акт приема-передачи может зафиксировать и выбытие документов из данного архива (например, в случае передачи непрофильных материалов). Поэтому сопоставьте данные меню электронного архива (о местонахождении фонда) с данными акта о том, куда передаются документы. Если в меню сказано, что фонд в настоящее время хранится в ГАРФ (бывший ЦГАОР СССР), а в акте указано, что документы передаются из ведомственного архива Министерства общего и профессионального образования СССР в ЦГАОР СССР - это, несомненно, поступление документов. Если же в акте сказано, что документы передаются из ЦГАОР СССР в Центральный партийный архив - это, конечно, выбытие. Так же и с актом об обнаружении непрофильных дел. Выбытие документов из фонда фиксируется, как правило, следующими видами документов:

- актом о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению;

- актом об обнаружении дел, не относящихся к фонду.

В последнем случае, опять же, следует обратить внимание на то, в каком фонде обнаружены непрофильные дела. Выбытие можно зафиксировать, только если непрофильные дела обнаружены в ходе экспертизы ценности данного фонда и присоединены к другому фонду (прочтите заголовок акта). Наконец, выбытие дел может произойти в том случае, если дела специально не уничтожались. В результате проверки наличия и состояния дел может обнаружиться утрата дел в процессе эвакуации и реэвакуации, стихийных бедствий, невозвращения исследователями и т.п. Эти события фиксируются следующими видами учетных документов:

- актом проверки наличия и состояния дел;

- листом проверки наличия и состояния дел,

- актом о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

- актом о завершении розыска дел.

Если в деле фонда вы нашли один из вышеназванных документов, внесите в четвертую графу запись «не обнаружено».

Если в деле фонда встретился акт научно-технической обработки фонда, акт описания документов или акт переработки описей - это значит, что документов не убыло и не прибыло, просто на дела фонда была составлена опись. Соответственно, в четвертой графе следует указать – «описано». В разделе листа фонда «Учет неописанных документов» количество дел, включенных в опись, указывается в графе «выбытие», а в разделе «Учет описанных документов», соответственно, то же количество дел указывается в графе «поступление».

Наконец, если в деле фонда обнаружился акт о принятии документов в отдел специальных фондов (спецхран) или, наоборот, протокол заседания комиссии по рассекречиваю документов, проигнорируйте его, так как засекречивание или рассекречивание документов никак не влияет на общее их количество.

В графе 5 следует указать, какого рода документы прибыли или убыли - россыпь (неописанные дела) или описанные документы. В последнем случае должно быть упоминание об описи или указан номер описи. Например, если речь идет об акте приема-передачи документов, должны быть записи в графе «название и номера описей». Указать это очень важно, поскольку, как было сказано выше, в листе фонда два раздела:

1)учет неописанных документов;

2)учет описанных документов.

Поэтому записи о россыпи и описанных документах будут внесены в разные разделы.

Графа 6 - самая важная. В ней вы должны точно указать количество выбывших, прибывших, не найденных или включенных в описи дел. Эти сведения берутся из акта приема-передачи документов на хранение, листа проверки наличия и состояния дел, акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (из специальной графы: «количество дел»). Но лучше всего обратиться к концу документа. Почти все учетные документы заканчиваются надписью «итого дел», причем общее количество дел (прибывших, убывших или не найденных) должно быть указано цифрами и прописью. Если речь идет об описанных документах, укажите количество дел прибывших, убывших, не найденных или описанных по каждой описи отдельно. Например:

Опись 1. Материалы отдела управления . 1954-67 гг. -124 ед.хр.

Опись 2. Материалы бухгалтерии. 1966-67 гг. -135 ед.хр.

Опись 3. Материалы отдела снабжения. 1954-66 гг.-43 ед.хр.

Если в документе не указан номер описи, но ясно, что речь идет об описанных документах, присвойте описи следующий по порядку номер.

Например;

Название фонда: Московский государственный историко-архивный иститут

Центральный муниципальный архив г. Москвы. (Бывший Центральный государственный архив г.Москвы);