1. Составление списка сокращений
Общепринятые и допустимые сокращения выпишите в специальный шаблон № 7, затем расположите их в алфавитном порядке и расшифруйте.
Шаблон № 7
Список сокращений
Сокращение |
Расшифровка |
ОНО |
отдел народного образования |
РПО |
республиканское производственное объединение |
РСДРП |
Российская социал-демократическая рабочая партия |
УОНО |
уездный отдел народного образования. |
2. Составление указателя (указателей) к описи
Первая задача - выделить из заголовков единиц хранения и документов те элементы информации, которые могут быть объектами поиска, а значит являться рубриками указателя к описи. В процессе работы помните:
- виды документов, структурные подразделения учреждений, отглагольные существительные, обозначающие действия (“борьба”, “организация”) и абстрактные понятия (“стабильность”, “кризис”) рубрикой быть не могут, так как не являются объектом самостоятельного поиска без определяющих или согласованных с ними понятий (“борьба с бандитизмом”, “кризис сельского хозяйства”);
- понятие-рубрику следует выписывать вместе с аспектом, в котором это понятие употреблено, и который впоследствии образует подрубрику.
Например:
Бандитизм, борьба с ним 28
- географический и именной указатели, как правило, не могут быть глухими, поэтому следует выписывать географические названия и имена сразу с краткими аннотациями, раскрывающими понятие.
Например:
Ивановское, село Дмитровского уезда Московской губернии 15
Иванов Петр Петрович, учитель средней школы № 5 г. Дмитрова. 6
Пример заполнения шаблона № 4
Предварительная форма указателя к описи
Рубрика, подрубрика |
Краткая аннотация для географических названий и имен |
Ссылочные Данные (№ ед.хр. по описи) |
Российское производственное объединенное мясной промышленности, планирование |
|
2 |
Российское производственное объединение мясной промышленности, отчетность |
|
3 |
Работники аппарата управления, численность |
|
4 |
Рационализаторские предложения, внедрение |
|
5 |
Свердловск |
город, областной центр РСФСР |
6 |
Предприятия мясной промышленности, численность |
|
6 |
и т.д... |
||
Если в шаблоне много специфических понятий - названий предприятий, политических партий, газет - возможно, следует составить специальный указатель названий предприятий, газет и т.д.
Если понятий-рубрик получилось немного, имеет смысл сделать единый (комбинированный) указатель, в котором все понятия-рубрики (предметы, вопросы, имена, географические названия) будут перечислены в алфавитном порядке. Озаглавьте его просто “Указатель”.
Итак, если Вы решили создавать несколько указателей, распределите понятия, относящиеся к каждому виду указателя по разным таблицам (см. шаблоны № 11,12, 13).
Расставив понятия-рубрики в алфавитном порядке в пределах каждого указателя, соедините в одну рубрику повторяющиеся понятия, суммировав их ссылочные данные.
Например:
Изобретения
- патентование 8
- внедрение 5, 6, 12.
Свердловск, город 6, 12, 19.
Затем Вам следует поработать со словосочетаниями. Выделите ключевое слово в каждом словосочетании (например, “научно-техническая революция”), произведите инверсию и добавьте в таблицу соответствующие строки в алфавитном порядке. Вспомните, какие понятия не подлежат инверсии.
Например:
научно-техническая революция см. революция научно-техническая.
революция научно-техническая 12
Оформите указатели, введите в таблицу буквы алфавита, с которых начинаются понятия-рубрики.
Шаблон №11
Предметный указатель
Рубрика |
Подрубрика |
Ссылка |
А |
||
Аппарат административно-управленческий |
численность |
3, 8, 12, 25 |
Административно-управленческий аппарат |
|
см. аппарат административно-управленческий |
Делопроизводство |
автоматизиция |
12 |
Б |
||
Беломорский мясоконсервный комбинат |
|
см. Комбинаты мясоконсервные |
... К |
||
Комбинаты мясоконсервные |
- Азовский - Беломорский - Свердловский и т.д. |
28 13 32 |
Шаблон №12
Географический указатель
Рубрика |
Аннотация |
Ссылка |
А |
||
Астрахань |
Город, областной центр РСФСР |
28 |
Белгород |
Город, областной центр РСФСР |
13 |
Свердловск (ныне Екатеринбург) |
Город, областной центр РСФСР |
58 |
3. Следующий этап работы - составление предисловия к описи.
Предисловие составьте в шаблоне № 8.
В конце предисловия поставьте фамилию составителя (т.е. свою).
Шаблон № 8
Предисловие к описи |
|
1. |
История фондообразователя
|
2. |
История фонда
|
3. |
Краткая характеристика материалов
|
4. |
Характеристика построения описи, методов описания и справочного аппарата
|
4. Расположите заполненные шаблоны в следующем порядке:
- Предисловие
- Список сокращений
- Собственно опись
- Указатели.
Пронумеруйте страницы, начиная с третьей (первая и вторая страницы - титульный лист и оглавление).
Составьте оглавление, указав в нем помимо элементов справочного аппарата к описи, названия и страницы разделов и подразделов описи.
Шаблон №6
Оглавление
Разделы |
Страницы |
|
Предисловие |
3 |
|
Список сокращений |
5 |
|
1. |
1980 год |
15 |
1.1. |
Административно-хозяйственный отдел |
15 |
1.2. |
Планово-экономический отдел |
15 |
1.3. |
Отдел бухгалтерского учета и отчетности |
18 |
2. |
1981 год |
20 |
2.1. |
Планово-экономический отдел |
21 |
2.2. |
Административно-хозяйственный отдел |
22 |
2.3. |
Отдел бухгалтерского учета и отчетности |
23 |
Предметный указатель |
24 |
|
Указатель предприятий мясной промышленности РСФСР |
30 |
|
5. Составьте титульный лист описи и поместите его перед оглавлением (см. шаблон № 5).
Помните, что все названия фондообразователя должны быть вынесены на титульный лист в хронологической последовательности.
Шаблон № 5
Титульный лист к описи
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ВОЕННО-ИСТОРИЧЕСКИЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ____________________________________________________ (название архива)
ОДЕССКИЙ ГУСАРСКИЙ ПОЛК
УЛАНСКИЙ ЕГО ИМПЕРАТОРСКОГО ВЫСОЧЕСТВА ВЕЛИКОГО КНЯЗЯ КОНСТАНТИНА ПАВЛОВИЧА ПОЛК
ЛЕЙБ-ГВАРДИИ ДРАГУНСКИЙ ПОЛК
ЛЕЙБ-ГВАРДИИ КОННО-ГРЕНАДЕРСКИЙ ПОЛК ________________________________________________________________________ (название фонда)
Фонд № 3544 Опись № 1
Материалы штаба полка и полкового суда. _____________________________________ (название описи)
1803,1842,1867,1911-17 гг.. Крайние даты _________________________________________
|
Предварительные формы (черновик):
Шаблон №1
Название и номер фонда |
|
Местонахождение фонда (название архива). |
|
Законодательные или нормативные акты (с точными датами) о создании, ликвидации, реорганизации учреждения, организации. |
|
Переименования фондообразователя с крайними датами каждого названия. |
|
Изменения подведомственности (подчиненности) учреждения (с датами). |
|
Годы деятельности учреждения (организации). |
|
Крайние даты документов фонда. |
|
Функции (отрасли деятельности) учреждения, их изменения. |
|
Структура учреждения (за тот период, который отражен в подборке электронного архива). Изменения структуры (с датами). |
|
Какие учреждения (организации) подчинялись фондообразователю. |
|
Наличие местных филиалов, отделений. |
|
Общественные организации и др. структуры, существующие при фондообразователе. |
|
Система делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная). |
|
Шаблон № 2
Схема классификации дел фонда______ |
|||
ТИП СХЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ: ___________________________________________________________
|
|||
№ раздела / подраздела |
Название раздела и подраздела |
Признак классификации дел внутри подразделов |
Временные номера дел, относящихся к подразделам |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Шаблон № 3
Предварительная форма указателя к описи
Рубрика, подрубрика |
Краткая аннотация для географических названий и имен |
Ссылочные данные (№ ед.хр. по описи) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|