Практическая работа №5. Подготовка архивной описи
Цель занятия - овладеть методикой составления собственно описи и справочного аппарата к ней.
Для выполнения задания по данной теме Вам понадобятся карточки описания дел и документов, которые были составлены ранее.
Работа над описью будет включать в себя три этапа:
1) Составление схемы классификации дел фонда;
2) Составление собственно описи;
3) Создание справочного аппарата к описи.
Для составления схемы классификации необходимо освежить в памяти признаки классификации дел внутри архивного фонда и тщательным образом изучить историю фондообразователя.
Данные из исторической справки внесите в предварительные шаблоны (шаблон 1 для фонда учреждения или шаблон 2 для фонда личного происхождения), которые Вам понадобятся не только для создания схемы классификации дел фонда, но и для написания предисловия к описи:
Шаблон № 1
Для фонда учреждения:
Название и номер фонда |
|
Местонахождение фонда (название архива) |
|
Законодательные или нормативные акты (с точными датами) о создании, ликвидации, реорганизации учреждения, организации |
|
Переименования фондообразователя с крайними датами каждого названия |
|
Изменения подведомственности (подчиненности) учреждения с датами |
|
Годы деятельности учреждения (организации) |
|
Крайние даты документов фонда |
|
Функции (отрасли деятельности) учреждения, их изменения |
|
Структура учреждения (за тот период, который отражен в подборке электронного архива). Изменения структуры ( с датами) |
|
Какие учреждения (организации) подчинялись фондообразователю |
|
Наличие местных филиалов, отделений |
|
Общественные организации и др. структуры, существующие при фондообразователе |
|
Система делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная) |
|
Шаблон № 2
Для фонда личного происхождения:
Название (Ф.И.О. лица, членов семьи, рода) и номер фонда
|
|
Местонахождение фонда (название архива) |
|
Годы жизни лица, членов семьи, рода
|
|
Крайние даты документов фонда |
|
Направления деятельности фондообразователя: лица, членов семьи, рода (государственная, общественная, литературная, художественная, научная, военная и т.п. деятельность, интересы, хобби) |
|
Имущественно-хозяйственное положение |
|
Родственники фондообразователя |
|
Соратники фондообразователя. Круг знакомств |
|
Изучив историю фондообразователя, выберите тип схемы классификации. Составьте в предварительном шаблоне 3 “каркас” схемы классификации дел фонда, указав тип схемы и первые два классификационных деления (разделы и подразделы). Заполните графу 1 и 2 шаблона № 3.
Шаблон № 3
Схема классификации дел фонда № _______ название фонда ______________ |
|||
ТИП СХЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ: |
|||
№ раздела/подраздела |
Название раздела и подраздела |
Признаки классификации дел внутри подразделов. |
Временные номера дел, относящихся к подразделам |
1 |
2 |
3 |
4 |
Раздел 1 |
|
|
|
1.1. |
|
|
|
1.2...и т.п. |
|
|
|
|
|
|
|
Раздел 2 |
|
|
|
2.1. |
|
|
|
2.2... ...и т.п. |
|
|
|
Затем внимательно изучите карточки описания дел Вашего фонда и систематизируйте их в соответствии со схемой.
Наверняка в пределах одного подраздела у Вас обнаружится несколько карточек. Проведите классификацию в пределах самой мелкой группы дел с помощью дополнительных признаков классификации. Закончите заполнение шаблона № 3.
В графе 3 укажите признак классификации (номинальный, авторский, корреспондентский и т.д.), которым Вы руководствовались, проводя классификацию внутри данной группы дел. В графе 4 укажите временные номера дел, отнесенных к данному подразделу схемы классификации в том порядке, в каком они должны, в соответствии с признаком классификации, избранным Вами для данной группы, следовать в описи. Еще раз отсистематизируйте карточки, расположив их в полном соответствии со схемой.
Однако и это может быть еще не конец - в пределах одной группы у Вас снова может образоваться несколько однородных карточек, которые тоже необходимо систематизировать. Например, по номинальному признаку - к одному разделу может относиться три карточки с отчетами. В этом случае снова нужно выбрать признак классификации - хронологический, авторский или тематический и указать его в графе 3.
Изучите пример заполнения шаблона № 3 с хронологически-структурной схемой классификации дел фонда.
Схема классификации дел фонда № 640 Российского республиканского объединения мясной промышленности. (ГА РФ).
|
|||
ТИП СХЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ: хронологически-структурная. |
|||
№ раздела / подраздела |
Название раздела и подраздела |
Признак классификации дел внутри подразделов |
Временные номера дел, относящихся к подразделам |
1 |
2 |
3 |
4 |
Раздел 1. |
1980 г. |
|
|
1.1. |
Административно-хозяйственный отдел |
Номинальный (приказы - 81, планы -12, отчеты - 5) |
8, 12, 5 |
1.2. |
Планово-экономический отдел |
Номинальный (планы - 33; отчеты - 6, 21, 8, 16). В пределах номинальной группы “отчеты” - тематический (отчеты о численности аппарата управления - 6; - о внедрении новой техники -21; - об изобретениях -8; - о наличии лабораторий –16.) |
33, 6, 21, 8,16 |
1.3. |
Отдел бухгалтерского учета и отчетности |
Географический (отчеты территориториальных объединений Астраханской -18, Архангельской -3, Ленинградской -1 , Московской областей -22) |
18, 3, 1, 22 |
Раздел 2 |
1981 г. |
|
|
2.1. |
Административно-хозяйственный отдел |
Номинальный (приказы- 2, планы -13, отчеты -1, справки-16) |
2, 13, 1, 16 |
|
и т.д... |
|
|
Проставьте в карточках описания дел архивный шифр (заполните графы “№ фонда”, “№ описи”, “№ дела”), закрепив за каждым делом его валовый номер по описи в соответствии со схемой классификации.
Теперь приступаем ко второму этапу - созданию собственно описи. (Шаблон № 9). Если Вы четко и аккуратно провели классификацию дел внутри фонда, составление описи дел для Вас сведется к простой технической операции. Перенесите содержание карточек описания единиц хранения в формуляр описи дел постоянного хранения. Эту операцию следует осуществлять в несколько этапов: сначала перенесите в шаблон № 9 (графа №3 “Заголовок дела”) номера и названия разделов и подразделов схемы классификации.
Например:
№ п/дела |
Дело-произ-водственные индексы или номе-ра по старой описи |
Заголовоки дел |
Крайние даты |
Количество листов |
Примеча-ния |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
8 |
|
|
Раздел 1.1980 г. |
|
|
|
|
|
1.1. Административно-хозяйственный отдел |
|
|
|
|
|
1.2. Планово-экономический отдел |
|
|
|
|
|
1.3. Отдел бухгалтерского учета и отчетности |
|
|
|
|
|
Раздел 2. 1981 г. |
|
|
|
|
|
2.1. Административно-хозяйственный отдел |
|
|
|
|
|
и т.д... |
|
|
|
Графу “Примечания” Вам заполнять не нужно.
Помните! Дела следует вносить в опись в строгом соответствии с номером единицы хранения, а не с временным или делопроизводственным номерами.
Помните! Несмотря на то, что дела относятся к разным разделам схемы классификации, они имеют единую для всей описи валовую нумерацию.
Например:
Карточка описания единицы хранения №1
Название фонда: Российское республиканское промышленное объединение мясной промышленности |
||
Название структурной части: Административно-хозяйственный отдел |
||
Делопроизводственный номер: 79/143 |
||
Заголовок единицы хранения: Приказы Российского производственного объединения мясной промышленности № 12-35 по основной деятельности за 1980 год. Подлинники. |
||
№ фонда: 640 |
Начато: 5 января 1980 |
Окончено: 15 декабря 1980 |
№ описи: 1 |
На: 108 листах |
|
№ ед.хр.: 1 |
Временный №: 8 |
|
Описал: Иванов А.А. |
||
Карточка описания единицы хранения № 2
Название фонда: Российское республиканское промышленное объединение мясной промышленности |
|||||
Название структурной части: Административно-хозяйственный отдел |
|||||
Делопроизводственный номер: 80 / 144 |
|||||
Заголовок единицы хранения: План работы Российского производственного объединения мясной промышленности на май 1980-го года и материалы к нему (сводки, графики, переписка).
|
|||||
№ фонда: 640 |
Начато: 5 января 1980 г. |
Окончено: 31 декабря 1980 г. |
|
||
№ описи: 1 |
На: 205 листах |
|
|||
№ ед.хр.: 2 |
Временный номер: 12 |
||||
Описал: Иванов А.А. |
|
||||
Карточка описания единицы хранения № 3
Название фонда: Российское республиканское промышленное объединение мясной промышленности |
||
Название структурной части: Административно-хозяйственный отдел |
||
Делопроизводственный номер: 81 / 144 |
||
Заголовок единицы хранения: Отчет Российского производственного объединения мясной промышленности по основной деятельности за 1980 год и материалы к нему (отчеты территориальных производственных объединений, сводки, графики).
|
||
№ фонда: 640 |
Начато: 1 января 1980 г. |
Окончено: 31 декабря 1980 г. |
№ описи: 1 |
На: 150 листах |
|
|
Временный номер: 5 |
|
Описал: Иванов А.А. |
||
Карточка описания единицы хранения № 4
Название фонда: Российское республиканское промышленное объединение мясной промышленности |
||
Название структурной части: Планово-экономический отдел |
||
Делопроизводственный номер: 83 / 144 |
||
Заголовок единицы хранения: Статистические отчеты о численности работников аппарата управления в учреждениях РПО за первое полугодие1980 г. |
||
№ фонда: 640 |
Начато: 4 января 1980 г. |
Окончено: 30 июня 1980 г. |
№ описи: 1 |
На: 205 листах |
|
№ ед. хр.: 4 |
Временный номер: 5 |
|
Описал: Иванов А.А. |
||
Карточка описания единицы хранения № 5
Название фонда: Российское республиканское промышленное объединение мясной промышленности |
||
Название структурной части: Планово-экономический отдел |
||
Делопроизводственный номер: 84 / 144 |
||
Заголовок единицы хранения: Статистические отчеты о численности работников аппарата управления в учреждениях РПО за второе полугодие1980 г. |
||
№ фонда: 640 |
Начато: 1 июля 1980 г. |
Окончено: 31 декабря 1980 г. |
№ описи: 1 |
На: 180 листах |
|
№ ед. хр.: 5 |
Временный номер: 20 |
|
Описал: Иванов А.А. |
||
Шаблон № 9
№ п/п |
Делопро-изводст-венный индекс или номер по старой описи |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Примечания |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
Раздел 1. 1980 г. |
|
|
|
|
|
1.1. Административно-хозяйственный отдел. |
|
|
|
1 |
79/143 |
Приказы РПО2 № 12-35 по основной деятельности за 1980 г. |
5 января 1980 г. - 15 декабря 1980 г. |
108 л. |
|
2 |
80/144 |
План работы РПО на май 1980-го года и материалы к нему ( сводки, графики, переписка). |
5 января - 31 декабря 1980 г. |
205 л. |
|
3 |
81/144 |
Отчет РПО по основной деятельности за 1980-й год и материалы к нему (отчеты территориальных промышленных объединений, сводки, графики). |
1 января - 31 декабря 1980 г. |
150 л. |
|
|
|
1.2. Планово-экономический отдел |
|
|
|
4 |
83/144 |
Статистические отчеты о численности работников аппарата управления в учреждениях РПО за первое полугодие 1980 г. |
4 января - 30 июня 1980 г. |
205 л. |
|
5 |
84/144 |
То же за второе полугодие 1980 г. |
1 июля - 31 декабря 1980 г. |
180 л. |
|
Обратите внимание на применение сокращения «То же» при повторении элементов информации в заголовках.
Завершите опись итоговой записью о том, сколько дел внесено в данную опись (в графе № 3).
Если в фонде встретились дела, которые Вы описали подокументно, Вам следует составить внутреннюю опись документов для каждого такого дела. Для начала посмотрите, как выглядит внутренняя опись. Во внутреннюю опись документы вносятся в том порядке, в каком они подшиты в дело, поэтому Вам не составит труда скопировать данные с карточек описания документов в шаблон № 10.
КАРТОЧКА ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА № 1
Название фонда: |
||
Конституционно-демократическая партия |
||
Название структурной части: Центральный комитет |
||
|
||
Регистрационный № : 25-1 |
||
Заголовок документа: |
||
Обращение Центрального комитета Конституционно-демократической партии (Партии народной свободы) “Солдаты! Матросы! Рабочие и крестьяне!” с призывом воздержаться от погромов, насилий и волнений в связи с переворотом партии большевиков 25 октября 1917 года.
|
||
№ фонда: 4 |
Дата документа: 25 октября 1917 г.
|
|
№ описи: 1 |
На листах: 2 Л. |
|
№ единицы хранения:1 |
Временный номер: |
|
Описал: Иванов А.А. |
||
КАРТОЧКА ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА № 2
Название фонда: |
||
Конституционно-демократическая партия |
||
Название структурной части: Центральный комитет |
||
|
||
Регистрационный № : 25-1 |
||
Заголовок документа: |
||
Листовка Центрального комитета Конституционно-демократической партии (Партии народной свободы) “Солдаты! Граждане матросы!” с призывом на Учредительном собрании голосовать против большевиков.
|
||
№ фонда: 4 |
Дата документа: [ноябрь 1917 г.]
|
|
№ описи: 1 |
На листах: 1 Л. |
|
№ единицы хранения:1 |
Временный номер: |
|
Описал: Иванов А.А. |
||
КАРТОЧКА ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА № 3
Название фонда: |
||
Конституционно-демократическая партия |
||
Название структурной части: Московский губернский комитет |
||
|
||
Регистрационный № : 25-3 |
||
Заголовок документа: |
||
Листовка Московского губернского комитета Конституционно-демократической партии (Партии народной свободы) с призывом к населению к бойкоту выборов в Городскую Думу, назначенных партией большевиков на 26 ноября 1917 года.
|
||
№ фонда: 4 |
Дата документа: [ноябрь 1917 г.]
|
|
№ описи: 1 |
На листах: 2 Л. |
|
№ единицы хранения:1 |
Временный номер: |
|
Описал: Иванов А.А. |
||
Шаблон № 10
Форма внутренней описи
Дело №_______
№ п/п |
Делопроизводственный индекс |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
1 |
25-1 |
25 октября 1917 г. |
Обращение Центрального комитета Конституционно-демократической партии (Партии народной свободы) “Солдаты! Матросы! Рабочие и крестьяне!” с призывом воздержаться от погромов, насилий и волнений в связи с переворотом партии большевиков 25 октября 1917 года.
|
1-2 л. |
|
2 |
25-2 |
[Ноябрь 1917 г.] |
Листовка Центрального комитета Конституционно-демократической партии (Партии народной свободы) “Солдаты! Граждане матросы!” с призывом на Учредительном собрании голосовать против большевиков.
|
3 л. |
|
3 |
25-3 |
[Ноябрь 1917 г.] |
Листовка Московского губернского комитета конституционно-демократической партии (Партии народной свободы) с призывом к населению к бойкоту выборов в Городскую Думу, назначенных партией большевиков на 26 ноября 1917 года.
|
4-5 л. |
|
Итого: (цифрами и прописью) 5 (пять) листов документов |
|||||
Подпись Иванов А.А. 20 ноября 1998 года. ____________________ Дата: _______________________ |
|||||
Если Вы описали подокументно весь фонд (коллекцию), то каждый документ Вашего фонда (коллекции) образует самостоятельную единицу хранения. В таком случае классификация документов проводится по тем же правилам, что и классификация дел. Заголовки документов, также как и заголовки единиц хранения, вносятся в шаблон № 9.
Следующий этап работы - составление справочного аппарата к описи.
Вам предстоит создать:
- титульный лист описи;
- оглавление описи;
- список сокращений;
- предисловие;
- указатель или указатели
Работу имеет смысл вести в следующей последовательности:
Составление списка сокращений.
Составление указателя (указателей) к описи.
Составление предисловия к описи.
Составление оглавления.