• Понятие документ, функции документа.

Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом.

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Документ — материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83). Документ— это обычно носитель информации или управленческого решения, затем — хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность.

Служебные документы учреждений, организаций, предприятия и личные документы граждан выполняют след важные ф-ии:

- информационную: являются носителем и источником инф-ии;

- управленческую: позволяют организовать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

- правовую: служат юридической основой производственной деят-ти, подтверждают акты, удостоверяют сведения и показатели;

- коммуникативную: помогают организовать обмен информацией и общение между различными объектами;

- учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

- социальную: отражают соц-эконом-ю, полит., общественную и др. сферы жизни гос-ва и его граждан;

- культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывая ее специфику, калорит, нравы, обычаи, традиции;

- историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях разл. эпох, полнее и конкретнее других истор. памятников раскрывают истор. события, подтверждают и дополняют истор. факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Документы являются специфическими материальными объектами, при работе с которыми необходимо выполнять много разл. действий: создание и оформление документов, организацию их движения и обработки, систематизацию и хранение документов. (делопроизводство)

№17.

• Личные дела. Состав документов личного дела. Содержание документов и правила их составления, оформления. Правила оформления папки личных дел, обложки, порядок прошивания документов, порядок внесения изменений в документы. Сроки хранения.

Личное дело

Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

- опись документов, имеющихся в личном деле;

- анкета;

- личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности -- об увольнении);

- личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4 х 6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

- автобиография;

- копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

- характеристики;

- копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

- трудовой договор;

- карточки учета поощрений и взысканий;

- материалы аттестации;

- представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;

- копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;

другие документы, характеризующие работника.

При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат и других необходимых реквизитов документов. В личное дело материально ответственного работника включается договор о материальной ответственности. В личное дело не включаются копии приказов о предоставлении отпуска, о наложении взысканий, справки о местожительстве, медицинские справки и др., так как они группируются отдельно от личных дел и хранятся три года.

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д. [2, с. 186]

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Далее в процессе ведения личного дела документы включаются в него в хронологической последовательности. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.