Изменений в сторону уменьшения в активе и пассиве баласа

Баланс

Актив	Пассив
Одна статья актива баланса уменьшилась (счета в банках - 400 грн.)	Другая статья пассива баланса уменьшается (расчеты с поставщиками и подрядчиками - 400 грн.)
Уменьшается итог актива баланса (-400)	Уменьшается итог пассива баланса (-400)

Четыре приведенных операции охватывают все возможные случаи отражения их в балансе.

На каждом предприятии ежедневно совершается большое количество хозяйственных операций, отражаемых в бухгал­терском балансе. Поскольку баланс составляется на опреде­ленную дату, как правило на 1-е число месяца, с его по­мощью невозможно наблюдать за изменениями в составе и размещением каждого вида хозяйственных средств предпри­ятия и их источников. Поэтому текущий учет движения хо­зяйственных средств и их источников ведется в специальных счетах.

Вывод: Под влиянием хозяйственных операций баланс видоизменяется, но равенство его актива и пассива никогда не нарушается. Это связано с тем, что каждая хозяйственная операция вызывает:

во-первых, двойственное изменение (в двух статьях баланса);

во-вторых, взаимосвязанное изменение только в тех конкретно статьях баланса, в которых эти изменения произошли;

в-третьих, изменения всегда отражаются на одну и ту же сумму, что по одной статье баланса, что по другой.

На двойственном и взаимосвязанном характере изменений в балансе под влиянием хозяйственных операций основан способ отражения операций в бухгалтерском учете, который именуется «двойная запись». Его необходимость связана с тем, что сами операции в балансе не отражаются, но где-то необходимо отражать эти изменения, группировать сами операции, накапливать в течение месяца информацию о них, обобщать сумму изменений и определять новое состояние средств. Для этого предназначены такие элементы метода бухгалтерского учета как счета и двойная запись.

Тема 4: бухгалтерские счета и двойная запись

4.1.Понятие о счетах. Активные и пассивные счета, их строение

В балансе средства обобщаются на первое число каждого месяца. Но деятельность предприятия не прекращается и в процессе ее совершаются операции, вызывающие движение средств.

Для контроля хозяйственных операций и тех изменений, которые они вызывают, необходимо обеспечить их текущий учет.

Первоначально все хозяйственные операции отражаются в первичных документах и других носителях информации. Но документы дают разрозненную характеристику учитываемых объектов. Например, движение материалов, инвентаря, тары, основных средств и других ТМЦ оформляется накладными. Но это ведь разные виды средств, разные объекты учета и контроля. К тому же с ними могут происходить операции как по приходу, так и по расходу. А это совершенно противоположные операции и суммы прихода и суммы расхода надо учитывать раздельно. Поэтому необходим способ группировки и систематизации хозяйственных операций по их экономической однородности. Таким способом в бухгалтерском учете являются счета. Это важнейший элемент метода бухгалтерского учета, с помощью которого ведется учет наличия и движения средств предприятия.

Бухгалтерские счета имеют большое значение. Значение их проявляется в том, что:

во-первых, бухгалтерские счета - это способ вторичного отражения хозяйственных операций и тех изменений, которые они вызывают (первичное отражение операции получают в документах);

во-вторых, бухгалтерские счета - это способ систематизации и группировки активов, капитала, обязательств и операций по их экономической однородности. Например, по счету «Касса» ведется только учет наличных денег; по счету «Основные средства» - только материальные активы, срок полезного использования которых больше одного года, т.е. на счетах группируются экономически однородные объекты учета. Счет - это классификационный признак в бухгалтерском учете;

в-третьих, бухгалтерские счета — это способ накопления и обобщения информации о наличии и движении средств. С помощью счетов получают новую обобщенную информацию, которой раньше не было. Счета являются основой для составления баланса и финансовой отчетности. Система счетов дает возможность определять важнейшие показатели хозяйственно-финансовой деятельности: финансовые результаты, себестоимость, объем реализации, состояние расчетов, наличие каждого вида средств и т.п.

Особенностью бухгалтерских счетов является то, что в них отражается и состояние средств, и движение. В этом отличие счетов от баланса, где отражается только состояние средств, и от документов, в которых фиксируется только движение средств. Связь счетов с документами и балансом самая тесная. Бухгалтерские счета открываются на основании данных баланса. Хозяйственные операции на счетах записываются на основе документов. Записи на счетах ежемесячно обобщаются и составляется новый батане. В целом счет соответствует определенной статье баланса.

Записи на счетах ведутся в различных натуральных измерителях и обязательно в денежном измерении. Поэтому счета имеют связь и с такими способами (приемами) бухгалтерского учета как оценка и калькуляция.

Увеличение и уменьшение средств и их источников отражается на счетах всегда раздельно.

Каждый счет имеет название и номер (код). Перечень счетов, необходимых для учета хозяйственной деятельности, утверждается МФУ и дается в Плане счетов (приложение А). Вот некоторые счета из этого Плана:

10 «Основные средства»;

20 «Производственные запасы»;

22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы»;

23. «Производство»;

30 «Касса»;

31 «Счета в банках»;

40 «Уставный капитал»;

42 «Дополнительный капитал»;

43 «Резервный капитал»;

44 «Нераспределенные прибыли (непокрытые убытки)»; 60 «Краткосрочные ссуды».

63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

64 «Расчеты по налогам и платежам»; 66 «Расчеты по оплате труда»,

Естественно, проще пользоваться номерами счетов. Но наименование счетов свидетельствует о конкретном объекте учета.

Счет строятся в виде двухсторонней таблицы. Левая сторона называется дебет, правая - кредит. Это условное обозначение двух сторон счета, которое дает возможность записывать увеличение и уменьшение средств на противоположных сторонах. Дебет и Кредит - это два комплекта противоположных данных, это две совокупности, имеющие самостоятельное значение. В сокращенном виде пишут:

Дебет-Д, Д^т, Д-т, Дт;

Кредит-К, К^т, К-т, Кт.

Удобнее пользоваться начальными буквами, не употребляя конечную букву «т».

Что записывается на счетах?

На бухгалтерских счетах записывается:

- сальдо начальное;

- обороты;

- сальдо конечное.

Сальдо начальное - это первоначальное состояние средств и источников, это остаток, наличие на начало месяца. Обозначается сокращенно по-разному: Сн, Со, С1, с-до нач., с-до на 1.01.

Оборот - это итог операций, итог изменений за определенный период. Обороты бывают дебетовые и кредитовые. Сокращенное их обозначение тоже разное: ОД, ОК, ОбД, ОбК, Од, Ок.

Сальдо конечное - это новое состояние средств, это остаток, наличие средств на конец месяца: Ск, С1, С2, с-до кон., с-до на 1.02. Сальдо конечное определяется следующим образом: к сальдо начальному прибавляется оборот, увеличивающий остаток, и вычитается оборот, уменьшающий остаток.

С учебной целью используется упрощенная форма счета, которая имеет Т - образную форму:

№ счета_____Наименование счета_________

Д _______________________________________К

По отношению к балансу бухгалтерские счета делятся на активные и пассивные.

Активные счета - это счета, на которых отражается наличие и движение хозяйственных средств по их видам, составу, размещению. Пользуясь Планом счетом, к ним относятся счета классов 1-3 (10, 12, 20, 22, 28, 30, 31), а также счета классов 8-9.

Пассивные счета - это счета, на которых отражается состояние и изменение средств по источникам образования, то есть капитала и обязательств. К ним относятся счета классов 4 — 7 (40-43, 47, 48, 50, 51, 60-69, 70-74).

Активные и пассивные счета состоят из 2-х сторон, но значение дебета и кредита в них неодинаково, а прямо противоположное.

В активных счетах сальдо начальное всегда по дебету. Все операции, которые вызывают увеличение средств, записываются по дебету. Операции, вызывающие уменьшение средств, записываются по кредиту. Сальдо конечное всегда дебетовое. Оно означает наличие средств на конец месяца. Сальдо конечное в активных счетах определяется:

СкД = СнД + ОД - ОК ,

где СнД - сальдо начальное по дебету;

ОД - оборот по дебету;

ОК - оборот по кредиту;

СкД - сальдо конечное по дебету.

В активных счетах сальдо может на конкретный момент отсутствовать. Это означает отсутствие средств конкретного вида. Например, по счету 30 «Касса» нет сальдо, следовательно нет наличных денег а кассе на данное число.

В пассивных счетах сальдо начальное записывается по кредиту. По кредиту также отражаются все операции, которые вызывают увеличение источников средств. Операции, которые вызывают уменьшение источников средств, записываются по дебету. Сальдо конечное всегда кредитовое, означает наличие какого-то источника средств. Отсутствие сальдо свидетельствует об отсутствии источника средств на данный момент. Допустим, по счету 60 «Краткосрочные ссуды» нет сальдо. Это говорит о том, что предприятие не пользовалось ссудами банка, либо погасило их в течение месяца. Таким образом указанного источника заемных средств (обязательств) на конкретную дату не существует.

В пассивных счетах сальдо конечное определяется:

СкК = СнК + ОК – ОД

Сальдо дебетовое активных счетов записывается в актив баланса, сальдо кредитовое пассивных счетов - в пассив баланса. Сальдо конечное по счетам составляет основу баланса. Поэтому суммы сальдо по дебету и кредиту всех счетов всегда равны. Общая сумма сальдо означает размер (величину) средств предприятия нз первое число. Равенство всех сальдо по дебету и кредиту связано с тем, что они означают две группировки средств:

сальдо дебетовое - общую сумму средств по составу, видам, размещению (активы);

сальдо кредитовое - общую сумму средств по источникам образования (капитал + обязательства).

4.2. Двойная запись, ее сущность и значение

Все хозяйственные операции и те изменения, которые они вызывают, записываются в системе счетов способом двойной записи. Двойная запись - это важнейший элемент метода бухгалтерского учета, это его суть.

Двойная запись - это способ отражения хозяйственных операций во взаимосвязи на двух счетах, в одном - на дебете, в другом - на кредите в одинаковых суммах.

Требования двойной записи:

1)по каждой операции берется два счета (минимум);

2)счета берутся обязательно во взаимосвязи;

3)при этом один счет дебетуется, а другой - кредитуется;

4)по дебету одного счета и по кредиту другого счета запись производится в одинаковых суммах.

Двойная запись вытекает из экономической сущности хозяйственных операций, из двойственного и взаимосвязанного характера изменений, которые вызывает каждая операция.

Исходя из четырех типов хозяйственных операций и четырех типов изменений в балансе, операции могут быть отражены:

только на двух активных счетах;

только на двух пассивных счетах;

на одном активном счете, а на другом пассивном счете в сторону увеличения;

на одном активном счете, а на другом пассивном счете в сторону уменьшения.

В любом случае производится одновременная запись по дебету одного счета и по кредиту другого счета. Например, с текущего счета в банке получены наличные деньги в кассу 5000 грн. Операция вызвала изменение в двух объектах учета - в кассе и на текущем счете. Соответственно используется два счета: «Касса» и «Счета в банках». Оба счета активных, но в одном счете произошло увеличение, а в другом - уменьшение. Увеличение средств в активных счетах записывается по дебету, а уменьшение - по кредиту. Следовательно, по этой операции запись будет следующая:

Дебет счета 30 «Касса» + 5000 грн.

Кредит счета 31 «Счета в банках» — 5000 грн.

Возьмем другую операцию. Поступили от поставщиков материалы, расчет за которые не произведен, на сумму 8000 грн. Что произошло в результате этой операции? Поступили материалы, значит они увеличились, одновременно увеличилась кредиторская задолженность перед поставщиками за эти материалы. Изменения произошли в двух счетах: «Материалы» и «Расчеты с поставщиками». Счет «Материалы» активный, а счет «Расчеты с поставщиками» - пассивный. И на одном счете, и на другом произошло увеличение, но в активном счете увеличение записывается по дебету, а в пассивном счете увеличение записывается по кредиту. Поэтому данная операция будет записана:

Дебет счета 201 «Сырье и материалы» + 8000 грн.

Кредит счета 63 «Расчеты с поставщиками» + 8000 грн.

Никогда не бывает два дебета или два кредита. Правило двойной записи: дебет одного счета, кредит - другого, обязательно на одну и ту же сумму. Счета всегда берутся во взаимосвязи, исходя из того в каких объектах учета произошли изменения.

Двойная запись возникла давно, существует во всех странах, применяется во всех предприятиях, где ведется бухгалтерский учет. Двойная запись обязательно сохраняется и там, где применяется современная техника обработки учетной информации. Какие бы не использовались компьютеры, все равно любая операция отражается во взаимосвязи на двух счетах, в одном - на дебете, в другом - на кредите и на одну и ту же сумму.

Двойная запись имеет информационное и контрольное значение. Информационное значение ее состоит в том, что она несет информацию о движении средств, о всех изменениях, которые влечет за собой любая операция. Двойная запись - это бухгалтерская модель конкретной операции. С помощью двойной записи контролируется направление средств, их использование. Двойная запись используется, и для контроля правильности отражения хозяйственных операций на счетах. Это осуществляется равенством сумм, записанных по дебету и кредиту счетов. Равенство оборотов по дебету всех счетов и кредиту всех счетов свидетельствует о правильности ведения учета.

Взаимосвязь между счетами, которая возникает благодаря двойной записи по каждой хозяйственной операции называется корреспонденцией счетов. Каждая хозяйственная операция имеет только одну корреспондентскую связь счетов.

Корреспондирующие счета - это счета, связанные между собой применением двойной записи по конкретной операции. Определение по каждой операции дебетуемого счета, кредитуемого счета и суммы этой операции называется бухгалтерской записью (бухгалтерской проводкой).

Бухгалтерская запись (проводка) - это форма выражения двойной записи на счетах, форма выражения взаимосвязи счетов. Производится всегда в письменном виде.

Что означает составить бухгалтерскую проводку? Это означает:

1)исходя из экономического содержания хозяйственной операции и тех изменений, которые она вызвала, выбрать два счета;

2)счета взять во взаимосвязи;

3) Определить какой счет дебетуется и какой счет кредитуется;

4)указать на какую сумму счета корреспондируют друг с другом.

Бухгалтерские проводки именуют по-разному:

бухгалтерская запись;

счетная формула;

бухгалтерская модель (код) хозяйственной операции.

Используя данные по операциям, которые были приведены в параграфе З.З., сделаем бухгалтерские записи (проводки) за март месяц

В примере приведено 10 операций, а их в практической деятельности значительно больше и по количеству и по характеру изменений. Из приведенных проводок видно, что одни счета повторяются несколько раз (счета 30, 31, 372, 63), другие используются один раз. Возникает необходимость определить сумму изменений средств по каждому счету, определить новое состояние средств после произведенных операций. Это достигается путем разноски сумм по счетам. Запись операций и сальдо на счетах называется разноской. Она необходима для учета и контроля средств по каждому виду, по каждому источнику средств. По каждому объекту учета ежемесячно определяется оборот по дебету, оборот по кредиту и конечное сальдо. Эту информацию в бухгалтерском учете получают с помощью счетов. Сальдо начальное по счетам возьмем из баланса на 1.03 (параграф 3.2.) . Записи операций по дебету и кредиту счетов произведем из выше указанных проводок. Итак, согласно балансу на 1.03. по 9 статьям значится наличие средств, из них в активе 4 и в пассиве 5 статей имеют остатки. Соответственно надо открыть 4 активных и 5 пассивных счетов. Открыть счет означает, что надо указать № счета, его наименование, указать в счете две стороны (дебет и кредит), записать начальное сальдо на 1.03 (Сн). Сальдо начальное в активных счетах указывается по дебету, в пассивных - по кредиту.

Первоначально было открыто 9 счетов, т.е. были открыты те счета, которые имели сальдо на 1.03 (начальное сальдо). Но по операциям за март появились и другие счета (372, 30, 60, 43), которые хотя и не имели сальдо, но «мели движение (изменение). Их необходимо также открыть и записать на них операции. Записывая операции на этих и других счетах, надо указать номер операции и сумму операции. Номер операции от суммы отделяется скобкой.

Из приведенных счетов сальдо начальное на 1.03 было по 9 счетам. А вот по счету 60 сальдо на 1.03 не было, но в марте предприятие получило ссуду, возник источник заемных средств, которого у предприятия не было. Поэтому по счету 60 на 1.04 будет сальдо по кредиту, которое означает кредиторскую задолженность предприятия перед банком по ссудам (обязательствам) в сумме 40000 грн. Появился также на 1.04 резервный капитал в сумме 3000 грн.

Обороты по дебету и кредиту счетов подсчитываются раздельно, учитывая, что они имеют противоположное значение. Оборот - это только сумма движения за месяц, сумма изменений в сторону увеличения или уменьшения. При определении сальдо конечного, в нашем примере на 1.04. в расчет принимается и сальдо начальное. На основании сальдо по счетам на 1.04 формируется баланс: дебетовое сальдо - в актив, кредитовое - в пассив. Баланс составим по сокращенной форме, с указанием только тех статей, по которым есть значение сальдо в соответствующих счетах. Статья баланса, как известно, соответствует значению счета. Остаточная стоимость основных средств равняется первоначальной их стоимости за минусом износа (16000-2000).

Сумма баланса выросла по сравнению с прошлым месяцем. На увеличение средств повлияло получение ссуды.

Итог в балансе равен 68700 грн., что означает общую сумму средств на предприятии по состоянию на 1.04. Как видно из примера, обеспечено равенство актива и пассива, а следовательно, и равенство сальдо по дебету и кредиту счетов. Это обязательное правило, основанное на равенстве средств, сгруппированных по двум признакам: по составу и по источникам образования, то есть активы = собственный капитал + обязательства.

В заключение этого параграфа рассмотрим какие бывают бухгалтерские проводки или бухгалтерские записи. Это одно и то же. Практические работники в основном используют название «проводки», в учебной литературе чаще используется термин «записи». В основе названия «проводки» положено действие как провести в учете ту или иную операцию, в основе «записи» - как ее записать. А для этого существует единственный способ проведения (отражения) в учете операции или ее записи в учете - двойная запись. Бухгалтерских проводок (записей) насчитывается много. По всем счетам их примерно 2000, но по отдельным счетам бывает 5-30 проводок.

Бухгалтерские проводки классифицируются по ряду признаков. Так, они делятся:

1) по количеству используемых (корреспондирующих) счетов на проводки:

а) простые — корреспондируют два счета (приведенные выше 10 проводок были простыми);

б) сложные - во взаимосвязи выступает более двух счетов. Например, торговое предприятие получило от поставщика товар на сумму 3000 -грн. и тару на сумму 200 грн., в результате чего задолженность перед поставщиком возросла на 3200 грн.

Проводка по этой операции:

Дебет счета 281 «Товары» 3000

Дебет счета 284 «Тара» 200

Кредит счета 631 «Расчеты с поставщиками» 3200

Любую сложную проводку можно разложить на несколько простых. Так, в данном примере счет «Товары» корреспондирует со счетом «Расчеты с поставщиками» на 3000 грн. Это первая простая проводка:

Дебет счета 281 «Товары» 3 000

Кредит счета 631«Расчеты с поставщиками» 3000

На сумму тары вторая простая проводка:

Дебет счета 284 «Тара» 200

Кредит счета 631 «Расчеты с поставщиками» 200

2) по характеру отражаемых данных проводки бывают:

а) реальные - отражают реальное движение средств (получение денег, получение ТМЦ или их отпуск). Все ранее указанные проводки были реальными и их большинство;

б) условные, при которых нет реального движения средств, но проводка составляется. Это делается, например, при закрытии некоторых счетов в конце месяца, при списании непрямых затрат и включения их в себестоимость готовой продукции;

в) уточняющие оценку средств или иные показатели. Допустим, была составлена проводка на получение товара от поставщика на 3000 грн. по договорным (отпускным) ценам, а товар в магазине учитывается по продажным ценам. Следовательно, надо увеличить оценку товаров на сумму торговой наценки - 40%, для чего необходимо сделать проводку:

Дебет счета 282 «Товары» 1200

Кредит счета 285 «Торговая наценка» 1200

3) по включению сумм в общий итог операций (оборот) проводки бывают:

а) обычные (черная запись) - сумма по ней прибавляется и включается в

оборот по дебету или кредиту счета. Такие проводки составляют преобладающее большинство;

б) сторнировочные (запись проводится способом «красное сторно») — это отрицательная запись, сумма по таким проводкам вычитается.

Сторнировочные проводки составляются сравнительно редко:

во-первых, если это установлено действующими правилами учета, например, при списании наценки на реализованные товары (дебет счета 902 «Себестоимость реализованных товаров» и кредит счета 285 «Торговая ' наценка»), при списании экономии на выпущенную продукцию (дебет счета 260 «Готовая продукция» и кредит счета 230 «Производство»);

во-вторых, при исправлении ошибок, допущенных в проводке, если сумма проводки завышена.

Сторнировочные проводки записываются красными чернилами, а при их отсутствии, сумма по этой проводке берется в рамочку или кружочек. Суммы по таким проводкам вычитаютсч из общего итога. Вот почему в бухгалтерском учете нельзя писать красными чернилами. Любая красная запись вычитается (сумма оборота уменьшается).

4.3 Синтетические и аналитические счета, их роль и взаимосвязь

В бухгалтерском учете используется достаточно много счетов, с помощью которых обеспечивается получение учетной информации различной степени детализации.

В зависимости от степени обобщения и детализации учетных данных бухгалтерские счета подразделяются на:

- синтетические;

- аналитические.

Синтетические счета - это счета сводные, обобщающие, которые дают общее представление о наличии и движении средств по экономически однородным группам (10 «Основные средства», 20 «Производственные запасы», 63 «Расчеты с поставщиками» и т.д.), без их конкретизации. Перечень синтетических счетов централизованно утверждается МФУ и является единым для всех предприятий. Он определен в Плане счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций. Синтетические счета, используемые на предприятии, отражаются в балансе, поэтому они называются балансовыми. На счете 10, например, учитывается наличие и движение всех средств труда, которые имеются на предприятии. На счете 20 -все производственные запасы, но из чего они состоят на этих счетах не видно. Синтетические счета дают обобщенную информацию об объектах учета, поэтому записи на них производятся только суммарно в денежном измерении. Поскольку синтетические счета имеют место в балансе, а баланс является важнейшей формой отчетности предприятия (форма №1), то информация, содержащаяся в них, используется не только самим предприятием, но и важнейшими пользователями (налоговой администрацией, органами статистики, учредителями).

Аналитические счета - счета детальные, конкретные, дают более подробную характеристику об учитываемых объектах. Это счета внутренние, их перечень устанавливается самим предприятием. Используются аналитические счета для контроля, анализа, управления как в процессе деятельности, так и по итогам деятельности. Перечень аналитических счетов, степень конкретизации средств, их состав зависят от объема и специфики деятельности предприятия. Допустим, возьмем счет «Материалы». Состав сырья, материалов, комплектующих изделий, полуфабрикатов на каждом производственном предприятии будет разным. На обувном предприятии аналитическими счетами к счету «Материалы» являются: кожа натуральная, кожа искусственная, стельки, гвозди сапожные и т.д. На макаронной фабрике исходным сырьем является мука, сахар, соль, яичный порошок, они же будут аналитическими счетами. У каждого предприятия совершенно разные поставщики, покупатели, численность работников, естественно, и должности их, оклады тоже разные. Предприятие обязано знать состояние расчетов не только в целом, скажем, с поставщиками, но и с каждым в отдельности. Это касается и покупателей, и работников предприятия, и других лиц и предприятий, с которыми данное предприятие вступает во взаимоотношения. Синтетические счета такой подробной информации дать не могут, для этой цели служат аналитические счета.

Аналитические счета открываются в развитие синтетических счетов.

Какие же синтетические счета требуют детализации? К каким синтетическим счетам необходимо вести аналитические счета?

Аналитические счета ведутся по синтетическим счетам, которые учитывают:

1) основные средства и товарно-материальные ценности (счета классов 1-2);

2) расчеты и обязательства (счета 34-37, счета классов 5-6)

3) расходы, доходы и финансовые результаты (счета классов 7-9);

4) собственный капитал (счета класса 4).

По материальным счетам аналитические счета ведутся по наименованиям ценностей, ценам, сортам, артикулам в натурально-стоимостном измерении (количественно-суммовом) и обязательно в разрезе материально ответственных лиц. Такие счета позволяют контролировать наличие и движение ТМЦ, анализировать обеспеченность предприятия конкретными их видами. Аналитических счетов по синтетическим счетам, которые учитывают основные средства и ТМЦ, естественно, очень много. Но это необходимо для управления ресурсами (имуществом) предприятия. Именно аналитические счета дают информацию чем располагает предприятие в натурально-вещественной форме, сколько и чего имеется на хранении и сколько надо приобрести, чтобы обеспечить бесперебойную деятельность.

По расчетным счетам и счетам обязательств аналитические счета ведутся в разрезе каждого предприятия, каждого лица, а так же в разрезе расчетно-платежного документа. Например, к счету 63 «Расчеты с поставщиками» магазин будет вести раздельно учет с каждым поставщиком. Аналитические счета к счету 63 могут быть: хлебозавод №1, пекарня №20, кондитерская фабрика и т.д. Но хлебозавод №1 поставляет хлеб ежедневно, а иногда и несколько раз в день. На каждую поставку оформляется отдельный документ. По каждой поставке должна быть оплата. Могут быть случаи предоплаты. Поэтому надо в расчетах все это учесть. На основании аналитических счетов по счетам расчетов можно определить какая задолженность, за кем, кому, когда возникла, за что, по какому документу, сумма задолженности. Это очень ценная информация. Предприятие обязано тщательно следить за дебиторской задолженностью, добиваться ее снижения. Надо своевременно погашать кредиторскую задолженность, учитывая, что за просрочку платежа предусмотрены штрафные санкции.

По счетам, которые учитывают расходы, доходы и финансовые результаты, аналитические счета ведутся по видам их, видам продукции, видам деятельности. Затраты на производство продукции, па ее реализацию, затраты по строительству и приобретению основных средств в настоящее время составляют значительные суммы. И, конечно, для определения себестоимости продукции (работ, услуг) важно знать состав затрат. Зная их, можно анализировать, контролировать целесообразность конкретных видов затрат, находить резервы их снижения, экономии. Во всех сферах деятельности производится планирование расходов, составляются их сметы. В смету закладываются конкретные виды расходов (расходы на оплату труда, амортизация основных средств, содержание зданий, обязательные страховые платежи и т.п.). В разрезе конкретных видов расходов и ведется учет, т.е. фактическое выполнение сметы. Для каждой отрасли деятельности (производство, сельское хозяйство, строительство, торговля) номенклатура расходов является разной, по которой предприятия ведут аналитические счета.

Необходимость раздельного учета прибыли по видам деятельности связана с тем, что ставки налога на прибыль могут быть разные.

Аналитические счета к счетам, которые учитывают целевое финансирование и резервы, ведутся по видам их и целевому назначению средств.

В силу своей разобщенности аналитические счета в балансе не показываются, но на основе данных их составляются некоторые формы отчетности как финансовой, так и статистической.

Синтетические и аналитические счета немыслимы друг без друга. Синтетические. счета дают общую информацию и поэтому нуждаются в детализации. Аналитические счета являются разобщенными и нуждаются в обобщении. Трудно и, видимо, нельзя сказать какой счет из какого вытекает, какой главнее. Например, если не начислить зарплату каждому работнику, а это делается с помощью аналитических счетов, то не будет обобщенных данных и по синтетическому счету 66 «Расчеты по оплате труда». Или, допустим, по дебету счета 201 «Материалы» отразили приход на сумму поступления их -4000 грн. Но эта же сумма образовалась из конкретных наименований материалов, их количества и цены, указанных в первичном документе.

Синтетические и аналитические счета имеют самостоятельное информационное и контрольное значение и тем не менее взаимосвязаны между собой и выступают в единстве.

Взаимосвязь и единство синтетических и аналитических счетов состоит в следующем:

1) записи по синтетическим и аналитическим счетам проводятся на основании одних и тех документов;

2) записи должны производиться одновременно;

3) сумма оборотов и сальдо всех аналитических счетов обязательно равны сумме оборотов и сальдо того синтетического счета, данные которого они детализируют, должно быть обеспечено тождество аналитических и синтетических счетов;

4) по структуре аналитические счета бывают активными и пассивными в зависимости от того какой "о структуре синтетический счет и имеют, следовательно, двухстороннее построение: левая сторона - дебет, правая - кредит.

В зависимости от того на каких счетах ведется учет средств и операций различают два вида бухгалтерского учета:

- синтетический;

- аналитический.

Синтетический учет более обший, сравнительно простой, ведется только суммарно. Аналитический учет более конкретный и более громоздкий. Он весьма трудоемкий, необходима особая внимательность при разноске данных по аналитическим счетам. Много требуется труда на свод и обобщение аналитических счетов и их увязку с синтетическим счетом. Поэтому для упрощения аналитического учета требуются машинные носители информации и современные компьютеры.

Вместе синтетические и - аналитические счета обеспечивают полный, всесторонний учет и контроль хозяйственных средств, их источников, хозяйственных процессов и результатов деятельности.

Кроме синтетических и аналитических счетов есть еще субсчета. Субсчета — это промежуточные счета, с помощью их производится дополнительная группировка аналитических счетов с целью получения более обобщенных сведений об учитываемых объектах. Субсчета централизованно утверждаются и указаны в Плане счетов. Если синтетический счет имеет двухзначный код, то субсчет обозначается третьей цифрой. Номер субсчета обычно пишется через тире или дробь. При обработке учетной информации на машинах код счета трехзначный, но называется две цифры, обозначающие основной счет, и через интервал произносится номер субсчета. К примеру, возьмем субсчета к счету 20 «Производственные запасы»: субсчет 1 «Сырье и материалы», субсчет 2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия» и т.д. Эти субсчета можно назвать как счета 201, 202 и т.д., произнося полностью код' счета и субсчета. Как видно, на субсчетах осуществляется некоторая детализация разных по назначению производственных запасов, но конкретизации материалов по наименованиям на субсчетах нет.

Данные текущего учета на счетах и субсчетах периодически обобщаются. Когда, как и для чего это делается?

Обобщение записей на счетах производится обычно за месяц по состоянию на первое число. В крупных предприятиях обобщение может производиться и в течение месяца, допустим по декадам, за 25 дней с тем. чтобы снять напряженность во бремя составления баланса и отчетности.

В процессе обобщения данных текущего учета:

а) подсчитываются обороты по дебету и кредиту всех счетов;

б) определяется конечное сальдо;

в) некоторые счета закрываются, выполнив свое назначение за отчетный период (счета классов 1, 8, 9);

г) производится увязка всех корреспондирующих счетов;

д) производится увязка и обеспечивается тождество синтетического и аналитического учета, а также бухгалтерского учета и складского (оперативного), который ведут материально ответственные лица.

Обобщение учета производится с целью:

1) определения себестоимости продукции (работ, услуг), выявления финансовых результатов и итогов деятельности предприятия за отчетный месяц;

2) контроля состояния и движения средств;

3) проверки правильности и полноты записей на счетах, соблюдения двойной записи, о чем свидетельствует тождество оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов.

4) составления баланса и установленных форм отчетности. Обобщение оформляется в виде таблиц определенной формы и содержания. В зависимости от внешнего вида и содержания обобщенных данных такие таблицы именуют:

- оборотная ведомость по синтетическим счетам;

• оборотная ведомость по аналитическим счетам учитывающих товарно-материальные ценности;

• оборотная ведомость по аналитическим счетам расчетов и обязательств;

• сальдовая ведомость;

• шахматная ведомость.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам составляется ежемесячно и представляет собой таблицу в которой отражается свод оборотов и сальдо по всем счетам, используемым на предприятии. В ней отражаются все счета как активные, так и пассивные.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет важное значение для общего ознакомления состояния и изменения средств, проверки правильности записей на счетах, а также для составления баланса и других форм отчетности.

Оборотная ведомость по аналитическим счетам ТМЦ составляется с целью обобщения аналитических счетов и увязки с тем синтетическим счетом, в развитие которого они были открыты. Синтетических счетов, на которых учитываются основные средства и товарно-материальные ценности, много и к каждому синтетическому счету составляется отдельная оборотная ведомость по аналитическим счетам. Аналитический учет ТМЦ ведется по материально ответственным лицам в количественно-суммовом выражении. Поэтому обобщаются остатки, приход, расход ТМЦ по количеству и сумме. Оборотная ведомость (на практике ее называют «оборотка») по аналитическим счетам весьма объемна по количеству показателей, а еще больше по наименованиям ценностей, которые обобщаются в этой ведомости. А если учесть, что таких ведомостей надо составить по количеству материальных счетов, которые используются на предприятии (10, 12, 20, 22, 26, 28), то эта работа чрезвычайно трудоемка. Приводим форму этой ведомости.

Обратная ведомость по аналитическим счетам к синтетическому счету 201 «Материалы» за март месяц.

Наиме-нование ценнос-тей	Ед. изм	Це-на	Остаток на 1.03		Оборот за месяц				Остаток на 1.04
					Приход		Расход
			Кол.	Сум.	Кол.	Сум.	Кол	Сум.	Кол	Сум
ИТОГО

Итоговые данные этой ведомости суммарно увязываются со счетом 201. Остаток на 1.03 по всем наименованиям должен соответствовать СнД счета 201, сумма прихода = ОД 201, сумма расхода - ОК 201, сальдо на 1.04 = ОкД 201. И такая увязка делается по'остальным материальным счетам - 10, 22, 26 и др.

С целью сокращения работы по составлению оборотных ведомостей по аналитическим счетам ТМЦ:

1) такие ведомости обычно открываются на год с тем, чтобы ежемесячно не переписывать наименование ценностей, учитывая, что на каждом предприятии ассортимент их более или менее стабильный. В этом случае оборотная ведомость строится в виде книги со вкладышами. Вкладышей должно быть 32 (по количеству месяцев) плюс 2-5 вкладышей об остатках на момент инвентаризации или переоценки;

2) ведомости могут составляться суммарно без указания сведений об остатках и движении ТМЦ по количеству. При этом учет ценностей материально ответственные лица ведут обязательно по наименованиям, ценам, количеству, как это и положено, и данные МОЛ и бухгалтера в суммовом выражении должны совпадать;

3) ведомости могут составляться без оборотов, т.е. в них указываются сведения только об остатках на первое число. Такая оборотная ведомость называется «сальдовая». В сальдовой ведомости отражаются только остатки ТМЦ по наименованиям, ценам, количеству, сумме;

4) необходимо использовать ПК для учета наличия и движения ТМЦ, Если с помощью ПК будет осуществляться выписка документов на приход и расход ценностей, то оборотные ведомости будут формироваться из памяти компьютера в автоматическом режиме и в любой степени детализации (по наименованиям, складам, местам хранения, материально ответственным лицам и прочим признакам).

4.4 Классификация счетов.

Материальные счета предназначены для учета и контроля наличия и движения основных средств и товарно-материальных ценностей. Все имущество предприятия, которое имеет натурально-вещественную форму, учитывается на материальных счетах. На этих счетах сальдо начальное всегда дебетовое, приход отражается по дебету, расход — по кредиту. Сальдо конечное дебетовое, определяется по формуле:

СкД = СнД + ОД-ОК

Сальдо означает остаток (наличие) имущества. Аналитический учет ведется в разрезе материально ответственных лиц по наименованиям, ценам, количеству, сумме. Учет дублируется: в местах хранения ценностей и в бухгалтерии. На основании одних и тех же документов (накладных, товарно-транспортных накладных, фактур) материально ответственные лица ведут первичный учет ТМЦ (он еще называется оперативный, складской) и бухгалтеры. Это самый сложный и трудоемкий учет. В малых предприятиях все производственные запасы могут учитываться на счете 20 «Материалы». Кроме сЪ1рья, материалов на этом счете ведется и учет топлива, строительных материалов, запчастей. Таким образом, вместо девяти субсчетов, предусмотренных Планом счетов применяется один. Если взять все материальные счета (10, 11, 12, 20, 22, 26, 28), то на них учитываются разные объекты учета, но одинаковые показатели по ним: остатки, сумма прихода, сумма расхода.

Денежные счета предназначены для учета наличия движения денежных средств, находящихся в разных местах: в кассе, на счетах банка, в пути. Денежные средства учитываются только суммарно. Все счета для учета денежных средств являются активными.

Счета собственного капитала предназначены для учета состояния и движения собственных средств предприятия. По структуре эти счета пассивные, т.к. капитал представляет источник формирования средств. Сальдо всегда кредитовое, увеличение (образование, создание, начисление) капитала отражается по кредиту, а уменьшение их (использование) - по дебету. Сальдо конечное определяется по формуле:

СкК = СнК + ОК-ОД

Ссудные счета предназначены для учета состояния и изменения временно привлеченных средств в виде долгосрочных и краткосрочных кредитов банка и других заемных средств. Счета эти по структуре являются пассивными. Сальдо кредитовое, означает наличие источника средств, т.е. задолженность перед банком. Увеличение (получение ссуд) записывается по кредиту счетов, уменьшение (погашение ссуд) — по дебету.

Счета расчетов предназначены для учета расчетов с предприятиями и лицами, с которыми предприятие вступает во взаимоотношения. Расчетов много, характер их разный. Задолженность, которая возникает в процессе расчетов, дебиторская.

Счета обязательств предназначены для учета долгосрочных и текущих обязательств с предприятиями и лицами. Они по своему характеру близки к счетам расчетов, но задолженность, возникающая по этим счетам, кредиторская. В зависимости от вида задолженности счета для учета расчетов по структуре делятся на активные и пассивные. В активных счетах сальдо начальное по дебету, оно означает наличие дебиторской задолженности. Увеличение дебиторской задолженности отражается по дебету, ее уменьшение - по кредиту. Счета, которые учитывают кредиторскую задолженность являются пассивными. Следовательно, сальдо в них начальное по кредиту, увеличение кредиторской задолженности также по кредиту, уменьшение (погашение, перечисление) - по дебету. К примеру, рассмотрим структуру одного счета активного (счет № 375) и одного пассивного (счет № 661).

Имеются счета обязательств, на которых сальдо может быть и по кредиту и по дебету. Например, по счету 641 «Расчеты по налогам» обычно сальдо кредитовое, характеризует обязательства предприятия перед бюджетом, но иногда бывает дебетовое и означает дебиторскую задолженность финансовых и налоговых органов, а также переплату по налогам.

Все рассмотренные выше счета являются основными (балансовыми). Но по некоторым этим счетам учетная оценка средств не совпадает с фактической (реальной, балансовой). В балансе все средства оцениваются по их фактической стоимости. Для отражения разниц между учетной и фактической оценкой средств в учете используются регулирующие счета. В балансе они не отражаются, а используются лишь для текущего учета и определения реальной оценки средств. Несколько примеров назначения регулирующих счетов. В учете основные средства, нематериальные активы (счета 10, 11, 12) отражаются по первоначальной стоимости, но их реальная фактическая стоимость всегда меньше в связи с износом. Суммы износа учитываются отдельно - на счете 13. Если счета 10, 11, 12 являются активными, то регулирующий счет 13 является пассивным, т.к. уменьшает оценку средств.

Сумма износа отражается в балансе справочно с целью определения остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов рядом с указанными активами.

Счет 285 «Торговая наценка» является регулирующим пассивным счетом к счету 282 «Товары в торговле»». Необходимость счета 285 вызвана тем, что товары в магазине учитываются по продажным ценам, а в балансе отражаются по первоначальной оценке. Сальдо по счету 282 дебетовое, сальдо по счету 285 кредитовое. Разница между суммой счета 282 и счета 285 показывает балансовую оценку товаров (продажная стоимость минус торговая наценка). Счет 285 находится в классе 2 «Запасы», счета которого являются активными. И это вызывает некоторое недоумение. Но объясняется все просто. На счете 285 отражаются не сами запасы, а лишь торговая наценка, т.е. разница между стоимостью товаров в торговле по ценам продажи и их стоимостью по ценам приобретения (покупки). Этот счет в балансе не отражается, а его сальдо используется для определения балансовой стоимости товаров.

Счет 443 «Прибыль, использованная в отчетном периоде» является регулирующим активным счетом к счету 441 «Прибыль нераспределенная». Прибыль используется в течение отчетного года, следовательно, сумма прибыли, как источника средств, уменьшается. В балансе отражается не вся полученная прибыль за истекший период (сальдо по кредиту счета 441), а лишь оставшаяся (неиспользованная, нераспределенная) за этот период. Сумма прибыли по балансу определяется как разница между счетами 441 и 443, т.е. кредитовое сальдо счета 441 минус дебетовое сальдо счета 443.

Из характеристики регулирующих счетов видно, что с помощью их производится регулирование оценки средств как по видам, так и по источникам образования. Регулирующие счета, которые уменьшают оценку средств, это счета контрактивные или контрпассивные. «Контр» означает «против», т.е. если основной счет активный, то регулирующий к нему счет - пассивный, если же основной счет пассивный, то регулирующий счет - активный.

Очень важными и весьма сложными являются счета второй группы -счета операционные. Эти счета предназначены в основном для учета расходов и доходов.

Калькуляционные счета предназначены для учета затрат, связанных с выпуском готовой продукции, оказанием услуг, капитальным строительством. С помощью этой подгруппы счетов не только собираются все затраты (материальные, трудовые, амортизация и др.), но и определяется фактическая себестоимость продукции (работ, услуг). Себестоимость продукции, как было уже сказано, бывает:

а) плановая (расчетная, прогнозируемая), которая определяется путем

калькуляции;

б) отчетная (фактическая) - определяется с помощью счетов бухгалтерского учета.

Основным счетом из подгруппы калькуляционных счетов является счет 23 «Производство», который используется практически во всех видах хозяйственной деятельности. Счет 23 по структуре активный. Сальдо означает сумму затрат по незавершенному производству, т.е. по той продукции (заказам), которая не прошла полностью технологический цикл и не сдана на склад как готовая продукция. Сальдо по счету 23 в балансе отражается по статье «Незавершенное производство», хотя сам счет называется «Производство». По дебету счета 23 собираются (накапливаются) все затраты, связанные с производством продукции (работ, услуг). По кредиту счета 23 производится списание затрат не выпущенную продукцию. Обратите внимание, не уменьшение как это бывает обычно в активных счетах, а списание затрат. Затраты (расходы), которые фактически уже произведены и отражены по дебету счета 23, уменьшаться не могут. Еще особенность этого счета состоит в том, что в нем определяется не сальдо конечное, а оборот по кредиту. Сальдо конечное по дебету счета 23 означает «незавершенку», сумма которой определяется нормативно или по данным инвентаризации. Тогда как же определяется оборот по кредиту и что он означает? Оборот по кредиту счета 23 ~ сальдо начальное по дебету счета 23 плюс оборот по дебету и минус сальдо конечное по дебету. Кредитовый оборот счета 23 означает фактическую себестоимость выпущенной продукции, т.е. сумму выпуска. Следовательно, фактическая себестоимость выпущенной продукции определяется по формуле:

ОК 23 = СнД 23 + ОД 23 - СкД 23

Собирательно-распределительные счета предназначены для сбора (накопления) затрат и списания их на соответствующие объекты. Назначение счета, допустим, 91 собрать в течение месяца непрямые затраты общепроизводственного назначения и списать их в конце месяца на конкретные виды выпускаемой продукции. По дебету этого счета отражается увеличение затрат, а по кредиту - списание, т.е. включение в себестоимость выпускаемой (Дт 23) или реализуемой продукции (Дт 901).

Косвенные затраты - это затраты, которые прямо не связаны с производством конкретного вида продукции (зарплата аппарата управления, содержание офиса и пр.). Поэтому они предварительно собираются на счетах 91, 92, 93, а затем соответствующим образом списываются. Административные расходы и расходы на сбыт списываются на финансовые результаты основной деятельности. Счета по структуре активные, но сальдо не имеют и в балансе не отражаются.

Назначение бюджетно-распределительных счетов (39, 47) разграничить расходы между смежными периодами. Их необходимость связана с тем, что на себестоимость отчетного периода, на затраты производства или обращения относятся только те расходы, которые именно связаны с этим периодом. Но бывают случаи, когда расходы производятся заранее или наоборот только предполагаются.

Счет 39 «Расходы будущих периодов» предназначен для учета затрат, которые уже произведены (начислены), но к данному отчетному периоду не относящихся. Счет по структуре активный. На сумму произведенных затрат счет дебетуется. Счет кредитуется по мере списания этих затрат при наступлении того периода, к которому они относятся. Допустим, с текущего счета в марте было перечислено за аренду помещения за второй квартал 600 грн. На затраты марта месяца эти расходы отнести нельзя, т.к. они относятся ко второму кварталу. Поэтому такие затраты отражаются предварительно по дебету счета 39, а затем ежемесячно списываются равными частями на себестоимость производства (обращения). Бухгалтерские проводки будут следующие:

в мартеД39 К 31 на сумму 600 грн.;

в апреле, мае и июне Д 84 К 39 на сумму по 200 грн. ежемесячно.

Бывают случаи, когда расходы фактически не произведены, но предполагаются. Возникает необходимость создания обеспечения (резерва) на предстоящие расходы. Резерв создается исходя из сметной (плановой) суммы предстоящих расходов за счет себестоимости отчетного месяца. Фактически же расходы списываются за счет и в пределах созданного резерва. Резервы могут создаваться на следующие цели: оплату гарантийных обязательств, естественную убыль, оплату отпускных. Для учета резервов используется счет 47 «Обеспечение предстоящих расходов и платежей». Счет является пассивным, т.к. резерв - это источник собственных средств предприятия. По кредиту отражается увеличение (создание, начисление) резерва, по дебету - его уменьшение (использование). Сальдо всегда кредитовое, означает сумму неиспользованного резерва, в балансе отражается во втором разделе пассива.

Следующая подгруппа счетов - сопоставляющие (финансово-результатные) счета. В эту подгруппу входит счет 79 «Финансовые результаты».

Счет 79 - финансово-результатный счет, с помощью которого определяется результат от всей хозяйственно - финансовой деятельности: прибыль (сальдо кредитовое) или убыток (сальдо дебетовое). Счет имеет 4 субсчета, предназначенных для определения финансового результата по видам деятельности. Результат по этому счету определяется путем сопоставления оборотов по кредиту и дебету. Поэтому счет называется сопоставляющим. Его назначение - выявить результат деятельности и списать его на счет 44.

Прибыль отражается в первом разделе пассива баланса как источник собственных средств предприятия. Но в валюту (итог) баланса сумма прибыли включается не как кредитовое сальдо по счету 441, а только в той части, какая осталась на предприятии как неиспользованная (нераспределенная). В течение года прибыль нарастающим итогом определяется как сальдо по кредиту счета 441. Сумма использованной прибыли в течение года собирается по дебету счета 443. Поэтому сумма неиспользованной прибыли определяется как разница между значениями этих счетов (СК 441 - СД 443).

Забалансовые счета предназначены для учета средств, не принадлежащих предприятию (арендованные основные средства, ТМЦ, принятые на ответственное хранение, оборудование, принятое для монтажа). В балансе их нет. Особенность этих счетов, что они не выступают во взаимосвязи, в них не применяется двойная запись. Увеличение средств записывается по дебету, уменьшение - по кредиту, но вне корреспонденции с другими счетами.

Таблица - Классификация счетов по экономическому содержанию

Номер Наименование группы Перечень счетов

класса

1 Необоротные активы 10-19