Тема 11. Контроль, учет, анализ в процессе управления
11.1. Понятие и виды контроля
Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.
Объект организационного контроля
Целесообразно сконцентрировать внимание менеджмента на предварительных, основных или заключительных этапах деятельности организаций. Эти три типа контрольных мероприятий формально называют упреждающим контролем, сопутствующим контролем и контролем с обратной связью.
Упреждающий контроль
Контроль, направленный на выявление и предотвращение отклонений прежде, чем они могут возникнуть, называется упреждающим контролем. Иногда его называют предварительным, или превентивным, контролем, цель которого состоит в проверке качества входящих потоков ресурсов — человеческих, материальных и финансовых. Цель упреждающего контроля состоит в том, чтобы гарантировать такое качество входящих ресурсов, чтобы у организации не возникло проблем при выполнении стоящих перед ней задач.
Упреждающий контроль можно проиллюстрировать на примере подбора и найма новых работников. Организации стремятся повышать вероятность того, что их будущие работники будут соответствовать требованиям. Для этого в процессе найма организация пытается определить навыки, квалификацию кандидата. С этой целью могут использоваться различные тесты и другие способы отбора. Многие организации проверяют кандидатов и работников на употребление наркотиков, дабы определить их способность работать не только эффективно, но и безопасно. Еще один тип упреждающего контроля — идентификация и управление рисками. Банки, например, прежде чем предоставить крупный кредит, требуют множество разных документов. Крупные бухгалтерские и аудиторские фирмы тем и полезны для своих клиентов, что не только оценивают полученные ими финансовые результаты, но и помогают установить риски, которым те сознательно или несознательно подвергаются.
Сопутствующий контроль
Контроль, который состоит в мониторинге текущей деятельности сотрудников организации и направлен на проверку соблюдения ими принятых стандартов, называется сопутствующим контролем. Сопутствующий контроль призван оценивать текущую деятельность. В его основе лежат нормативные показатели, а так же правила и руководящие положения по выполнению рабочих задач и поведению сотрудников.
Например, на многих производственных предприятиях существуют устройства, контролирующие, соответствует ли выпускаемая продукция стандартам качества. Работники следят за их показаниями; если в какой-то точке происходит отклонение, сотрудники вносят корректировки сами или сообщают о возникновении проблемы тем, кто отвечает за участок. С развитием технологий сопутствующий контроль начинает применяться и в сфере услуг.
Другие формы сопутствующего контроля связаны с воздействием организации на работников. На поведение людей влияют культурные нормы и ценности организации, равно как и нормы коллег по работе или команды. Сопутствующий контроль включает и самоконтроль, когда сотрудник, руководствуясь собственными принципами, сам следит за своим поведением.
Контроль с обратной связью
Контроль с обратной связью (контроль после действия, контроль по результатам) фокусируется на результатах деятельности организации, в частности на качестве готовых товаров и услуг.
Помимо собственно производства товаров и оказания услуг компании должны получать прибыль — даже некоммерческие организации должны эффективно выполнять свою миссию. По этой причине контроль с обратной связью часто связан с финансовой оценкой деятельности.
Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 18).
Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.
Рис. 18. Основные концепции контроля
Контроль можно также классифицировать:
по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний),
основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону),
объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами),
регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).