Оформлення сторінки
У діловодстві діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки документа.
Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (148 х 210). Щоб документ мав привабливий естетичний вигляд і був зручний у користуванні, потрібно пам’ятати такі вимоги:
З усіх боків сторінки залишати вільні поля: ліве – 30 – 35 мм, праве – не менше 8 мм і не більше 10 мм; верхнє – 20 мм, нижнє – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).
На бланку друкувати тільки першу сторінку документа, а наступні – на чистих аркушах паперу.
Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній повинно бути не менше двох рядків тексту.
Документ, який займає одну сторінку не нумерується. У документах, укладених на двох і більше аркушах (з одного боку) нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього поля на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не ставляться ніякі позначки, символи і крапка. Якщо текст документа друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначають у правому верхньому кутку, а парні у лівому верхньому кутку.
У складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидкого опрацювання й уникнення плутанини. Рубрикація – це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної. Використовують з цією метою заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що є вираженням зовнішньої композиційної будови ділового папера. Найпростішим видом рубрикації є поділ тексту на абзаци.
5.1. Абзац – це відступ управо в початковому рядку, яким починається виклад нової думки в тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Відступ у ділових документах становить 4 – 5 інтервалів. Середня довжина абзаца має 4 –5 речень. Однак, якою б не була його довжина слід пам’ятати , що це внутрішньо замкнене смислове ціле.
5.2. Щоб не утруднювався процес читання й опрацювання документа, у ділових паперах рубрики нумеруються. Існує дві системи нумерації – традиційна і нова.
Традиційна (комбінована) – базується на використанні знаків різних типів – символів, слів, літер великих і малих, арабських і римських цифр. Будується вона за ознакою спадання:
А. Б. В. Г. Д….
I. II. III. IV. V…
2. 3. 4. 5….
1); 2); 3); 4); 5)…
а); б); в); г); д)…
Запам’ятайте! У системі буквенної рубрикації літери є, з, ї, о, ч, ь не використовуються.
Нова система нумерації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи її , сдід враховувати:
після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:
розділи: 1.; 2.; 3.; …
підрозділи:1.1.; 1.2.; 1.3…
пункти: 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3.;…
Ця система нумерації спрощує оброблення документів і дає можливість не вживати словесних найменувань і заголовків до частини тексту.
Міні-лексикон: документ, текст, формуляр, формуляр-зразок, реквізит, штамп, бланк, нумерація, рубрикація.