Тема 3. Загальні вимоги до складання та оформлення документів

Мета: дати поняття про документ;ознайомити із класифікацією документів; пояснити вимоги до документа та вимоги до тексту документа; розглянути оформлення сторінки документа.

План

1.Поняття про документ. Класифікація документів.

2.Вимоги до документів.

3.Вимоги до тексту документа. Оформлення сторінки.

Поняття про документ. Класифікація і вимоги до документів

Визначення понять "документ", "реквізит", "бланк", "формуляр-зразок". Принципи класифікації документів. Групи документів за їх призначенням (організаційні, розпоря­дчі, з особового складу, з господарсько-договірної діяльності, обліково-фінансові, дові­дково-інформаційні). Вимоги до документів (повноважність, несперечливість щодо за­конодавства, відповідність встановленій формі, достовірність, бездоганність). Найтиповіші документи у практиці державної служби.

Основним поняттям ділової мови є поняття "документ" (лат. доказ, свідоцтво), яке в сучасному контексті може мати два значення.

З одного боку, у широкому розумінні документ - це все те, що може свідчити про щось, тобто і витвори культури, і магнітний запис, і фотогра­фія, і креслення, і малюнки, і предмети, які фігурують у справі, тощо.

З іншого боку, "документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу" (див.: ДСТУ 2732 - 94).

У практиці діяльності державних установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи (на відміну від цифрових, куди відносять науково-технічні та економіко-статистичні документи), які виготовляються рукописним, машинописним чи друкарським способами.

Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами, а сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів складає формуляр документа.

Послідовність реквізитів спирається на моделі побудови однотипних документів - формуляр-зразок. В організаційно-розпорядчих документах він передбачає 31 реквізит, а саме:

1) державний герб;

2. емблему організації чи підприємства;

3. зображення державних нагород;

4. код установи, організації, підприємства;

5. код форми документа;

6. назву міністерства або відомства;

7. повну назву організації, установи чи підприємства - автора доку­мента;

8. назву структурного підрозділу;

9. індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адресу, номер телефону, факсу, електронної пошти, номер рахунку в банку;

10. назву виду документа;

11. дату;

12. індекс;

13. посилання на індекс та дату вхідного документу;

14. місце складання або видання;

15. гриф обмеження доступу до документа;

16. адресат;

17. гриф затвердження;

18. резолюцію;

19. заголовок до тексту;

20. відмітку про контроль;

21. текст;

22. відмітку про наявність додатків;

23. підпис;

24. гриф узгодження;

25. візи;

26. печатку;

27. відмітку про засвідчення копій;

28. прізвище виконавця та номер його телефону;

29. відмітку про виконання документа і направлення його до справи;

30. відмітку про перенесення відомостей на машинний носій;

31. відмітку про надходження.

У формулярі-зразку вказаний максимальний список реквізитів, проте при виготовленні бланків в них включаються тільки ті реквізити, що від­повідають документам відповідного типу.

Типові формуляри служать базою для проектування бланків окремих видів документів.

Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки актів, до­відок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст - це дослівне відтворення постійної інформа­ції однотипної групи документів з пропусками для подальшого запов­нення конкретного документа.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення на­зивається діловодством.

У практиці діловодства документи поділяються на види й групи. Види документів визначають за такими ознаками:

За найменуванням: заяви, листи, телеграми, довідки, службові запи­ски, інструкції, протоколи тощо.

За надходженням: службові й особисті. Службові (офіційні) створю­ються організаціями або їх представниками, а особисті - окремими особа­ми поза сферою їх службової діяльності.

За місцем виникнення: внутрішні (складені всередині організації) та зовнішні (створені для ділового спілкування з іншими організаціями);

За призначенням: організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, з особового складу.

За напрямком: вхідні і вихідні.

За формою: стандартні (регламентовані) та індивідуальні (не реґламентовані). Останні, як правило, торкаються якоїсь непередбаченої ситуа­ції, тому тут можливий індивідуальний тон викладу матеріалу та емоційно забарвлений текст.

За строками виконання: звичайні безстрокові (виконуються за чер­гою), термінові (зі встановленням терміну виконання) й дуже термінові (з позначкою "дуже терміново").

За ступенем гласності: секретні (з позначкою "секретно") і несекретні (для службового користування).

За стадіями створення: оригінали (основний і єдиний його примір­ник з усіма підписами і засвідченням), копії (точне відтворення оригіналу з позначкою "копія" вгорі праворуч), виписки (якщо треба відтворити час­тину документа), дублікати (якщо документ загублено).

За складністю: прості (односкладові) і складні.

За строками зберігання: постійні, тривалі (понад 10-ти років), тим­часові (до 10-ти років).

За технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним спосо­бом;

За носієм інформації: (оформлені на папері, диску, фотоплівці, маг­нітній стрічці, перфострічці).

На групи документи поділяються залежно від їх призначення.

До документації з особового складу відносять заяви, накази щодо особового складу, автобіографії, характеристики, резюме, контракти з найму працівників, трудові книжки, особові листки з обліку кадрів.

До інформаційно-довідкових документів належать службові листи, звіти, доповідні та пояснювальні записки, зведення, повідомлення, оголо­шення, телеграми, телефоно й радіограми, анотації, рецензії, відгуки, прес-релізи, статті, протоколи, довідки, повідомлення.

До документів з господарсько-договірної діяльності належать дого­вори, контракти, трудові угоди.

До обліково-фінансових документів відносять акти, доручення, роз­писки, накладні, списки, таблиці.

У практиці діяльності державних установ і державної служби найчас­тіше зустрічаються укази, закони (видаються або затверджуються Прези­дентом України), постанови (видаються Верховною Радою і Кабінетом Міністрів), рішення (видаються місцевими радами), інформаційні запис­ки (тип службової записки, в якій подається інформація про певну діяль­ність конкретного підрозділу або події у межах певного часу для вищої ін­станції).

Незважаючи на те, що існують найрізноманітніші типи та види доку­ментів, усі вони можуть бути повноцінним джерелом інформації тільки за умови дотримання таких вимог:

1. видаватися повноважними органами або особами;

2. не суперечити діючому законодавству;

3. бути достовірними, базуватися на фактах і містити пропозиції або вказівки;

4. складатися за встановленою формою;

5. бути бездоганно відредагованими і оформленими.

6. Підводячи риску під аналізом функціональних стилів, можна зробити висновок, що принципової межі між ними не існує. Ось чому при вживанні поняття "ділова мова" треба мати на увазі щонайменше чотири сучасних стилі - діловий, науковий, публіцистичний і розмовний, тому що ділова мова містить близькі і навіть спільні мовні засоби різних рівнів. Уміле їх використання - необхідна умова досягнення глибин професійного спілку­вання. При цьому неабиякого значення набуває відчуття й розуміння мов­них особливостей на всіх рівнях національної мови: фонетичному, графіч­ному, граматичному і лексико-семантичному.