2. Пошук, заміна і фільтрація даних

Для підвищення швидкості сортування і пошуку записів можна проіндексувати окреме поле або комбінацію полів.

Індекс - засіб, що прискорює пошук і сортування в таблиці за рахунок використання ключових значень, що дозволяє забезпечити унікальність рядків таблиці.

Первинний ключ таблиці індексується автоматично.

Не допускається створення індексів для полів з типами даних: Поле Memo, Поле об'єкта OLE, Гіперпосилання.

Складений індекс – індекс, побудований по декільком полям (максимум 10).

При сортуванні таблиці по складеному індекуі Microsoft Access спочатку виконує сортування по першому полю, визначеному для даного індексу. Якщо в першому полі містяця записи з повторюваними значеннями, то виконується сортування по другому полю, визначеному для даного індексу, і так далі.

Для збереження індексів потрібна додаткова пам'ять. При зміні даних всі індекси повинні обновлятися (а це сповільнює швидкість роботи БД).

Порядок сортування - порядок, у якому виводяться записи: по зростанню (від «А» до «Я» або від 0 до 100) або по убуванню (від «Я» до «А» або від 100 до 0).

Пошук і заміна даних проводяться у режимі таблиці звичним для Microsoft Office шляхом.

Фільтр - набір умов, застосовуваних для відбору підмножини даних або для сортування даних.

Фільтр по виділеному, фільтр за формою і поле «Фільтр для» є найпростішими способами відбору записів.

• Якщо можна легко знайти і виділити у таблиці значення які повинні міститися у записах, що відбираються, варто використовувати фільтр по виділеному.

• Поле «Фільтр для:» використовується, якщо фокус уведення знаходиться в полі таблиці і потрібно ввести конкретне шукане значення або вираз, результат якого буде використовуватися як умова добору.

• Фільтр за формою (звичайний фільтр) використовується для вибору шуканих значень зі списку без перегляду всіх записів у таблиці або при вказівці декількох умов добору одночасно.

Для створення складних фільтрів варто використовувати вікно розширеного фільтру.

3. Вирази

Вирази, що використовуються у Microsoft Access, будуються за наступними правилами.

Можна використовувати такі оператори:

• арифметичні операції: +, -, *, /, % , ^ (піднесення до степеня), \ (ціле ділення), mod (залишок від ділення)

• операції порівняння: >, >=, <, <=, =, <> (не дорівнює)

• логічні: not, and, or, xor (виключаюче або), eqv (еквівалентність), imp (імплікація)

• роботи з рядками: & (злиття строк), Like “ строка_зразок” (порівняння зі зразком)

• інші: In( знач1, знач2, …, значN ) , Between почат_знач And кінц_знач, Is посилання_на_об’єкт.

Назви полів пишуть у квадратних дужках ( [поле] , [Таблиця]![ім'я_поля] ), дат у # ( #дата_та_час# ), .рядків в “ ( “рядок” ).

Можна використовувати статистичні, математичні, фінансові й інші вбудовані функції, вставляти константи.

При складанні умов добору для рядків (оператор Like) можна використовувати такі спеціальні символи:

Символ	Використання	Приклад
*	Відповідає будь-якій цифрі або будь-якому символові. Може використовуватися в якості першого або останнього символу текстового рядка.	wh* — пошук слів what, white і why.
?	Відповідає будь-якому текстовому символові.	B?ll — пошук слів ball, bell і bill.
[ ]	Відповідає будь-якому одному символові з ув'язнених у дужки.	B[ae]ll — пошук слів ball і bell, але не bill.
!	Відповідає будь-якому одному символові, крім ув'язнених у дужки.	b[!ae]ll — пошук слів bill і bull, але не bell або ball.
-	Відповідає будь-якому символові з діапазону. Необхідно вказувати цей діапазон по зростанню (від A до Z, але не від Z до A).	b[a-c]d — пошук слів bad, bbd і bcd.
#	Відповідає будь-якій цифрі.	1#3 — пошук значень 103, 113, 123.

При використанні цих знаків для пошуку символу зірочки (*), знаку питання (?), знака номера (#), що відкриває квадратної дужки ([) або дефіса (-) необхідно укладати ці символи в квадратні дужки.

Якщо виконується пошук знаку оклику (!) або закриваючої дужки (]), то укладати них у квадратні дужки не потрібно.

При пошуку пари квадратних дужок, їх необхідно укласти в круглі дужки ([ ]).

Тема: Створення та використання форм, запитів та звітів

План

1. Запити

2. Форми

3. Звіти

4. Макроси

1. Запити

Запити використовуються для перегляду, зміни й аналізу даних різними способами. Запити також можна використовувати як джерела записів для форм, звітів і сторінок доступу до даних.

Запит - вимога на добір даних, що зберігаються в таблицях, або вимога на виконання певних дій з даними.

Типи запитів:

Запити на вибірку	Запити цього типу повертають за деякими умовами дані з однієї або декількох таблиць і відображають їх у вигляді таблиці, записи в якій можна оновлювати (з деякими обмеженнями).
Запити з параметрами	Запити , які при виконанні відображають у окремому діалоговому вікні запрошення ввести дані, наприклад, умова для повернення записів, або значення, що потрібно вставити в поле.
Перехресні запити	Запити, у яких підраховується сума, середнє, число значень або виконуються інші статистичні розрахунки, після чого результати групуються у виді таблиці по двох наборах даних, один із яких визначає заголовки стовпців, а інший заголовки рядків.
Запити на зміну: запити на створення табл. видалення записів відновлення записів додавання записів	Запити, що за одну операцію вносять зміни в кілька записів.
Запити SQL: запити на об'єднання запити до сервера керуючі запити підлеглі запити	Запити, створювані за допомогою інструкцій SQL. SQL (Structured Query Language) - Мова програмування, призначена для виконання запитів, відновлення і керування реляційнними базами даних.

Запит на вибірку можна створити автоматично, зберігши існуючий фільтр у вигляді запиту. Також можна використовувати запит як фільтр.

Крім цього, автоматично (майстром) можна створювати:

• Перехресні запити

• Запити на вибірку:

  1. запит «Звичайний запит»

  2. запит «Повторювані записи»

  3. запит «Записи без підлеглих»

У загальному випадку запити створюються в режимі конструктора, оперуючи з бланком запиту.

Багато різних властивостей запиту можна встановити у вікні “Властивості запиту”.

Якщо треба отримати у результаті не всі записи, а якусь кількість або процент, то потрібно змінити значення списку “Набір значень”

Щоб створити діалогове вікно для введення значення параметра (запит з параметром), треба у вираз включити рядок [Підпис]. При виконанні запиту в цьому місці буде використане введене значення.

Якщо треба задати спеціальні умови на данні, вводимо вираз у рядок “Умови відбору:”. При цьому можна користуватися майстром “Будівник виразів”.

Обчислювальне поле - поле, визначене в запиті для виводу результату розрахунку виразу. Обчислення проводяться всякий раз при виконанні запиту.

Для розрахунків з використанням формул, визначених користувачем, треба ввести бажаний вираз в порожню комірку «Поле:» бланку запиту:

Поле: Назва_поля: вираз_з_формул.

Вирази, що визначають обчислювальні поля, створюються за допомогою майстра звичайних запитів або вводяться користувачем у рядок “Групова операція:” бланку запиту, у якому дозволяється вибір статистичних функцій для виконуваних обчислень.

Убудовані статистичні функції дозволяють знайти наступні підсумкові значення для груп записів або для всіх записів:

• SUM суму значень поля

• AVG середнє значення поля

• COUNT число значень у полі

• MIN мінімальне значення

• MAX максимальне значення

• STDEV середньоквадратичне відхилення

• VAR дисперсію

Обчислення підсумкових значень для груп записів у запиті:

У рядок “Групова операція:” бланку запиту можна ввести:

• Групування - Визначає групи, для яких виконуються обчислення.

• Вираз - Створює обчислювальне поле, за допомогою виразу, що включає статистичну функцію.

• Умова - Визначає умови добору для поля, що не бере участь в групуванні.

Якщо для поля вибирати цей параметр, автоматично знімається прапорець „Вивід на екран”, і поле не виводиться на екран при виконанні запиту.

При створенні запиту на основі декількох таблиць треба враховувати тип їхнього об'єднання.

Об'єднання таблиць - зв'язок між полем однієї таблиці або запиту і полем в іншій таблиці або запиті, що має той же тип даних.

Access дозволяє створювати:

Внутрішнє об'єднання	Відбираються тільки ті записи, що мають однакові значення у зв'язаних полях.
Зовнішнє об'єднання	Відображаються всі записи першої таблиці. Якщо для деяких записів із першої таблиці немає відповідних записів у другій таблиці, то на їхньому місці будуть знаходитися порожні комірки.
Само- об'єднання	Записи комбінуються з іншими записами тієї ж таблиці. Допускається як внутрішнє, так і зовнішнє об'єднання. На схему бланка запита таку таблицю треба додати двічі.

Якщо до цього у вікні «Схема даних» були створені зв'язки між таблицями, то при додаванні зв'язаних таблиць у режимі конструктора лінії об'єднання виводяться на екран автоматично.

У іншому випадку, Access створює внутрішнє об'єднання для полів, що мають однакові імена й типи даних, якщо одне з цих полів є ключовим.

Крім того, користувач має можливість створювати об'єднання власноруч.