3. Підготовка списку учасників виїзного заняття

При організації виїзного заняття необхідно визначити список учасників. Після початку семінару стає відомим остаточне число його учасників, частина з яких розміщується в готелі, а інші можуть проживати за іншими адресами. Це важливо врахувати при призначенні часу і місця збору (наприклад, хтось з учасників може приєднатися вже на маршруті чи самостійно прибути в господарство до зазначеного часу).

Крім того, бажано в списку учасників семінару вказати посади учасників і місця їх основної роботи. Це дозволить керівництву і фахівцям підприємства краще підготуватися до зустрічі, врахувати потенційні інтереси і ступінь попередньої інформованості слухачів.

До слухачів семінару учасниками виїзного заняття можуть бути приєднані співробітники дорадчої служби: організатор виїзного заняття (обов'язково), організатор семінару, викладачі, технічний персонал служби, а також запрошені особи (наприклад, представники партнерських організацій, відомств і т.п.).

До повного списку учасників виїзного заняття варто включити і дані про представників приймаючого господарства із зазначенням їхніх посад. Учасники семінару одержують інформацію також про те, коли можна задати питання, які їх цікавлять.

4. Підготовка збору даних при проведенні виїзного заняття

Матеріали, необхідні для учасників виїзного заняття повинні бути заздалегідь підготовлені, оскільки час перебування в господарстві обмежений. Оперативний пошук і підбір даних, про необхідність яких керівництво господарства не було сповіщене заздалегідь, як правило, потребує занадто багато зусиль і не узгоджене з розкладом дня виїзного заняття. У крайньому випадку, можна обговорити можливість підготовки цих даних після від'їзду учасників з наступною доставкою в дорадчу службу чи передачею їх по факсу, електронній пошті чи іншим способом.

Обсяг і характер матеріалів, що у відповідності із сценарієм виїзного заняття учасники повинні одержати в господарстві, безумовно пов'язаний з основною темою і програмою того навчального заходу, у складі якого проводиться виїзд на підприємство.

Як загальні рекомендації можна вказати:

- обмежений обсяг даних (обмеження пов'язане з часом перебування на об'єктах);

- актуальність даних: ці дані можна одержати тільки в господарстві одночасно з відвідуванням об'єктів на території господарства і спостереженням за реальними технологічними процесами;

- додатковий характер даних: до поїздки в господарство учасники мають бути досить докладно ознайомлені з загальною ситуацією, показниками розвитку підприємства і цікавлячої їхньої галузі, що їх цікавить, а також іншою інформацією;

- конкретність даних: кожний з учасників виїзного заняття повинен мати достатньо чітко поставлену задачу і визначити, які саме дані йому необхідні для її вирішення на доповнення тих даних, що уже є до моменту виїзду в господарство.

На підставі розробки програми семінару і сценарію виїзного заняття організатори повинні скласти і погодити перелік запитань і продумати бланки таблиць для збору даних у господарстві. Крім того, бажано вирішити питання, які дані включаються в додаткові роздавальні матеріали, які видаються учасникам при приїзді в господарство, а які просто доповідаються. Останні можна розділити на ті, котрі оголошуються під час дискусії в залі засідань підприємства, і ті, які доводяться до відома учасників при огляді конкретних об'єктів (записати їх можна буде під час заключної розмови в залі засідань).

Приклад списку питань для підготовки фахівців підприємства до зустрічі з учасниками виїзного заняття . Цей список питань є предметом узгодження з керівництвом господарства. У ньому не повинно бути даних, що не підлягають розголошенню (комерційної таємниці).

Особлива роль надається додатковому запитальнику; у нього подвійне призначення:

- з одного боку, доповнити зібрані іншими способами дані;

- з іншого боку, забезпечити постійну увагу з боку кожного учасника виїзного заняття протягом усього часу з моменту від'їзду.

Важливо забезпечити цим запитальником самостійність у діях кожного з учасників (відповіді на включені в нього питання не повинні включатися в основний перелік питань, на які дають відповідь фахівці господарства). Для підвищення самостійності рекомендується інформувати учасників при від'їзді в господарство, що після повернення результати збору даних по додатковому запитальнику будуть кожним оголошені. Думки будуть зіставлятися. Найбільш уважні отримають яке-небудь заохочення.