Тема 2. Таблиці в access.

План

1. Створення таблиць у Access.

2. Типи даних у Access.

3. Встановлення зв’язків між таблицями. Схема даних.

4. Введення, редагування та видалення записів з таблиці.

Створення таблиці бази даних

Створення таблиці БД складається з двох етапів. На першому етапі визначається її структура: склад полів, їхні імена, послідовність розміщення в таблиці, тип даних, розмір, ключові поля й інші властивості полів. На другому етапі проводиться створення записів таблиці і заповнення їх даними.

Для створення таблиці треба у вікні бази даних вибрати вкладку Таблицы і натиснути кнопку Создать. Потім вибрати спосіб створення таблиці: режим таблиці, Конструктора чи Майстра таблиць. Режим Конструктора визначає основний спосіб, при якому структура таблиці цілком задається користувачем.

Режим Конструктора

Структура таблиці визначається у вікні Конструктора (рис2.1).

Рис 2.1. Вікно конструктора таблиць.

Для визначення полючи задаються Ім'я поля, Тип даних, Опис— короткий коментар, а також загальні властивості.

Ім'я поля. Кожне поле в таблиці повинне мати унікальне ім'я, що задовольняє угодам про імена об'єктів у Access.

Тип даних. Тип даних визначається значеннями, що передбачається вводити в поле, і операціями, що будуть виконуватися з цими значеннями.

Общие свойства поля задаються для кожного поля і залежать від обраного типу даних.

Перелічимо найбільш важливі властивості полів.

• Размер поля задає максимальний розмір даних, що зберігаються в полі. Для поля з текстовим типом даних максимальний розмір 255 байт. Для поля з числовим типом даних можна задати використання цілих чисел довжиною 1,2,4 байти чи використання чисел із плаваючоюкрапкою, довжиною 4 чи 8 байт.

• Формат поля задає формат відображення даних на екрані чи принтері.

• Число десятичных знаков задає для числового і грошового типів даних число знаків після коми.

• Подпись поля задає текст, що виводиться в заголовках таблиць, форм, звітів.

• Условие на значение задає обмеження на значення, що вводяться, і дозволяє здійснювати контроль введення.

• Сообщение об ошибке задає текст повідомлення, виведений на екран при порушенні умови на значення.

Визначення первинного ключа. Для визначення первинного ключа виділяються полючи, що складають ключ, і натискається кнопка Ключевое поле. Для ключового полючи автоматично будується індекс. Індекс ключового поля завжди унікальний і не допускає порожніх полів у записах.

Після визначення структури таблиці її треба зберегти з потрібним ім'ям. Після збереження таблиці робиться доступним режим таблиці, що дозволяє перейти до другого етапу створення таблиці — створенню записів. Перехід у режим таблиці здійснюється натисканням кнопки Представление таблицы.

Вставка

Увага!

Варто уважно відноситися до вибору типу даних при створенні таблиці, тому що його зміна у вже заповненій таблиці може привести до втрати даних.

Шляхом включення в запис поля коду адреси, що складається з однієї букви, можна задати ще один критерій впорядкування записів. Наприклад, по цьому полю можна сортувати дані незалежно від полів із прізвищами і номерами записів. Оскільки в поле коду адреси буде вводитися тільки одна літера, для нього підійдуть такі параметри: тип даних — Текстовий, розмір — 1 символ.

Додаткове поле первинного ключа дозволяє прискорити пошук необхідної інформації. Наприклад, у таблиці адрес доцільно зробити другим полем первинного ключа поле Прізвище, оскільки в такій таблиці, як правило, розшукуються прізвища.