4. Телефонограмма

Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи.

Прием и передача телефонограмм ведутся в журнале или в организации есть специальный бланк. Но в практике встречаются и упрощенный вариант: реквизиты телефонограммы заполняются на чистом листе бумаги.

Форма журнала входящих телефонограмм

№ п/п

Регистрационный номер

Адресат

Текст телефонограммы

Кому передан текст телефонограммы

Решение руководителя

Возможные и необходимые действия секретаря

Примечания

Форма журнала исходящих телефонограмм

№ п/п

Регистрационный номер

Адресат

Текст телефонограммы

Кто принял текст телефонограммы

Кто передал

Кого информировать

Примечания

Текст телефонограммы записывается секретарем и лично передается руководителю.

Диктуют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с пазами, чтобы дать возможность точно записать.

После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются.

Наименование учреждения – автора Адресат

Должность, инициалы, фамилия Должность, инициалы, фамилия

лица, предавшего телефонограмму, лица, принявшего телефонограмму,

номер его телефона номер его телефона, время приема телефонограммы

ТЕЛЕФОНОГРАММА

дата №_________

текст телефонограммы (не более 50 слов)

Должность лица, подписавшего телефонограмму

или от имени которого телефонограмма передается подпись

Литература:

1. Басаков, М.И. Приказ и деловое письмо: Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 / М.И. Басаков. – Ростов н/Д, 2005.

2. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение управления / Т.В. Кузнецова. – М., 2000.

3. Секретарское дело: Образцы документов, организация и технология работы / В.В. Галахов и др.; Под ред. И.К. Корнеева. – М., 2007.

4. Стенюков, М.В. Справочник секретаря / М.В. Стенюков. – М., 1999.

Задания по секретарскому:

Проанализируйте следующие разговоры:

«Алло... Одну минуту, сейчас я его позову. Вы очень удачно выбрали время для звонка, он как раз на месте... (В сторону.) Вла­димир Николаевич, это вас... (Снова в трубку.) Я пригласил Вла­димира Николаевича, он уже подходит... Не стоит благодарнос­ти... Передаю ему трубку, до свидания».

«Владимира Николаевича? А он вам действительно нужен? Может быть, вам только кажется... А я не могу его заменить? Ве­зет Владимиру Николаевичу! Ну что же, вынужден передать трубку этому счастливчику...»

«Владимира Николаевича? А кто его спрашивает?»

- Да.

- Здравствуйте!

- Да!

- Это Таня?

- Да.

- Это Саша Скворцов. Так мы встречаемся вечером, как договорились?

- Это не Таня, это Валя.

- Но я же спрашивал Таню.

- Ну, значит, я не поняла. А Таня сегодня не работает.