Co vyjadřuje zdrojový konflikt a jak je možné jej řešit?:
Pokud dojde k přetížení zdroje, tedy že zdroji je přiřazeno více počtu úkolů nad jeho pracovní dobou, zjistit tento fakt můžeme zjistit v MS Project v zobrazení Seznamu zdrojů (označení je červené a tučné)
Řešit zdrojový konflikt můžeme dvěma způsoby
Ruční řešení:
Pokud zvolíme tento způsob řešení, je nutné abychom zvážili důvod přetížení, projektový rozpočet, dostupnost jiných zdrojů a pružnost úkolů
Buď můžeme zpozdit některé úlohy do doby, než budou dostupné příslušné zdroje nebo přiřadíme k úkolu jiné nebo nové zdroje, přiřadíme zdroje na částečný úvazek (tím však dojde k prodloužení trvání úkolu) a nebo přiradíme menší množství práce k úkolu, u kterého je to možné a nebo hold naplánujeme přesčasy pro zdroje změnou jejich kalendářů
Automatické řešení:
Tuto možnost volíme tehdy, pokud projekt obsahuje větší množství přetížených zdrojů. MS Project vyřeší za nás tento problém a to tak, že nastaví zpoždění úkolu nebo úkoly rozdělí tak, aby zdroje nebyly přetížené a eventuální nutné prodloužení, aby bylo co nejmenší a při stanovení zpoždění poustupuje program podle určitých pevně stanovených pravidel. Tudíž zpoždění úkolů určí na základě závislosti předchůdce, časové rezervy, kalendářních dat a zadané priority (čím je větší, tím úkol bude v důsledku nedostupnosti zdroje zpožděn později.
První věc, kterou musíme udělat je identifikovat zdroje, které jsou přetížené a kdy. Můžeme k tomu použít stejný zobrazení, který jsme třeba použili při ručním řešení (např. Diagram zdrojů)
Popište životní cyklus projektu s jeho fázemi realizace:
Projekt můžeme rozdělit na 3 fáze: zahájení, střední fáze realizace, kam zasahuje plánování, řízení a koordinace a ukončení, kde projekt monitorujeme a kontrolujeme a nakonec uzavřeme
Životní cyklus vlastně znamená časovou periodu, která jde o formulování projektu až po jeho ukončení a vyhodnocení
Fáze:
Projekt prochází několika etapami, kterým odpovídají příslušné manažerské činnosti. Tento proces tedy můžeme například rozčlenit na:
Definování projektových cílů – hlavní/vedlejší cíle, kterých má být dosaženo
Plánování – naplánujeme se, jak tým splní podmínky (trojimperativu)
Vedení – zde se uplatní manažerský styl řízení lidských zdrojů, podřízených a jiných, který je povede k tomu, že svou práci budou vykonávat efektivně a včas
Sledování – kontrolujeme stav a postup projektových prací, často tato etapa vede k úpravám plánu
Ukončení – ověříme si, zda hotový úkol odpovídá aktuální definici toho, co se mělo dělat a uzavřou se všechna nedokončená práce (třeba dokumentace)
O kterých procesech či skupinách procesů je možné hovořit při řízení projektů?:
Proces je vlastně ohraničený blok činností, který má své účastníky procesu, nějaké vstupy, metody pro zpracování vstupů a výstupy
Procesy na sebe navazují svými vstupy a výstupy (výstup jednoho, znamená vstup u druhýho)
Jsou sdružovány do procesních skupin podle definice PMBoKu s celkovým 44 procesů pro řízení projektů (v každé skupině se procesy dělí na hlavní a vedlejší) – jako je iniciace, plánování, provádění, kontrola a uzavření
Inciace:
Na začátku toho procesu si vybereme zkrátka projekt
Zhodnotíme, zda máme vůbec na to, abychom projekte úspěšně dotáhli do konce a mohli ho realizovat
Když si řekneme, že do toho půjdeme, uzavřeme smlouvu, dohodneme se samozřejmě i uvnitř firmy na různých ustanovení
A poté projekt rozjedeme
Plánování:
V rámci toho procesu vytvoříme projektový plán a v všechny jeho komponenty (jako je třeba basilene – je to vlastně směrný plán, ve kterém je zahrnut harmonogram prací, náklady, rizika a další a veškeré změny musí být autorizovány)
Musíme zhotovit podrobnou definici projektu, se kterou nám pomáhají metody jako je WBS (work breakdown structure) nebo PBS (product breakdown structure)
Co? – PBS, Jak? – WBS a Kdo? OBS
Realizace:
V tomto procesu řídíme dodávky, zaznamenáváme změny v projektu, koordinujeme pracovní činnosti v projektu
Kontrolní a monitorovací procesy
Průběžně sledujeme všechny parametry a výstupy provádění projektu a jejich porovnávání s plánem
Pozorujeme rizika a realizujeme akce k odvracení následků vzniku rizikové události
Poskytuje zpětnou vazbu k opravám realizace projektu
Ukončovací procesy
Ověřují se dosažené cíle a kvalita produktu projektu, předává se zakázka zákazníkovi a ukončují se veškeré aktivity v projektu
