Язык официально-деловой письменной речи

В рыночных условиях хозяйствования каждый экономический субъект самостоятельно представляет свои интересы различному кругу пользователей информации. Поэтому необходимо уметь правильно устанавливать контакты, владеть основами ведения переговоров, иметь представление об этике деловых отношений. Поскольку жизнь не стоит на месте, расширяются контакты, появляются новые структурные подразделения в организациях, требуется совершенствование системы делового общения, автоматизации системы документооборота.

В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем, совокупностью языковых средств, основной функцией которых является обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности.

Официально-деловой стиль функционирует в сфере правовой и административно-общественной деятельности, реализуется в таких официальных документах, как законы, постановления, приказы, договоры, заявления, доверенности, деловые письма и др.

В официально-деловом стиле можно выделить три подстиля:

1) собственно официально-деловой (административно-канцелярский);

2) юридический;

3) дипломатический.

Особенности делового стиля, присущие ему специфические черты, ситевые нормы этой рановидности языка сфрмировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

– участиками делового общения являются юридические лица – организации, учреждения, предприятия;

– характер и содержание информационных взаимосвязей организаций жестко регламентированы;

– текст строится по особой «модели», шаблону, вне зависимости от того, кто является автором; композиция текста не претерпевает изменений (стандартизованность);

– тексту присуща информативная насыщенность, предусматривающая передачу максимума информации при использовании минимума языковых средств;

– тексты носят объективный характер, поэтому в них отсутствуют языковые средства, указывающие на автора (например, вводно-модальные конструкции по моему мнению, как мне кажется и т.п.).

– управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Информация должна быть официальной, адресной, актуальной, объективной и достоверной, убедительной, полной.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка.

В основе управленческой деятельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде.

Деловая письменная речь – одна из форм делового общения, языковое средство фиксации управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования – создание документа.

Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи в целях хранения и общественного использования.

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документов, которые необходимы:

1) для придания документу юридической силы; 2) организации работы с документом; 3) выполнения учетной функции.

К ним относятся: наименование документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Существует два варианта расположения реквизитов: продольный и угловой. Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.

Угловое расположение предполагает их расположение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.

Документы оформляются на определенных бланках.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги (формат) с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документами.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

НЕКОТОРЫЕ ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ БУМАГ И ДОКУМЕНТОВ

Тексты официально-делового стиля характеризуются общими языковыми особенностями, которые в силу их функциональной обусловленности и постоянства употребления являются функционально-стилистической нормой ОДС.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (законодательство, импорт, контракт, просрочка, ратифицировать, полномочия, надбавка, предложение, спрос и т.п.).

2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, обжаловать, препровождается, настоящий (этот) и т.п.).

3. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т.п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, профессор Емельянова, работник милиции Савельева и т.п.).

4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).

5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.). Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.).

6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т.п.).

7. Сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т.п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т.п.).

8. Нанизывание родительного падежа в цепочке имен существительных (…для применения мер общественного воздействия; …в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т.п.).

9. Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет…, Ученый совет не отвергает… и т.п.).

10. Характерная черта деловой речи – употребление слов со значением долженствования в инфинитивных и безличных конструкциях: следует, надлежит, вменяется и др. Распространены пассивные конструкции типа: Оплата гарантируется, Запрос получен и т.п.

11. Употребление неличных форм глаголов и форм глагола – причастий, деепричастий, инфинитива, которые выступают в значении повелительного наклонения: принять к сведению, внести предложение, изъять из употребления и т.п.

12. Сложные предложения преобладают над простыми. Среди сложных предложений часто употребляются сложноподчиненные с придаточными условными.

Необходимо различать лексику с окраской официально-делового стиля и канцелярит (канцеляризм). Если в официальном письме можно «поставить вопрос о браке», то в личном письме, адресованном любимой девушке, это сочетание слов не уместно. В первом случае это лексика официально-делового стиля, во втором - канцелярит. Канцелярит – это канцелярский штамп, который воспринимается негативно, поскольку он обедняет живую речь, не соответствует разговорному стилю речи, его употребление не оправданно. Например, нельзя сказать ребенку: «Ты по какому вопросу плачешь, малыш?»

Правописание названий организаций и учреждений

1. С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).

2. С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации).

3. С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России, Первый московский часовой завод).

4. Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея; Центральный Дом журналиста).

Моделировать текст документа, его структуру позволяют языковые формулы, устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в неизменном виде.

Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

Гарантируем возврат кредита в сумме…

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…

Контроль за выполнением возлагается…

Акционерное общество подтверждает… и т.п.