«Анализ целей, процессов и структуризации»

При выполнении этого пункта задания необходимо проанализировать систему целей, на базе которой строятся все процессы и формируется структура организации и структура управления организацией.

1. Анализ целей организации может быть произведен:

а) путем изучения целей действующей стратегии на длительный период (если она разработана и используется как стратегический план действий организации);

б) путем изучения текущих целей (на плановый период).

Общие цели организации должны быть дополнены целями ее подразделений (бизнес-единиц) и функциональных подсистем.

2. Анализ процессов, протекающих в организации и обеспечивающих достижение заданных целей, необходимо провести по всем видам основной и вспомогательной деятельности (для этого рекомендуется использовать схему «Цепочка ценностей» М.Портера).

Анализ процессов основной деятельности включает процессы: обеспечения поставок сырья и пр., выпуска продукции, обеспечения сбыта, маркетинга и продаж, послепродажного обслуживания.

Вспомогательные процессы анализируется по направлениям: снабжение, развитие, технологии, управление людьми и инфраструктура (финансы, менеджмент).

Этот анализ должен дать представление о том, как организованы процессы создания стоимости (ценности) в организации и обеспечивается ее прибыльная работа.

3. Анализ структуры организации является логическим продолжением проделанной выше работы. В структуре организации должны найти отражение все виды протекающих в ней процессов. Именно с этих позиций необходимо проанализировать назначение всех ее составных частей (подразделений и функциональных подсистем), их взаимосвязи и роли, а также реальный вклад в достижение целей организации.

4. Анализ структуры управления организацией, содержащий: описание функций и задач, характеристику связей между ними, распределение обязанностей по уровням управления (высшему, среднему. первому); соблюдение норм управляемости и т.д. Анализ структуры управления дополняется анализом процессов принятия управленческих решений и их информационно-технологического обеспечения.

5. Анализ стиля руководства и лидерства в организации.

6. Анализ прогрессивных подходов и приемов, позволяющих формировать и использовать знания, а также развивать человеческий потенциал организации.

«Обоснование выбора приоритетных проблем менеджмента и путей повышения эффективности»

Необходимо обобщить результаты анализа, выполненного в предыдущих пунктах, и выделить приоритетные проблемы, требующие решения.

Рекомендуется обратить внимание на следующие сферы возникновения проблем:

1. По функции планирования: наличие или отсутствие миссии, видения, стратегических целей развития организации, система планов организации, включая стратегические, тактические и оперативные, планы подразделений и функциональных подсистем.

2. По функции организовывания: организация всех видов процессов, их соответствие целям и полезность (участие каждого процесса в создании ценностей) с точки зрения получения прибыли или другого "выходного" показателя эффективности. Организация процессов разработки и принятия решений; коммуникации между звеньями структуры организации и управления; информационное обеспечение менеджмента и распределение между звеньями и работниками аппарата управления функций (по горизонтали и вертикали). Кооперация и ее механизмы. Организационная культура.

3. Мотивация работников: ее формы, методы, достоинства и недостатки. Климат человеческих отношений в организации. Обучение персонала и менеджеров.

4. Контроль: формы, процесс и методы контроля, используемые в организации. Состав контролируемых параметров.

5. Руководство организации: стиль и методы, управление персоналом, нововведениями. Формирование обучающейся организации.

«содержание новой концепции управления»

В соответствии с характеристиками объекта управления разрабатываются предложения и разработки, направленные на решение выявленных управленческих проблем и достижение целей развития организации. Они отражают основное содержание новой концепции управления, в составе которой отражаются следующие составные части:

• Миссия, цели и задачи организации.

Ключевыми моментами в формировании концепции системы управления выбранным объектом являются формулирование его миссии, определение стратегических целей и задач развития.

При формулировании миссии рекомендуется давать ее широкую трактовку, включающую не только описание представляемых услуг или производимой продукции, но и рабочие принципы, и культурные ценности организации. Миссия организации реализуется через ее стратегические цели, в связи с чем на этом этапе разработок необходимо обосновать длительность периода, на который разрабатывается стратегия развития. При этом следует учитывать общее состояние организации (т.е. стадию ее жизненного цикла, кризисное или успешное развитие и т.д.). Период стратегического планирования является базовым для разработки концепции системы управления.

Ключевые цели организации (не более 4-5) устанавливаются с учетом всех факторов (внутренних и внешних) и отражают позицию высшего руководства в части видения будущего состояния организации. Рекомендуется устанавливать их по блокам социального, экономического, технико-технологического, организационного и др. развития.

Ключевые цели декомпозируются в виде модели, известной как дерево целей и задач организации (его нужно построить для своей организации).

На этом этапе разработок определяется целевое направление движения организации в целом, ее подразделений и функциональных служб. Рекомендуется обратить особое внимание на такие составляющие общей цели как цели производства, маркетинга, исследований и разработок, управления финансами, персоналом, службы информационного обеспечения, которые в тех или иных масштабах обязательно формируются практически на любом объекте, вне зависимости от его назначения, форм собственности и размеров.

• Стратегия организации.

Для достижения сформулированных стратегических целей разрабатывается стратегический план действий, основу которого составляет детальный анализ внутренних и внешних факторов, оказывающих прямое или косвенное влияние на параметры функционирования и развития организации. Один из методов анализа – SWOT – позволяет идентифицировать возможности и угрозы внешней среды, сильные и слабые стороны организации и на этом основании определить варианты движения к намеченным целям, т.е. альтернативные планы стратегического развития.

• Внешние связи организации.

При осуществлении SWOT - анализа необходимо выделить и охарактеризовать социально-экономическую среду, взаимодействие с которой оказывает влияние на состояние организации. Прежде всего, надо сделать короткий, но обстоятельный анализ экономической ситуации в стране и отрасли, тенденций развития предприятий аналогичного целевого назначения, состояния рынка продукции или услуг. Особое внимание необходимо уделить анализу конкурентной среды, в которой функционирует организация и механизмов конкуренции, применяемых конкурирующими предприятиями (цены, качество, слияние, покупка акций и т.п.). Важно также охарактеризовать кооперационные связи с поставщиками и степень ориентации на клиентов и потребителей. Этот анализ дополняется изучением социальных и культурных факторов, формирующих вкусы, традиции и потребности населения, влияющих на отношение к производимой продукции или услугам.

Немаловажное значение имеет анализ таких внешних по отношению к объекту факторов, как экономическая политика, проводимая страной; система и масштабы государственного регулирования экономики (в том числе предприятий и регионов); цели, задачи и функции органов местного управления; влияние политики на экономику.

Особое место в анализе внешних факторов занимает инфраструктура, включающая производственную и непроизводственную составляющие. Это связано с тем, что судьба каждой организации (предприятия) во многом предопределяется наличием транспорта, средств связи, строительных организаций, жилья, коммунального хозяйства и т.д.

Изучение факторов окружающей объект внешней среды позволяет получить полное представление об условиях его функционирования и грамотно подойти к обоснованию стратегии его развития.

• Выбор стратегии развития организации

При выборе наилучшей стратегии особое внимание следует уделить тому, в какой мере выбранная стратегия позволяет решить приоритетные проблемы организации.

Каждый вариант стратегии оценивается не только с позиций достижения стратегических целей, но и по воздействию на другие (в том числе социальные) параметры организации.

• Концепция системы управления.

Концепция системы управления представляет собой систематизированный план реализации выбранной стратегии управления. Он содержит следующие разработки и предложения:

1. Конкретизация целей и задач менеджмента в соответствии со стратегией развития организации (сюда нужно добавить цели и задачи менеджмента, связанные с решением выявленных управленческих проблем).

2. Организация и стимулирование труда менеджеров, направленные на эффективное достижение целей и задач управления.

3. Предложения по внесению изменений, дополнений в структуру управления.

4. Разработка методов управленческого воздействия на работников организации с целью проведения запланированных изменений.

5. Предложения по информационному и техническому обеспечению процесса управления.

6. Разработка общих принципов и стиля взаимоотношений работников организации.

При разработке предложений по организационной структуре управления необходимо учитывать современные тенденции замены бюрократического типа на структуры органического или динамического типа и формирования на предприятиях взаимодополняющих друг друга структур разного вида (проектных, матричных, бригадных и т.д.).

В организационных структурах должны быть разработаны принципиальные вопросы централизации и децентрализации принятия управленческих решений, отношений между линейными и функциональными менеджерами, координации действий по горизонтали и вертикали. Логическая схема процесса принятия решений может быть рассмотрена на примере работы менеджеров любого уровня: высшего, среднего или низового; при этом, естественно, меняется характер тех работ, которые они выполняют, применяемые методы, информационное и техническое обеспечение (в частности ЭВМ).

Важнейшим моментом концепции является разработка политики привлечения сторонних организаций для выполнения тех или иных фикций менеджмента. Ими могут быть фирмы (организации) управленческого консультирования, информационные центры, всевозможные агентства и фонды. Наличие или отсутствие таких организаций выявляется при анализе факторов внешней среды, а возможности и необходимость их привлечения обосновываются как соображениями экономическими (функционально-стоимостным анализом), так и социальными (интеграция объекта в систему отраслевых, региональных и др. связей).

• Управленческий аппарат и эффективность системы управления.

Завершающим этапом формирования концепции системы управления является разработка принципов формирования управленческого персонала. Рекомендуется определить структуру, требования к профессиональной подготовке, возрасту, полу, а также политику по таким вопросам, как условия найма, подбора и расстановки кадров, продвижение по службе, подготовка и повышение квалификации, оплата труда и использование нематериальных стимулов мотивации управленческого персонала.

Большое значение для эффективной работы управленческого персонала имеет формулирование главных составляющих понятия «культура организации»: ценностей и традиций, привычек и ритуалов, стиля управления и привлечения работников к процессу принятия управленческих решений.

• Оценка эффективности концепции системы управления

Оценка разработок может быть проведена по следующим основным направлениям:

а) степень реализации целей и задач, уровень которой обеспечивается за счет управленческих нововведений;

б) рост эффективности управленческого труда, достигаемый благодаря новым формам организации и методам стимулирования;

в) ускорение процесса принятия решений, повышение их качества и обоснованности в результате изменений в организационной структуре управления;

г) вовлечение работников организации в реализацию плана изменений и нововведений с помощью новых методов взаимодействия менеджмента с исполнителями;

д) ускорение процессов управления в результате усовершенствования информационно-технического обеспечения.

е) улучшение климата и укрепление культурных традиций и общих ценностных ориентаций всех работников организации.

Заключение

В заключении дается общая оценка разработанной концепции и производится ее сравнение с системами управления, реализуемыми на практике как в нашей стране, так и за рубежом. Рекомендуется определить направления дальнейших разработок и те практические действия, которые надо предпринять для реализации предложений автора.

Список использованных источников может включать не только перечень литературных трудов (монографий, сборников, статей, аннотаций и т.д.), но и ссылки на информационные материалы по конкретным объектам управления (предприятиям, организациям, регионам, странам и т.д.), на материалы лекций, дискуссий и т.д. При оформлении списка придерживаются общепринятых правил.

1 В методических указаниях понятия «управление» и «менеджмент» используются как идентичные по содержанию и взаимозаменяемые.

11