Группы получателей информации
Основными группами получателей информации по Проекту являются:
Отдел по работе с внешними компаниями.
Руководитель проекта со стороны Заказчика и Руководитель проекта со стороны Исполнителя.
Руководство компании
Все участники проекта должны иметь доступ к информации по проекту в рамках их обязанностей и полномочий.
Каналы коммуникаций
Каналами коммуникаций проекта являются:
Рабочие встречи
Совещания руководства
Телефон
Электронная почта
Факс
Основным каналом обмена проектной документацией является электронная почта и рабочие встречи.
Основные принципы обмена информацией
Менеджер проекта может вести прямую переписку с отделами и руководством компании «Hermes Delivery» по рабочим вопросам проекта, не связанным с организацией или управлением проектом.
Все вопросы по организации и управлению проектом решаются только через Руководителя и Менеджера проекта.
После утверждения проекта Менеджер проекта связывается с руководителями отделов компании любым способом (см. 5.5.2.).
Управление рисками проекта
Риски Проекта – это неопределенные события или условия, возникающие в ходе проекта, наступление которых отрицательно сказывается на достижении целей проекта.
Документирование работы с рисками осуществляется в Отчете о статусе проекта.
Кроме этого, должен осуществляться мониторинг процессов управления рисками, который обеспечивает контроль состояния проектных рисков.
Управление рисками состоит из:
идентификации рисков;
анализа рисков;
работы с риском.
Управление проектными изменениями
К проектным изменениям относятся любые действия, которые тем или иным образом влияют на изменение сроков, границ или бюджета проекта.
Вход: предложения по внесению изменений.
Действия: согласование и утверждение изменений.
Выход: решение о внесении изменений в проект.
Процедура управления изменениями подразумевает следующий порядок действий:
Для внесения изменений инициатор изменений должен подготовить запрос на изменения, в котором обосновать необходимость проведения изменений.
Запрос на изменения передается Менеджеру проекта со стороны. Менеджер проекта оценивает степень влияния запрошенного изменения на проект (границы, сроки, бюджет, качество). Для проведения оценки степени влияния Менеджер проекта может привлекать членов других подразделений компании.
При необходимости экстренного принятия решения Менеджер проекта может собрать внеочередное заседание с участием руководителя компании.
В случае если предлагаемые изменения не влияют на сроки выполнения проекта, то решение может быть утверждено без дополнительных исследований.
Управление документами
В процедуре подготовки и согласования документов определены следующие роли:
Исполнитель – автор документа или лицо, ответственное за его создание. В данной роли может выступить любой участник проектной команды. В данном случае это Менеджер проекта.
Согласующие лица – участники Проектного офиса кроме автора документа. Список согласующих лиц определяется для каждого вида документа индивидуально.
Утверждающие лица – лицо, имеющее полномочия утверждать документ.
Документ, имеющий особый порядок согласования и утверждения – Акт приема-передачи проекта (этапа проекта).