Полезные советы по работе с мастером функций:

• Окно мастера функций можно перестаскивать за любую точку;

• В окне мастера функций, выделяя ссылку и нажимая F4 один, или несколько раз, можно поменять тип ссылки (сделать абсолютной или смешанной);

• Если какую-то функцию в формуле нужно заменить на другую, выделяем эту функцию в строке формул и вставляем нужную функцию. Выделенная функция заменится на вставляемую;

• Клавиша "Tab" служит для переключения на следующий аргумент (текстовое поле), а сочетание "Shift+Tab" -- на предыдущее;

• Если выделить ячейку, содержащую формулы с функциями и нажать кнопку f_x, то откроется окно мастера функций для одной из функций в формуле;

• Для того, чтобы написать формулу типа "=СУММ(J1:J3)/СУММ(K1:K3)", откройте мастер функций, выберете функцию "СУММ", выделите нужный диапазон, затем щелкните мышкой в строке формул и в ней вручную наберите "/", затем нажмите на кнопку для вставки функции, и вставьте вторую функцию "СУММ".

Одно из средств облегчить и ускорить работы с функциями — кнопка на панели инструментов «Стандартная». В ней разработчики Microsoft «спрятали» пять часто используемых функций:

• С УММ(минимум один, максимум 30 аргументов). Суммирует свои аргументы.

Полезный совет: Чтобы быстро узнать сумму значений в диапазоне, выделяем его и смотрим на строку состояния — там должна отображаться сумма;

• СРЗНАЧ(минимум один, максимум 30 аргументов). Находит среднее арифметическое аргументов;

• СЧЁТ(минимум один, максимум 30 аргументов). Подсчитывает количество чисел в списке аргументов (используется для подсчета количества ячеек с числами, пустые ячейки и текст игнорируются);

• МАКС(минимум один, максимум 30 аргументов). Возвращает максимальный аргумент;

• МИН(минимум один, максимум 30 аргументов). Возвращает минимальный аргумент.

Принцип работы кнопки :

1. Активируем ячейку, где должен быть результат (просто щелкаем);

2. Нажимаем на стрелочку справа от кнопки ;

3. Выбираем нужную функцию. После выбора Excel сам вставит знак «=», имя функции, круглые скобки, и даже попытается угадать диапазон, который мы ходим выделить (хотя он редко угадывает);

4. Выделяем связный диапазон ячеек. Excel вставит в круглые скобки адрес выделенного диапазона;

5. Если нужно, например, проссуммировать числа из несвязных диапазонов, зажимаем Ctrl, и выделяем нужное количество диапазонов. Excel сам поставит точку с запятой, и вставит ссылку на другой диапазон;

6. Когда выделили все нужные диапазоны, для завершения нажимаем Enter;

В процессе выделения можно нажимать F4 для изменения типа ссылки и F3 для вставки именованных ссылок.

Логические функции

Логические функции используют для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого условия.

Функция ЕСЛИ

Для решения таких задач применяют условную функцию ЕСЛИ. Действие этой функции основывается на использовании булевой алгебры, в которой переменные могут принимать всего два значения: ИСТИНА или ЛОЖЬ (1 или 0). Эта функция имеет следующий вид:

ЕСЛИ(<логическое выражение>;<выражение 1>;<выражение 2>).

В первом случае функция принимает значение выражения 1, во втором – значение выражения 2. Как выражение 1 или выражение 2 можно записать вложенную функцию ЕСЛИ.

Количество вложенных функций Если не должно превышать семи.

Функция И, ИЛИ

Если условий много, записывать вложенные функции Если становится неудобно. В этом случае на месте логического выражения можно указать одну из двух функций И или ИЛИ. Формат функций одинаков:

И (<логическое выражение 1>;<логическое выражение 2>,.)

ИЛИ (<логическое выражение 1>;<логическое выражение 2>,.)

Функция НЕ

Функция НЕ изменяет логическое значение своего аргумента на противоположное. Она используется в тех случаях, когда необходимо быть уверенным в том, что значение не равно некоторой конкретной величине.

Синтаксис:

НЕ (логическое_значение).

Л огическое значение – величина или выражение, которые могут принимать всего два значения: ИСТИНА или ЛОЖЬ.

3.

Д иаграмма – это средство наглядного графического представления данных таблицы, предназначенное для сравнения и анализа данных.

Excel имеет широкие возможности для построения разных типов диаграмм : стандартных (79 видов из 14 типов) и нестандартных (20 видов). Например: гистограмма, линейчатая, график, круговая, точечная, с областями, кольцевая, лепестковая, поверхность, пузырьковая, биржевая, коническая, пирамидальная и цилиндрическая (см. приложение).

Диаграмма всегда строится для какого-либо диапазона ячеек. Как правило, на диаграмме отображается последовательность значений какого-либо параметра в зависимости от значений аргументов. Последовательность значений параметра в Excel называют рядом данных, а последовательность значений аргументов – категорией.

Рассмотрим основные элементы диаграммы:

Название элемента	Описание элемента
Область диаграммы	Содержит кроме области построения, где строится сама диаграмма, и другие элементы, служащие для наглядности диаграммы.
Ряд данных	Это набор связанных между собой элементов данных, которые отображены на диаграмме. Каждому ряду данных на диаграмме соответствует отдельный цвет или способ обозначения, указанный в легенде диаграммы. Диаграммы всех типов, кроме круговой, могут содержать несколько рядов данных.
Подписи значений	Это подписи с дополнительными сведениями о маркере данных, который отображает одну точку данных или значение ячейки листа.
Маркер данных	Полоса, область, точка, сегмент или другой объект на диаграмме, которые соответствуют одному значению одной ячейки листа. Маркеры данных одного цвета на диаграмме образуют ряд данных.
Оси диаграммы	Это линии, предназначенные для обрамления области построения диаграммы, нанесения разметки (шкал), которым соответствуют основные значения элементов данных и категории. Для большинства плоских диаграмм используются первичные (основные) и вспомогательные оси.
Легенда	Это подпись, определяющая узор или цвет рядов или категорий данных на диаграмме. Легенда содержит для каждого ряда данных ключ и поле – название. Ключ легенды повторяет цвет и узор, заданные для элементов данных ряда. Легенда может создаваться в автоматическом режиме, если при построении диаграммы интервал ячеек включал названия рядов. Если имена рядов явным образом не заданы, то легенда использует стандартное имя.

Построение диаграммы. Диаграмма может строиться на активном листе или на новом. Построение диаграмм осуществляется с помощью специальной подпрограммы, которая называется Мастер диаграмм. Для того чтобы вызвать Мастер диаграмм, следует в первую очередь выделить любую ячейку таблицы, содержащую исходные данные диаграммы, которую необходимо построить. После этого в меню Вставка нужно выбрать команду Диаграмма или нажать на кнопку Мастер диаграмм на Панели инструментов Стандартная.

В результате появится первое окно Мастера диаграмм.

Шаг 1: выбор типа диаграммы.

Если таблица уже содержит данные, то на первом шаге нужно выбрать тип диаграммы. Это окно содержит две вкладки: Стандартные, Нестандартные. К последним относятся типы диаграмм, которые пользователь может создавать сам, настраивая встроенные диаграммы, а также смешанные диаграммы. К смешанным диаграммам относятся, например, гистограмма с графиком, гистограммы с областями и график с двумя осями значений.

Для того, чтобы выбрать один из стандартных типов диаграмм, следует во вкладке Стандартные в группе Тип указать нужную вам диаграмму. В группе Вид можно выбрать один из предлагаемых вариантов изображения диаграммы данного типа.

Для продолжения построения диаграммы следует нажать на кнопку Далее>.

Шаг 2: задание исходных данных диаграммы.

Во втором окне Мастера диаграмм указываться, какие данные использовать при построении диаграммы. Это окно содержит две вкладки: Диапазон данных и Ряд. Если перед запуском Мастера диаграмм был выделен интервал ячеек, то в поле Диапазон будет указан адрес выделенного интервала.

Во вкладке Ряд содержатся адреса и названия рядов данных (то есть строк вашей таблицы), которые при желании можно изменить. Если исходная таблица не содержала названий строк и столбцов, то Excel присвоит каждому ряду стандартное имя: первой строке – Ряд 1, второй – Ряд 2 и т.д. Чтобы изменить стандартное имя следует в поле Имя ввести нужный вам текст.

В том случае, когда исходная таблица содержала заголовки строк или столбцов, в поле Имя отображается ссылка на ячейку, в которой содержится это имя.

Для перехода в следующее окно Мастера диаграмм нужно нажать на кнопку Далее>.

Шаг 3: задание параметров диаграммы.

Третье окно содержит шесть вкладок, в которых содержатся команды, позволяющие задавать характеристики осей, название диаграмм, заголовки для осей, легенду, названия меток на осях, подписи значений на осях и т.д. На этом шаге вы можете подобрать, как лучше будет выглядеть диаграмма. Например, в некоторых случаях можно убрать одну из осей диаграммы. Для этого во вкладке Оси следует отменить галочку для одной из осей.

Во вкладке Заголовки можно задать заголовок диаграммы. Текст заголовка можно перемещать, редактировать, форматировать после создания диаграммы.

Во вкладке Подписи данных Мастер диаграмм может присоединять к маркерам данных различные надписи. Например, в секторах круговых диаграмм можно добавить надписи долей (в процентах).

Вкладка Таблица данных позволяет добавить к диаграмме таблицу значений, которые использовались при построении диаграммы.

Во вкладке Легенда можно размесить в нужном месте диаграммы легенду. Легенда – это обозначение различными цветами колонок, соответствующих различным столбцам таблицы.

Шаг 4: размещение диаграммы.

В последнем окне Мастера диаграмм можно выбрать, поместить ли диаграмму в рабочий лист или создать ее на отдельном листе.

На каждом шаге работы мастера можно возвратиться на шаг назад (кнопка Назад) или прекратить построение диаграммы (кнопка Отмена).

Excel имеет средства для редактирования и форматирования элементов построенных диаграмм. Для редактирования этот элемент выделяют. Для этого, щёлкнув мышью по полю диаграммы, активизируют её, а потом щёлкают по нужному элементу. Перемещаться между элементами диаграммы можно также при помощи клавиш управления курсором. Для редактирования выделенного элемента диаграммы можно пользоваться контекстным меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши. Это меню содержит те операции, которые доступны для выделенного элемента.

Excel позволяет вставить в рабочий лист объекты, созданные другими программами (документы Word, рисунки графического редактора Paint и др.). Для вставки такого объекта надо запустить программу, которая работает с этим объектом. Это можно сделать как из среды Windows , так и из среды Excel. Для запуска программы из среды Excel надо выполнить команду Вставка/Объект. При этом открывается окно Вставка объекта. Вкладка Создание этого окна позволяет выбрать тип объекта. После выбора типа запускается соответствующая программа, которая работает с объектом выбранного типа. Программа, запущенная в среде Windows, может переслать объект в буфер обмена или записать его в файл. Для вставки объекта из буфера обмена надо выполнить команду Правка/Вставить.

Вкладка Создание из файла окна диалога Вставка объекта позволяет указать файл, в котором находится объект, что вставляется. При вставке графики из графического файла удобнее пользоваться командой Вставка/Рисунок. В окне Вставка рисунка, которое при этом открывается, можно указать графический файл, а в поле Рисунок окна видеть сам рисунок, размещённый в файле.

В Excel есть панель инструментов Рисование, при помощи которой можно создавать несложные рисунки.

Для выделения объекта надо щёлкнуть по нему мышью. Выделенный объект можно переместить, удалить, очистить, скопировать так же, как и выделенный диапазон ячеек.

Ч то воспринимает как формулу? Какой элемент обязательный для формул? Что называют формулой? Что может содержать формула? Какие арифметические операции и операции отношений допускает Excel? Чем отличаются абсолютные, относительные и смешанные ссылки? Что понимают под функцией? Из чего она состоит? Как вызвать окно Мастера функций? Из каких шагов состоит работа с Мастером функций? Какие основные функции спрятаны за кнопкой ? Каков принцип работы этой кнопки? Что такое логические функции? Каков их синтаксис? Для чего предназначена диаграмма? Какие виды диаграмм вы можете перечислить? Назовите и опишите основные элементы диаграммы. Опишите способы вызова окна Мастера диаграмм и шаги работы с ним. Как вставить на Листы Книг объекты, созданные другими программами?